Archiwa elektroniczne to... Pojęcie, rodzaje i sposoby przechowywania informacji

Wiele się dzieje na świecie. Informacje są odbierane i przekazywane. Ale bardzo ważne jest, aby informacje zostały zachowane. Pisanie na papierze to pierwszy sposób na zapamiętanie informacji. Od czasów starożytnych istniały archiwa. To dzięki nim znana jest tak duża część historii z przeszłości. We współczesnym świecie zwyczajem jest pozostawianie informacji do wykorzystania w komputer lub media elektroniczne. Takie przechowywanie odbywa się za pomocą specjalnych dokumentów. Są one nazywane archiwami elektronicznymi. Przyjrzyjmy się jak są zorganizowane, jak się ich używa i czym są.

Koncepcja

Tak więc archiwum jest organizacją strukturalną, która zachowuje, gromadzi i przechowuje zapisy pewnych dokumentów. Mogą to być informacje, które dotyczą osoby lub instytucji.

Elektroniczna archiwizacja to system przechowywania danych, który automatyzuje i usprawnia procesy biznesowe. To dokumenty księgowe, techniczne, kadrowe i wszelkie inne. Ułatwione jest wyszukiwanie potrzebnych dokumentów i zwolniona zostaje duża ilość miejsca. Dlaczego archiwum jest niezbędne?.

Potrzeba archiwum

Dla jakich celów konieczne jest stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów organizacji:

• Do przechowywania ważnych informacji. Odpowiednio dostosowany system chroni informacje. Wyklucza się również możliwość utraty podczas transportu, przenoszenia lub pożaru.
• Proces wyszukiwania właściwego dokumentu jest znacznie przyspieszony dzięki trybowi automatycznego wyszukiwania. Oszczędza czas na szukanie jakichkolwiek informacji.
• Gwarantuje kontrolę dostępu, integralność dokumentu i zapobiega jego nieuprawnionym zmianom. Prawa do użytkowania można ograniczyć, co pozwala na monitorowanie wszystkich działań.
• Wszystkie dokumenty są usystematyzowane.
• Opracowywane są standardy dla firmy, dokumenty są klasyfikowane i porządkowane. Możliwość stworzenia jednej bazy danych dla dowolnego poziomu organizacji. Efektywne kosztowo rozwiązanie dla dużych firm.
• Praktyczne. Łatwe zarządzanie każdym dokumentem. Łatwa dostępność.

Działania elektronicznego systemu archiwizacji

Podstawowe działania archiwum elektronicznego:

1. Przechowywanie dokumentów.
2. Rejestracja.
3. Dostarczanie istotnych danych.
4. Możliwość korzystania z informacji, jak również ich dowolnego edytowania.
5. Zarządzaj informacjami w razie potrzeby.
6. Zespołowe postępowanie z dokumentami.

Dodajmy jeszcze kilka znaczących funkcji do archiwum:

• Wprowadź wymagany dokument i zapisz go.
• Łatwe wyszukiwanie i przeglądanie.
• Możliwość druku.
• Łatwy i szybki sposób na znalezienie potrzebnego dokumentu.
• Niemożność usunięcia.
• Ograniczenie dostępu do dokumentów jest dozwolone.
• Możliwość wykonania kopii zapasowej i zapisu.
• Przeglądanie historii tworzenia, uzupełnień i zmian w dokumencie.
• Integracja z istniejącymi systemami.

Etapy tworzenia

Należy zastanowić się, w jaki sposób tworzone jest archiwum elektroniczne. Etapy jego tworzenia są następujące:

• Analizuj operacje biznesowe. Skonfiguruj system tak, aby obejmował wszystkie procesy pracy.
• Ustalenie zasad korzystania z systemu. Ustanowienie priorytetu Ustawianie programów priorytetowych .
• Umożliwienie uzupełnienia zapasów. Optymalizacja istniejących informacji.
• Dokumenty muszą być zeskanowane lub zdigitalizowane.
• Kolejne kroki to wprowadzenie nowych danych, rejestracja i powiązanie z innymi obiektami.

Generacja archiwalna

Aby informacja mogła zostać wprowadzona do elektronicznego archiwum, musi być

• Podkreślenie działów, których informacje muszą być przeniesione i zarchiwizowane.
• Określenie składu osobowego spraw.
• Przeprowadzenie wszystkich czynności związanych z przekazaniem informacji do przechowywania.

Pierwszy krok w zachowaniu informacji w archiwum elektronicznym obejmuje następujące czynności:

• Konwersja do wymaganego formatu.
• Dołączanie dodatkowych plików: certyfikatów, podpisów elektronicznych, wniosków.
• Wskazanie indeksu spraw, liczby stron, nagłówków, dat.
• Tworzenie inwentarza.

Informacje, jak na papierze, muszą być sprawdzone. Egzamin na nośniku elektronicznym jest przeprowadzany z uwzględnieniem:

• Autentyczność.
• Posiadanie podpisu cyfrowego.

Informacje muszą być przetwarzane i odtwarzane bez specjalnych oprogramowanie. Funkcja przechowywania musi być skonfigurowana na co najmniej 10 lat.

Podsystem archiwizacji

Należy zwrócić uwagę na to, co składa się na system elektroniczny. W skład okucia wchodzą:

• Serwer systemowy.
• Stacje robocze.
• Sprzęt sieciowy.

Nie można wyraźnie rozróżnić pracy podsystemów.

Charakterystyczne funkcje podsystemów:

• Wprowadzanie zeskanowanych dokumentów, przetwarzanie, konwersja do postaci elektronicznej.
• Wprowadzenie dokumentów tworzonych początkowo elektronicznie.
• Długotrwałe przechowywanie dokumentów.
• Aplikacje do zarządzania sprzętem.
• Przetwarzanie zeskanowanych dokumentów.

Jak ułatwić przechowywanie i wymianę informacji w przedsiębiorstwie

Organizacja elektronicznego archiwum umożliwia optymalizację działań firmy. Powinny się w niej znaleźć nie tylko dokumenty księgowe i ekonomiczne, ale także programy do otwierania:

• Pliki dźwiękowe.
• Wideo.
• Zdjęcia.
• Poczta głosowa.

Istnieją ramy prawne i proceduralne, które regulują pracę z archiwami na poziomie legislacyjnym:

• Instytut Zarządzania Dokumentami i Zapisami archiwizacja Opublikowano zalecenia dotyczące pozyskiwania, rejestracji i organizacji przechowywania dokumentów elektronicznych w archiwach organizacji".
• Zamówienie Ministerstwa Kultury z 31.03.2015 nr 526 zatwierdzone "Zasady organizacji przechowywania, pozyskiwania, rozliczania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach władze publiczne, organy władze lokalne organizacje".

Odmiany

Wyróżnia się następujące rodzaje archiwów elektronicznych:

• Zarządzanie dokumentacją archiwalną jest niezbędne dla przedsiębiorstw.
• Dokumentacja finansowa i ekonomiczna - dla księgowości i płatności.
• Dokumentacja projektowa.
• Dokumenty regulacyjne - normy, prawa autorskie, ramy regulacyjne.
• Dokumentacja techniczna.
• Dokumenty prawne, umowy.
• Akta osobowe. Umowy o pracę, akta osobowe, zarządzenia i instrukcje w przedsiębiorstwie.
• Dokumentacja projektowa. Blueprints.

Archiwa elektroniczne to możliwość zapewnienia przechowywania informacji. Jak zoptymalizować ten proces, omówimy dalej.

Przechowywanie informacji w aktach

Aby zagwarantować integralność informacji, należy zadbać o to w fazie rozwoju. Aby prowadzić archiwum elektroniczne należy:

• Stworzenie lepszych warunków dla nośników pamięci.
• Uporządkowanie układu informacji w archiwum.
• Regularnie monitorować dostępność obiektów i warunki ich przechowywania.
• Sprawdź stan nośników pamięci.
• Tworzenie kopii zapasowych.
• Opracowanie systemu migracji i przepisywania informacji na nowocześniejsze nośniki.
• Kontrolować pojawianie się wirusów, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.

Jeśli spełnione są te warunki, informacje mogą być chronione i zachowane.

programy archiwizacyjne

Archiwa elektroniczne to programy do przechowywania dokumenty do zoptymalizowania do pracy swojej firmy. Dodaj kilka funkcji, usuń kilka funkcji. Formy tabel, wzory formularzy mogą być dodawane i poprawiane.

Elektroniczne archiwum - program, który jest wymagany dla Praca z GOST, SNiP, normami, ustalonymi zasadami i wymaganiami.

Ułatwienie znalezienia dokumentu z przeszłości.

Program obejmuje:

• Elektroniczne zarządzanie dokumentami.
• Przechowywanie aktualnie aktywnych dokumentów.
• Tworzenie łączy do folderów sieciowych.
• Zapisywanie zeskanowanych dokumentów i obrazów.
• Możliwość rejestracji dokumentu.
• Eksport do programu Excel.
• Ustawienie daty, kiedy dokumenty są tworzone i księgowane.
• Łatwe i proste wyszukiwanie potrzebnego dokumentu według wybranego parametru.
• Tworzenie powiązań między dokumentami.
• Historia dokumentów wydanych pracownikom.
• Praca z dokumentami za pośrednictwem sieci lokalnej.
• Stosowanie różnych kolorów do dzielenia dokumentów według statusów lub kategorii.
• Możliwość rozgraniczenia praw dostępu do określonych dokumentów.

Archiwum poczty

Przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z archiwizacji poczty elektronicznej:

• Wiadomości przychodzące są uporządkowane.
• Łatwo znaleźć potrzebną wiadomość e-mail.
• Gwarantuje integralność przychodzących informacji.
• Usprawnienie procesów biurowych.
• Tworzenie kopii zapasowych umożliwia bezpieczne przechowywanie informacji w przypadku ich przypadkowego usunięcia.
• Już zwolnione maile pracowników są przechowywane. Może być stosowany przy wyjaśnianiu wewnętrznych konfliktów.

Wiadomo, że informacje z archiwum poczty elektronicznej mogą być wykorzystane w sądzie.

Jeśli wyślesz e-mail na adres strony internetowej, zostanie on automatycznie skopiowany na adres właściciela strony. Pozwala to na przeglądanie archiwum adresów e-mail otrzymanych lub wysłanych.

Kilka wskazówek dotyczących archiwizacji e-maili

• Wiadomości e-mail powinny być przechowywane na serwerze poczty elektronicznej.
• Jeśli nie ma funkcji archiwizacji, wiadomość e-mail można zapisać jako dokument, a następnie zarchiwizować.
• Zaleca się utworzenie osobnego folderu dla archiwum.
• Przenieś informacje, które chcesz zachować.
• Można ustawić automatyczną archiwizację dla określonych typów informacji.
• Archiwizacja może pomóc zachować datę, wydarzenie.
• Należy użyć funkcji szybkiego wyszukiwania, aby zlokalizować żądany e-mail w archiwum.

Archiwizacja wiadomości e-mail pozwala opróżnić skrzynkę odbiorczą na czas, gdy pojawią się nowe lub ważniejsze informacje. Dostęp do folderów można uzyskać tylko z komputera, na którym zostały zarchiwizowane.

Archiwum publiczne

Krajowe Archiwum Elektroniczne prowadzi jednolitą bazę danych dokumentów naukowych i źródłowych oraz linków do ich elektronicznych obrazów.

Archiwa elektroniczne umożliwiły utworzenie czytelni z terminalami. Wcześniej informacje musiały być wyszukiwane przez tygodnie i miesiące, teraz wystarczą minuty lub sekundy.

Technika komputerowa przekształciła główne archiwum w formę elektroniczną. Łatwo przekłada inwentarz dokumentów na rzeczywisty dokument.

Informacyjna-system odzyskiwania Archiwum Państwowego przedstawia się w następujący sposób:

• Karty indeksowe do akt archiwalnych.
• Obraz elektronicznych spisów inwentarza.
• Elektroniczna kopia zapasowa zbiorów archiwalnych.

Elektroniczne archiwum obszaru realizuje następujące zadania

• Zapewnia dostęp do zdigitalizowanych dokumentów i ich ochronę.
• Tworzy elektroniczne kopie dokumentów papierowych.
• Zapewnia zoptymalizowane automatyczne pobieranie niezbędnych informacji.
• Ma zdalny dostęp do dokumentów w repozytorium.

Sposoby przechowywania informacji

Rozważ, Jak są przechowywane informacji cyfrowych w chwili obecnej:

• Zapisane na dyskach optycznych. Wada ograniczona ilość informacji. Niektóre urządzenia nie mogą odczytać. Istnieje możliwość uszkodzenia mechanicznego i utraty informacji.
• Nagrywanie na pendrive, kartę pamięci. Istnieją również ograniczenia dotyczące ilości informacji. Bardzo uniwersalne w ich połączeniu z komputerami. Ochrona przed uszkodzeniami mechanicznymi.

• Zapis na twardym dysku magnetycznym. Wygodne i praktyczne, ale urządzenia mogą się przegrzewać. Może pomieścić bardzo duże ilości informacji Duża ilość informacji.
• Tworzenie automatycznych kopii zapasowych. Archiwizacja i zapisywanie informacji na dysku twardym.

Czy dokument elektroniczny ma wartość prawną

Pragniemy zwrócić uwagę na znaczenie prawne dokumentów elektronicznych. Wymagania to. Wymagany elektroniczny podpis cyfrowy (EDS). Tylko wtedy, gdy jest to obecne, dokument ma moc prawną.

W celu wystawienia EDS należy zgłosić się do ośrodka certyfikacji posiadającego licencję na wystawianie takich dokumentów. Tam można uzyskać certyfikat klucza.

Jak przechowywać dokumenty elektroniczne:

• Należy zapewnić ochronę przed nieuprawnionym dostępem i zmianami.
• Musi być dostępny dla wszystkich zainteresowanych.
• Powinna istnieć możliwość potwierdzenia autentyczności dokumentu elektronicznego przez okres jego przechowywania.
• Musi istnieć możliwość dostarczenia papierowej kopii dokumentu.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych różni się w zależności od kraju i każde państwo ma swoje własne standardy i procedury postępowania z takimi dokumentami.