Formalizacja wyników inwentaryzacji: wykaz dokumentów, sposób sporządzania

Inwentaryzacja jest reprezentowana przez procedurę porównania istniejących składników majątku z tymi, które są zawarte w dokumentach księgowych firmy. Proces przeprowadza specjalna komisja powołana zarządzeniem kierownika przedsiębiorstwa. Często procedura ujawnia wszelkie niedobory lub nadwyżki. Dlatego też wyniki inwentaryzacji powinny być sporządzone przy pomocy kompetentnych i oficjalnych dokumentów. Są one przygotowywane i podpisywane przez członków komisji.

Pojęcie inwentarza

Jest to standardowa i często stosowana procedura księgowa służąca do sprawdzania stanu i ruchu różnego rodzaju majątku i pieniędzy w firmie. Za pomocą tej procedury identyfikowane są rozbieżności pomiędzy zapisami w dokumentach księgowych a rzeczywistymi stanami różnych pozycji lub funduszy w firmie.

Przeprowadza się inwentaryzację różnych rodzajów majątku firmy. Podczas jego realizacji uwzględnia specjalne wytyczne metodologiczne zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów Ukrainy Zarządzeniem Ministra Finansów № 49. Poniżej przedstawiono również procedurę sporządzania wyników inwentaryzacji.

Cele procesu

Inwentaryzacja może być przeprowadzana kilka razy w roku na podstawie zlecenia wydanego przez szefa firmy. Jeśli firma jest wykupywana, wydzierżawiana lub sprzedawana, proces ten musi zostać przeprowadzony. Ponadto jest ona przeprowadzana przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego, zmianą osoby materialnie odpowiedzialnej lub w przypadku wykrycia kradzieży w firmie. Rzeczowe aktywa trwałe powinny być badane co trzy lata. Po różnego rodzaju klęskach żywiołowych lub sytuacjach kryzysowych firmy mają obowiązek określić poniesione straty i przeprowadzić inwentaryzację.

Dzięki temu procesowi można osiągnąć kilka celów:

• Badanie kompetencji księgowego firmy;
• odkrycie różnych niezarejestrowanych transakcji;
• Identyfikacja błędów popełnionych przez pracowników księgowości;
• kontrolę nad zabezpieczeniem aktywów i terminowością płatności;
• badanie stanu i warunki przechowywania nieruchomość;
• do identyfikacji artykułów wolno rotujących lub nieświeżych
• zbadanie rzetelności pracy osób odpowiedzialnych za inwentaryzację;
• badanie przepływu zapasów w przedsiębiorstwie;
• wykrycie operacji, które z różnych powodów nie zostały odzwierciedlone w księgach rachunkowych.

Aby osiągnąć powyższe cele należy nauczyć się jak prawidłowo przeprowadzać i raportować inwentaryzacje. Jeśli dokumentacja przygotowana po tym procesie będzie zawierała jakiekolwiek nieprawidłowości lub błędy, wyniki nie zostaną uznane za wiarygodne.

Rodzaje procesów

Zapasy mogą mieć kilka rodzajów. Może on być pełny lub częściowy, a także przypadkowy lub pełny.

Ponadto identyfikuje się procedurę nieplanowaną, planowaną, nadzorowaną lub powtarzaną.

Jak przebiega proces?

inwentaryzacja i rejestracja wyników to złożone procesy, które są realizowane wyłącznie przez komisję inwentaryzacyjną. W skład komisji wchodzą specjaliści z firmy, którzy nie są zainteresowani wynikami procesu i posiadają wymaganą wiedzę i doświadczenie.

Procedura inwentaryzacji podzielona jest na następujące etapy:

• Początkowo, aby zainicjować proces, wydaje się nakaz zarządzania;
• powołuje się komisję inwentaryzacyjną;
• wybrani eksperci badają wpływy i pokwitowania oraz różne raporty dotyczące przepływu pieniędzy lub aktywów;
• przewodniczący komisji podpisuje całą dokumentację, która jest dołączana do rejestrów;
• inwentaryzacja jest sporządzana przez komisję księgową, a pokwitowania są wystawiane przez osoby odpowiedzialne za środki materialne;
• dokonuje się porównania rzeczywistego spisu z ewidencją;
• na koniec procesu mogą być przeprowadzone kontrole kontrolne;
• dopiero po tym należy sporządzić wyniki.

Komisja powinna prawidłowo sporządzić dokumenty z wyników inwentaryzacji, które następnie są przekazywane kierownikowi przedsiębiorstwa do opracowania. Prawidłowe sporządzenie wyników inwentaryzacji jest niezbędne dla zgodnej z prawem i zyskownej działalności firmy. Dlatego też nie dopuszcza się do procesu osób, które mają interes w jego wyniku.

Procedura dokumentowania wyników inwentaryzacji

Na koniec procesu należy przygotować wiele dokumentów. Są one sprawdzane i uzupełniane przez komisję inwentaryzacyjną, a następnie przekazywane kierownictwu firmy do przeglądu. Na podstawie tej dokumentacji podejmuje się decyzję o pociągnięciu do odpowiedzialności osób odpowiedzialnych lub księgowych, dlatego członkowie komisji muszą poważnie podejść do sporządzenia wyników inwentaryzacji. Dokumenty, które są sporządzane w tej sprawie to

• postanowienie o wszczęciu procedury weryfikacyjnej wydaje dyrektor;
• rejestr kontroli wskazujący sposób wykonywania poleceń dyrektora przez członków komisji inwentaryzacyjnej;
• inwentaryzację różnych aktywów reprezentowanych przez środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, towary lub gotówka;
• Czynność polegająca na sprawdzeniu wysyłanego towaru;
• inwentaryzację pozycji przyjętych do przechowywania lub w tranzycie
• spis metali szlachetnych lub biżuterii;
• spis papierów wartościowych i bilansów;
• Czynność sprawdzania rozliczeń z nabywcami, wierzycielami, dłużnikami lub dostawcami;
• Arkusze porównawcze sporządzone w odniesieniu do środków trwałych lub innych nieruchomości;
• raport z audytu, który można wykorzystać do sprawdzenia, czy procedura została przeprowadzona prawidłowo;
• zarządzenie w sprawie uzyskanych wyników.

Każdy dokument ma swoją specyfikę. To właśnie prawidłowe udokumentowanie wyników inwentaryzacji pozwala na ich wykorzystanie do ścigania sprawców lub identyfikacji kradzieży.

Zasady sporządzania inwentaryzacji

Inwentaryzację przeprowadza się wyłącznie na podstawie oficjalnego polecenia wydanego przez kierownika firmy. Dokument ten jest włączony do księgi kontroli, na podstawie której ocenia się sprawność i terminowość wykonywania poleceń dyrektora.

Przykład takiego zamówienia można przeanalizować poniżej. Nawet w przypadku nieplanowanej kontroli inwentaryzacyjnej można sporządzić dokument.

Niuanse w sporządzaniu wykazów

Wyniki inwentaryzacji są dokumentowane poprzez przygotowanie różnych aktów i arkuszy inwentaryzacyjnych. Zasady ich sporządzania obejmują:

• Zawierają one aktualne informacje, które są udostępniane członkom komisji podczas procesu sprawdzania;
• mogą być wypełnione za pomocą komputerowo lub ręcznie; ; ; inwentaryzacja nie może być poprawiana przez przewodniczącego komisji;
• nie Dopuszcza się występowanie błędów, wszelkie błędy lub pominięcia;
• nazwy poszczególnych elementów podlegających kontroli należy zawsze wpisywać na podstawie informacji zawartych w nomenklaturze;
• jednostki miary są takie same jak w zapisach;
• na wszystkich stronach spisu, liczbę pozycji faktycznie stwierdzonych oraz liczbę na podstawie dokumentów księgowych;
• W przypadku pomyłki należy ją poprawić poprzez przekreślenie pisemnej informacji, a poprawki poświadczyć podpisami prezesa zarządu i osoby odpowiedzialnej za majątek spółki;
• w spisach może nie być pustych wierszy, więc każde pozostawione miejsce jest po prostu przekreślone;
• Na końcu dokumentów sporządzono notatkę stwierdzającą, że stawki i taksy zostały sprawdzone, a wszystkie obliczenia zostały wykonane przez członków komisji.

Jeżeli inwentaryzacja przeprowadzana jest w związku ze zmianą pracowników, dokument powinien być podpisany przez byłego pracownika i nowego pracownika.

Zarządzenie Wójta na podstawie wyników inwentaryzacji

Formalizacja i rejestracja wyników inwentaryzacji jest zasadniczym krokiem w tej procedurze. Obejmuje ona koniecznie wydanie polecenia przez kierownictwo firmy. Niniejsze zarządzenie sporządza się tylko po, jako dyrektor przedsiębiorstwa bada protokoły inwentaryzacyjne, arkusze porównawcze, spisy i inne podobne dokumenty.

Na podstawie uzyskanych danych decyzję dotyczącą wyników kontroli inwentaryzacyjnej podejmuje kierownictwo. Decyzja taka zostaje zatwierdzona w drodze formalnego postanowienia. Dokument ten zawiera następujące szczegóły:

• nazwa firmy;
• wybranej formy organizacyjnej;
• data wystawienia dokumentu;
• dokumenty, na których szef organizacji oparł się w procesie podejmowanie decyzji;
• wyniki kontroli są zatwierdzone;
• procedurę, dzięki której wykryte nieprawidłowości lub rozbieżności zostaną usunięte;
• wyznacza się osoby odpowiedzialne za wykonanie zarządzenia oraz osobę (osoby) odpowiedzialne za wykonanie decyzji.

polecenie to podpisuje bezpośredni przełożony firmy, a następnie kontrasygnuje księgowy, który zobowiązany jest do zapoznania się z opracowanym tekstem. Następnie dokumenty trafiają do działu księgowości, którego pracownicy są odpowiedzialni za wykonanie decyzji dyrektora.

Dlaczego wymagane jest przygotowanie dokumentacji?

Obowiązkowe jest przygotowanie oficjalnych dokumentów pierwotnych dotyczących wyników kontroli. To właśnie potwierdza, że przeprowadzono dobrą kontrolę inwentaryzacyjną i że wszystkie znalezione informacje są poprawne.

Prawidłowe sporządzenie wyników inwentaryzacji pozwala stwierdzić, w jakim stopniu dane z księgowości odpowiadają rzeczywistej ilości różnych przedmiotów wartościowych. Nierzadko zdarza się, że audyt ujawnia zaległości, oszustwa, a nawet malwersacje ze strony pracowników firmy.

Wniosek

Inwentaryzacja jest ważnym sposobem sprawdzenia poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jej wyniki powinny być odpowiednio udokumentowane, należy przygotować do niej wiele dokumentów źródłowych. Powinny być one sporządzone bezpośrednio przez członków komisji inwentaryzacyjnej, a następnie przejrzane i podpisane przez szefa firmy.

Na podstawie tych dokumentów można ocenić, czy księgowość organizacji jest prawidłowa.