Inwentaryzacja: co to jest, specyfika przeprowadzania inwentaryzacji, niezbędne formularze i zaświadczenia

Wszyscy księgowi wiedzą, że inwentaryzacja jest niezbędną i ściśle wymaganą czynnością księgową. Równie dużo informacji na ten temat mają osoby odpowiedzialne za zarządzanie działami, oddziałami i całą firmą. W inwentaryzacji mogą brać udział poszczególni specjaliści z różnych działów. W niektórych firmach odpowiada za to specjalny dział utrzymania ruchu.

Informacje ogólne

Każdy księgowy powie Ci, że inwentaryzacja to ściśle ograniczona sekwencja zdarzeń, z których każde jest kluczowe dla wyniku. Głównym celem audytu jest zapewnienie, że wszystkie środki trwałe będące w posiadaniu firmy są fizycznie obecne i rozliczane.

Z roku na rok taki audyt musi być przeprowadzany zarówno w odniesieniu do zobowiązań finansowych firmy, jak i jej majątku. Środki trwałe, pozostałe aktywa powinny być poddane audytowi. Częstotliwość kontroli, szczegóły, które należy zorganizować i obiekty, które należy sprawdzić, powinny być określone przez kierownictwo firmy. Należy stworzyć regulację wewnętrzną, potwierdzoną polityką rachunkowości. Obowiązkowe jest wydanie postanowienia tematycznego potwierdzającego takie postanowienie.

Prawo naszego kraju mówi również, że inwentaryzacja jest czynnością konieczną i ważną, bez której przedsiębiorstwo nie może się obejść. Została uchwalona specjalna ustawa, opublikowana pod nr 402. Określa sytuacje, które wymagają przeprowadzenia inwentaryzacji.

Badanie takie jest wymagane przez prawo, jeżeli spółka przygotowuje się do złożenia rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli planuje sprzedaż lub dzierżawę określonych składników majątkowych na podstawie umowy sprzedaży lub dzierżawy. Kontrola inwentaryzacji jest wymagana, gdy zmieni się osoba odpowiedzialna za przechowywanie przedmiotów, gdy zostanie wykryta kradzież, gdy coś zostanie niewłaściwie wykorzystane lub uszkodzone. Procedura jest zlecana w przypadku zmian konstrukcyjnych, sytuacji awaryjnych.

Szczegóły i formularze

Każdy kierownik firmy zdaje sobie sprawę z tego, że inwentaryzacja to nie tylko wydarzenie zaplanowane wcześniej, ale również takie, które można zorganizować nagle, w razie potrzeby. W szczególności nieplanowana kontrola ma miejsce w przypadku stwierdzenia, że klient został oszukany.

Podstawowym warunkiem zorganizowania imprezy jest wola kadry zarządzającej. Audyt może być zorganizowany w każdym momencie. Jest on wymagany w przypadku przyjęcia nieewidencjonowanych towarów, nieplanowanej sprzedaży lub nieplanowanej dystrybucji. Nieoczekiwana kontrola inwentaryzacyjna jest konieczna, jeśli kierownictwo chce sprawdzić kompetencje osoby odpowiedzialnej za pewien sektor pracy firmy.

Odpowiedzialność za organizację podsumowania spoczywa na komisji. W skład komisji musi wchodzić trzech lub więcej członków. Kierownik wydaje zarządzenie określające wykaz pracowników, którzy mają być objęci komisją. Działa na bieżąco.

Jeśli istnieje taka potrzeba, inwentaryzację musi przeprowadzić niezależne biuro inwentaryzacyjne skład zespołu Dodanie dodatkowego, wysoko wyspecjalizowanego personelu. Każda inspekcja odbywa się z udziałem wszystkich członków komisji. Jeśli ktoś jest nieobecny, wynik działania zostaje uznany za nieważny. Personel odpowiedzialny za sprawy materialne musi być również obecny. Bez jego udziału wyniki nie są ważne.

Definicja działalności

Inwentaryzacja miesięczna, roczna lub w innym okresie jest czynnością polegającą na sprawdzeniu istnienia pewnych aktywów, pasywów typu pieniężnego. Przeprowadza się ją w określonym terminie. Dane liczbowe są porównywane z zapisami księgowymi i identyfikowane są rozbieżności.

Inwentaryzacja pozwala na monitorowanie integralności aktywów materialnych. Istnieje kilka rodzajów środków. Częstotliwość pozwala na podział spraw na planowe, planowe i niezapowiedziane. Pierwszy z nich jest ściśle obowiązkowy i niezbędny przy sporządzaniu sprawozdań finansowych za dany rok. Inwentaryzacja błyskowa jest przeprowadzana według tajnego harmonogramu pracowników administracyjnych lub w nieprzewidywalnym momencie, jeśli istnieje powód.

Inwentaryzacja, która odbywa się poza ogólnie znanym harmonogramem, ma na celu określenie odpowiedzialności pracowników w wykonywaniu ich obowiązków. Nieplanowany dotyczy osoby, która z urzędu odpowiada za mienie - jest to główny warunek zdarzenia. Na podstawie wyników można stwierdzić, czy dana osoba jest kompetentna, czy rzetelnie wykonuje swoją pracę. Imprezy nieplanowane są konieczne w przypadku zaistnienia okoliczności. W tym przypadku pracownicy mogą wyjść z inicjatywą i poprosić kadrę kierowniczą o zorganizowanie inwentaryzacji.

czy to dużo czy mało?

Zwyczajowo rozróżnia się spis pełny, spis częściowy i spis próbny. Pierwszy rodzaj implikuje działania, w których wszystko, co posiada przedsiębiorstwo, jest przeliczane, porównywane. Nie ma wyjątków od tego typu audytu. Można zorganizować inwentaryzację częściową. Ustala się częściową inwentaryzację oraz określa się i postępuje z określonymi grupami składników majątkowych. Pobieranie próbek polega na wyborze pozycji z grupy towarów, przedmiotów lub aktywów podlegających kontroli.

Jeżeli zorganizowano drugi lub trzeci rodzaj weryfikacji i stwierdzono rozbieżności, nie można uniknąć pełnej weryfikacji. Forma pobierania próbek jest najczęściej organizowana w przerwie między ważnymi egzaminami. Środki te pozwalają na przejęcie kontroli nad bezpieczeństwem aktywów fizycznych. Kierownicy mogą monitorować, czy zapasy są prawidłowo utrzymywane.

Kto jest odpowiedzialny?

Za księgowość, kontrolę zapasów odpowiada wykwalifikowany personel firmy. Specjalna komisja może być powołana przez kierownika zakładu pracy. Ma ona charakter ciągły. Niezależnie od ram czasowych kontroli spisu z natury, cała firma musi być dostępna, aby ją przeprowadzić. Jest on odpowiedzialny za monitorowanie między inwentaryzacjami.

Jeżeli zakres planowanej kontroli jest bardzo duży, mogą być tworzone odrębne i wyspecjalizowane komisje. Umożliwia to przeprowadzenie kontroli inwentaryzacji w całym przedsiębiorstwie w ustalonym terminie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dużych odległości pomiędzy poszczególnymi obszarami firmy. W szczególności, jeżeli osoba prawna posiada pododdziały strukturalne, nie może obejść się bez tworzenia komisji roboczych. W niektórych przypadkach najlepszym wyjściem jest stworzenie jednorazowego zespołu. Działa to podczas bieżącej kontroli, a po niej jest unieważniane.

Założenia i cele

Przeprowadzenie i prawidłowe sporządzenie inwentaryzacji, analiza wyników tego zdarzenia jest bezwzględnie konieczna w celu wyjaśnienia, w jakim stopniu rzeczywisty majątek firmy odpowiada danym o nim w ewidencji księgowej. Zadaniem Komisji jest ustalenie, czy istnieją przedmioty, które nie zostały rozliczone, oraz obliczenie, jaka ilość materiału jest rzeczywiście wykorzystywana w procesie produkcji. Inwentaryzacja musi ujawnić wszystkie braki i nadwyżki inwentaryzacyjne oraz zapewnić przestrzeganie zasad i przepisów operacyjnych dotyczących aktywów. Komitet jest odpowiedzialny za wstępną weryfikację.

Rachunkowość jest realizowana za pomocą liczenia, mierzenia, ważenia. Pozycje inwentaryzacyjne powinny być sprawdzane ściśle w tych miejscach, w których znajdują się w obiegu pracy. Podczas kontroli należy znaleźć wszystkie elementy o obniżonej jakości. Zidentyfikuj to, co nie nadaje się już do użytku, a także materiały, przedmioty, produkty, które utraciły ważność.

Kluczowe zasady

Liczenie zapasów musi być ciągłe, aby było skuteczne. Personel odpowiedzialny musi być na miejscu przez cały czas. Audyt powinien być przeprowadzony bez zapowiedzi przez osobę odpowiedzialną za audytowane aktywa. Tylko komisja zatwierdzona przez kierownictwo może przeprowadzić inwentaryzację.

Ważne dokumenty

Porządek organizacji inwentaryzacji w naszym kraju określają oficjalne zarządzenia, uchwały, które wydawane są w imieniu Ministerstwa Finansów. Należy przestrzegać przepisów określających zasady rachunkowości, jak również lokalnych zasad pracy w firmie.

Szczególne znaczenie ma ten przyjęty w `99 roku Zamówienie Ministerstwa Finansów, opublikowane pod numerem 49. Konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z ustawy federalnej nr 402 dotyczącej rachunkowości. Jeśli jakieś aspekty procesu pracy nie są określone w tych przepisach, jeśli nie Jeżeli wzór inwentaryzacji zawiera informacje zawarte w innych dokumentach państwowych, konieczne jest przyjęcie aktu prawa miejscowego, dokonanie zapisu w polityce rachunkowości.

Zadaniem kierownika formy jest opracowanie regulaminu imprezy. Instrukcje metodyczne" służą jako wzór. Wzory i formularze do inwentaryzacji opracowywane są przez każdą firmę niezależnie, z uwzględnieniem specyfiki przedsiębiorstwa.

Przy opracowywaniu przykładowej dokumentacji należy wziąć pod uwagę zakres działalności firmy. Przetwarzanie dokumentów odbywa się za pomocą znormalizowanych formularzy. W `98 Goskomstat wydał uchwałę nr 88, w której zatwierdzono szereg konieczny dla spis szablonów.

O wydarzeniu w szczegółach

Głównym założeniem inwentaryzacji jest obliczenie wszystkiego w firmie i sprawdzenie, jak bardzo wyniki różnią się od dokumentacji początkowo stosowanej. Przeliczaj elementy na podstawie ich lokalizacji. Nie przeprowadza się inwentaryzacji według spisu z natury, ponieważ w ten sposób nie można znaleźć nadwyżek. Jeśli coś jest traktowane jako masa, zważ to; jeśli jako objętość, długość, zmierz parametry geometryczne.

Zidentyfikowane pozycje są przeliczane na jednostki wagowe. Jest to typowe dla spisu towarów rolnych. Jeśli opakowanie nie jest uszkodzone, otwierać selektywnie poszczególne opakowania. Jeżeli nie są one oznakowane, a zawartość nie odpowiada etykietom na zewnątrz, należy otworzyć wszystkie opakowania i policzyć całkowity stan zapasów.

Jak można wywnioskować z badania formularzy używanych do inwentaryzacji, a także z badania dokumentów regulujących inwentaryzację, wszystkie papiery wartościowe i gotówka powinny być sprawdzone podczas badania. Takie pozycje są liczone na kartce papieru.

Zaleca się zawarcie w umowie, deklarującej odpowiedzialność gminy, warunku, że rzeczy osobiste nie mogą być przechowywane w miejscu, w którym osoba pracuje. Sprawdzanie co jest, wszystkie dane wprowadzane są do ewidencji. Za sporządzenie dokumentu odpowiedzialny jest zazwyczaj księgowy. Nic nie może być wpisane do dokumentu bez uprzedniego przeliczenia. Nie należy ufać słowom pracowników, niezależnie od tego, jak bardzo są godni zaufania.

Zasady: surowe!

Inwentaryzacja to okres, w którym zabronione jest inwentaryzowanie czegokolwiek. Nie można dokonywać transakcji kosztowych. Sala, w której organizowany jest przegląd jest ściśle ograniczona. Osoby nieuprawnione nie mogą być wpuszczane do urzędu. W przypadku adiustacji komisji, nieruchomość ma być opieczętowana. Wszystkie dokumenty związane z inwentaryzacją przechowywane są wyłącznie w bezpiecznym miejscu.

Schemat i instrukcje

Zostały one zdefiniowane w 49. zarządzeniu. Organizując inwentaryzację wierzytelności, środków trwałych i rzeczowych, należy najpierw przygotować zarządzenie podpisane przez kierownika firmy. Dokument stwierdza fakt przeprowadzenia audytu. Musi on zawierać rama czasowa, procedura. Dokument ten określa, kto wchodzi w skład komisji i jakie rodzaje aktywów muszą być poddane audytowi. Aktywa są posortowane według kluczowych cech, jeśli w ogóle konieczność wykonania takiej czynności, wszyscy przeliczają i wprowadzają informacje do ewidencji. Kolejnym krokiem jest pojednanie. Następnie wyniki zostały podsumowane.

Arkusz inwentaryzacyjny powinien być zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za firmę. Po sporządzeniu i zatwierdzeniu dokumentu podejmowane są działania mające na celu modyfikację i poprawę rozliczeń oraz doprecyzowanie danych zgromadzonych na kontach. W przypadku zidentyfikowania sprawców należy ich ścigać. Dokumenty sporządzone jako raporty z audytu należy przesłać do archiwum w celu ich trwałego przechowania.

Konta pozabilansowe

Inni zastanawiają się, czy spis może być sposobem na identyfikację stanu kont pozabilansowych. Specjaliści zwracają uwagę na konieczność przeprowadzania okresowych audytów wszystkich aktywów posiadanych przez przedsiębiorstwo.

Jeśli niektóre przedmioty nie są własnością firmy, ale firma z nich korzysta, konieczne jest również zorganizowanie kontroli. Inwentaryzację przeprowadza się w zakresie tego, co zostało wydzierżawione, co zostało przyjęte i co zostało zdeponowane w ramach odpowiedzialności. W związku z tym wszystko, co znajduje się na kontach pozabilansowych, jest również rozliczane i kontrolowane.

Procedura jest taka sama jak opisana powyżej. Sporządzany jest specjalny arkusz. Dla celów księgowych istotna jest wartość określona w umowach, aktach notarialnych i innych dokumentach regulujących stosunki jednostek w odniesieniu do danych składników majątkowych. Kopia jest przekazywana właścicielowi, aby mógł porównać informacje z własną dokumentacją.

Apteka

Korzystając ze wzoru protokołu inwentaryzacyjnego, przepisów, o których mowa powyżej, można zorganizować kontrolę w aptece. Funkcja specjalna takiego procesu - konieczność zaangażowania wszystkich materialnie odpowiedzialnych pracowników. W dniu, w którym przeprowadza się inwentaryzację, nie można wydawać leków. Można zorganizować ręczne kontrole, zeskanować etykiety.

Odpowiednie próbki zapisów inwentaryzacyjnych są wybierane w zależności od specyfiki zdarzenia. Czasami ćwiczenie polega na alfabetycznym liczeniu środków obecnych w placówce farmaceutycznej. Ponieważ niektóre leki są przechowywane oddzielnie, a pewne produkty łatwo przeoczyć, inwentaryzacja ta często ujawnia braki. Liczenie półek okazuje się być bardziej skuteczne. Wykrywa wszystkie towary, unikając przypadkowej utraty.

Inwentaryzacja i przegląd

Te dwa środki różnią się pod pewnymi względami. Oba są wykorzystywane do sprawdzania ruchu aktywów, dlatego są czasami mylone. Główna różnica polega na celu kontroli. Celem inwentaryzacji jest ustalenie różnicy między stanem rzeczywistym a stanem w ewidencji. Kontrola taka jest konieczna w celu usunięcia błędów z ewidencji księgowej. Audyt z kolei ma za zadanie zidentyfikować transakcje, które są przeprowadzane wbrew prawu i bez uzasadnienia. Audyt ma na celu ocenę legalności działań, ustalenie ich zgodności z przepisami.