Dane uwierzytelniające to... Pojęcie, zasady rejestracji i przechowywania dokumentów księgowych. 402-fz "o rachunkowości". Artykuł 9. Podstawowe dokumenty księgowe

Prawidłowo dokumentacja w prowadzeniu ewidencji księgowej jest bardzo ważne dla proces tworzenia informacje księgowe i ustalanie zobowiązań podatkowych. Dlatego należy traktować dokumenty ze szczególną uwagą.

Księgowi, przedstawiciele małych firm prowadzących samodzielnie księgi rachunkowe, powinni znać podstawowe wymagania dotyczące tworzenia, wykonywania, przemieszczania i przechowywania dokumentów.

Pojęcie dokumentu

Przepisy o rachunkowości nie wyjaśniają pojęcia dokumentu. Dlatego warto skorzystać z definicji zawartej w GOST R ISO 15489-1-2007.

Zapisy to możliwe do zidentyfikowania informacje zapisane na materialnym nośniku, które są tworzone, otrzymywane i przechowywane przez osobę lub organizację jako dowody wspierające działalność gospodarczą lub zobowiązania prawne.

Dokumenty pierwotne to dokumenty, które zawierają początkowe dane dotyczące procesów i operacji. Są to dokumenty księgowe, które podstawa Dokonywanie zapisów księgowych.

Podstawowymi dokumentami księgowymi nazywamy dokumenty, za pomocą których odbywa się rejestracja faktów działalności gospodarczej. Pojęcie to reguluje ustawa federalna "O rachunkowości" w artykule.

Podstawowym wymogiem ich sporządzania jest to, że muszą być sporządzone w momencie prowadzenia działalności gospodarczej lub niezwłocznie po jej zakończeniu (jeśli jest to możliwe).

Dokumenty pierwotne

Podstawowy dokument księgowy powinien być sporządzony w momencie dokonania operacji gospodarczej, a jeżeli nie jest to możliwe - niezwłocznie po jej zakończeniu.

Głównym źródłem dokumentów pierwotnych są

1. Konosament z formularzem FORG-12.
2. RKO i PKO.
3. Deklaracja księgowa.
4. Sprawozdanie wstępne.

Rodzaje dokumentów pierwotnych

Żaden akt normatywny nie zawiera grupowania i klasyfikacji dokumentów księgowych. Można wyróżnić następujące odmiany dokumentów księgowych, dokumenty te uwzględniają

1. Miejsca, w których są one przygotowywane: zewnętrzne i wewnętrzne.
2. Obowiązujące formy dokumentacyjne: niejednolite (tworzone zgodnie z formami, które zostały samodzielnie opracowane przez organizację), jednolite (tworzone zgodnie z formami zawartymi w albumie form jednolitych).
3. Rodzaj nośnika danych: elektroniczny i papierowy.
4. Ilość danych: skonsolidowanych i pierwotnych.
5. Rodzaj zobowiązań, obszary księgowe, aktywa: transakcje gotówkowe, księgowanie rozliczeń międzyokresowych i wypłat wynagrodzeń, księgowanie zapasów, księgowanie środków trwałych, inne podobne.

Formy podstawowych dokumentów księgowych

Sporządzanie dokumentów księgowych w rachunkowości to przede wszystkim stosowanie zunifikowanych i samodzielnie opracowanych form. Stosowanie wielu zunifikowanych nie jest obowiązkowe od 2013 r.

Wszystkie formularze pierwotne muszą być zatwierdzone przez szefa firmy. Obecnie obowiązkowe są

1. W sprawie rozliczania usług transportu towarowego (272-P Rządu).
2. W zakresie rozliczania pracy i wynagrodzeń (1-P Goskomstat).
3. Dla księgowania operacji gotówkowych (88-P Goskomstatu, 3210-U Banku Rosji).

Przewiduje się również standardowy formularz dla zleceń płatniczych. W procesie rejestracji zunifikowanych formularzy obowiązkowe jest wypełnienie dokumentów rejestracyjnych, czyli wszystkich podanych kolumn (wierszy). Jeśli brakuje jakiejkolwiek informacji, w odpowiedniej kolumnie należy postawić kreskę.

Warto zauważyć, że stosowanie dokumentów księgowych, które obecnie nie są obowiązkowe, jest nadal wykorzystywane przez organizacje. W zależności od wewnętrznych potrzeb przedsiębiorstwa, formy te mogą być dalej rozwijane. Można je uczynić bardziej odpowiednimi i wygodnymi do rejestrowania konkretnych działań biznesowych. Na przykład można zrezygnować ze stosowania rekwizytów stemplowych i oznaczeń na stronie czołowej i odwrotnej.

Zatwierdzanie podstawowych dokumentów księgowych

Organizacja jest zobowiązana do zatwierdzenia obowiązujących form podstawowych dokumentów księgowych (ust. 4 paragrafu 1/2008-RAS). Należy pamiętać, że samo odwołanie się do albumu form ujednoliconych nie będzie wystarczające.

Polityka rachunkowości powinna wymieniać konkretne rodzaje dokumentów z albumów, które organizacja będzie stosować oraz listę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów pierwotnych.

Formularze mogą być również zatwierdzane przez inne lokalne akty regulacyjne. Przykładowo, zarządzeniem zatwierdzającym formularze podstawowych dokumentów księgowych. Polityka rachunkowości musi zawierać odniesienie do takiego zlecenia.

Obowiązkowe dane dotyczące dokumentów księgowych

W 402-FZ uregulowano wymogi dotyczące obowiązkowych szczegółów podstawowych dokumentów księgowych. Takich szczegółów jest w sumie siedem:

1. Data dokumentu.
2. Jego nazwa.
3. Nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument.
4. Treść faktów dotyczących działalności gospodarczej.
5. Wartość w gotówce lub w naturze (z jednostkami).
6. Nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za transakcję.
7. Podpisy wraz z transkrypcjami osób odpowiedzialnych.

Niektóre dokumenty, które nie stanowią dokumentacji podstawowej, mogą być stosowane jako takie.

Jeżeli organizacja ewidencjonuje wydatki na czynsz, to takimi dokumentami księgowymi są akty i umowa najmu. Z art. 611 i 622 k.c. wynika, że w takim przypadku obowiązkowe jest sporządzenie dwustronnych protokołów odbioru przedmiotu rozliczanego. Jeśli wziąć pod uwagę art. 753 k.c., to dokumenty pierwotne mogą być aktami jednostronnymi.

Rejestracja dokumentów w ewidencji księgowej

Ważne jest uwzględnienie szczególnych przypadków, które często występują przy opracowywaniu dokumentacji.

Odmowa stosowania zamknięć. Głównym celem pieczęci jest poświadczenie podpisu złożonego przez osobę odpowiedzialną. Od 2015 roku firmy nie są zobowiązane do posiadania pieczęci. Informacja o pieczęci musi być zawarta w Statucie firmy (82-FZ). Pieczęć jest wymagana tylko w przypadkach określonych przez federalne ustawy i rozporządzenia.

Pieczęć powinna być stosowana na następujących dokumentach: podwójne świadectwa udziałowe, raporty o przypadkach awarii przemysłowych, dokumenty składane organom celnym, pełnomocnictwa umożliwiające osobie prawnej reprezentowanie jej interesów przed sądami.

Pieczęć nie jest obowiązkowa, ale jej obecność może zapewnić zatwierdzony przez kierownika jednostki formularz podstawowego dokumentu księgowego.

Dokumenty sporządzone w Język obcy. Dokumenty, które mogą być przyjęte do celów księgowych mogą być tylko w języku rosyjskim. Jeśli dokument jest w innym języku, należy go przetłumaczyć na język rosyjski, ale na zasadzie wiersz po wierszu. Poświadczenie tłumaczenia nie jest wymagane z wyjątkiem przypadków określonych w konwencji haskiej:

1. Jednostki inne niż rublowe w podstawowych dokumentach księgowych. Dane wartościowe w dokumentach księgowych mogą być wykazywane w jednostkach nominalnych, w jednostkach walutowych lub w rublach.
2. Dokumenty pierwotne w formie elektronicznej.

Ustawa federalna 402-FZ pozwala podmiotom gospodarczym na realizację dokumentów pierwotnych nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej.

Dokument elektroniczny powinien zawierać wszystkie obowiązkowe dane, ustalone dla dokumentów księgowych oraz podpis elektroniczny.

Istnieją trzy rodzaje podpisów elektronicznych - prosty, wzmocniony niekwalifikowany, wzmocniony kwalifikowany. Według Ministerstwa Finansów można zastosować każdy z tych trzech podpisów.

Pełnomocnictwo do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych

Pracownik ma uprawnienia do podpisu, jeśli został sporządzony jeden z poniższych dokumentów:

1. Pełnomocnictwo do podpisywania dokumentów pierwotnych (art. 185-189 k.c.).
2. Podpisanie zamówienia.

W odróżnieniu od zarządzenia przyznającego uprawnienia do podpisywania dokumentów, pełnomocnictwa mogą być udzielane również osobom niebędącym pracownikami organizacji. Za zgodą stron do podpisywania dokumentów pierwotnych może być użyty faks (art. 160 k.c.).

Harmonogram obiegu dokumentów w księgowości

Schemat obiegu dokumentów oznacza opis, który może mieć formę tabeli lub wykresu, procedur tworzenia, przenoszenia, przetwarzania, przechowywania dokumentów księgowych. Schemat może być zatwierdzony jako załącznik do polityki rachunkowości lub jako lokalny akt normatywny. W drugim przypadku polityka rachunkowości powinna zawierać odniesienie do tego aktu prawnego.

Harmonogram zarządzania dokumentami musi zawsze odzwierciedlać

1. Terminy realizacji, przekazywania, przetwarzania i przechowywania dokumentów.
2. Stanowiska osób odpowiedzialnych za operacje odzwierciedlone w harmonogramie obiegu dokumentów (105-P Ministerstwa Finansów).

Dziennik księgowania dokumentów pierwotnych

Prowadzenie takiego dziennika to dobra zasada zarządzania dokumentami, a nie zasada księgowości. To jest konieczny dla Ewidencjonowanie dokumentów księgowych - przychodzących i wychodzących dokumentów pierwotnych. Specjaliści zalecają stosowanie takiego dziennika nawet w przypadku, gdy księgowość prowadzona jest bez użycia specjalnego oprogramowania księgowego.

Na przykład, przy użyciu 1C, rejestr dokumentów może być utworzony i wydrukowany, gdy tylko jest potrzebny. Na przykład w rejestrze dokumentów przyjęcia wyświetlane byłyby dokumenty dostawcy, a w rejestrze dokumentów kasowych dokumenty kasowe firmy.

Rachunkowość, w odróżnieniu od rachunkowości podatkowej, pozwala na odzwierciedlenie stanu faktycznego w działalności gospodarczej przy braku Podstawowe dokumenty księgowe, ale tylko wtedy, gdy i tak otrzymamy je później.

W tym przypadku fakty dotyczące działalności gospodarczej powinny być rejestrowane z zastosowaniem wartości wyceny. Po otrzymaniu dokumentu nie jest on odwracany. Należy skorygować jedynie datę otrzymania.

Takie podejście reguluje 21/2008-PBU, 119n-P Ministerstwa Finansów, ACPI16-443-R Sądu Najwyższego.

Dokumenty dotyczące transakcji pośrednich stanowią wyjątek od tej procedury. Pośrednik jest zobowiązany do przekazania całej dokumentacji. W przypadkach, gdy raport z transakcji został sporządzony z błędami lub nieścisłościami, zleceniodawca może zgłosić do niego zastrzeżenia w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania (art. 999, 1008 Kodeksu cywilnego).

Przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych

Kolejność przechowywania dokumentów pierwotnych określa 558-P Ministerstwa Kultury. Ogólny okres przechowywania dokumentów, zgodnie z 402-FZ "O księgowości", Art. 9, wynosi 5 lat. Za organizację przechowywania dokumentów odpowiedzialny jest kierownik zakładu pracy.

Niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez dłuższy czas:

1. na nabycie ruchomości - minimum 10 lat.
2. Dla transakcji dotyczących nieruchomości - bezterminowo.
3. Oświadczenia o wypłacie dywidendy oraz bony podróżne na podróże służbowe na daleką północ - 75 lat.

Jeśli wewnętrzne dokumenty księgowe straciły ważność, można je zniszczyć. Decyzję o zniszczeniu musi podjąć komitet ekspertów powoływany corocznie lub na stałe. Należy sporządzić akt rejestrujący działalność takiej komisji wraz z wykazem dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.

Firma może pozbyć się dokumentów z własnych zasobów lub przekazać je do wyspecjalizowana organizacja.

Odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji podstawowej

Za ciężkie naruszenie przepisów ustawy stosuje się kary naruszenia wymogów dla księgowości i sprawozdań finansowych. Jednym z najbardziej szorstkich dokumentów jest brak obowiązkowych podstawowych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych, sprawozdań finansowych, raportu biegłego rewidenta.

W przypadku stwierdzenia takich naruszeń nakładane są kary pieniężne w następujących wysokościach

1. Urzędnicy - 5-10 tys. rubli. ruble.
2. Wielokrotne naruszenie przepisów przez urzędników - 10-20 tys. rubli. ruble lub dyskwalifikacja na 1-2 lata.