Przepływ dokumentów jest... Pojęcie i rodzaje przepływu dokumentów

W artykule wyjaśniono takie pojęcia jak dokumenty przychodzące i wychodzące, przepływ pracy i jego struktura, przepływ pracy, jego tryb i cykliczność, wewnętrzne i zewnętrzne dokumentacja. Sposoby na podkreślenie niezbędne informacje i jego przechowywanie w aktach bieżących i archiwach w zarządzaniu dokumentacją.

Rodzaje strumieni dokumentów

W naszej erze informacji nie sposób wyobrazić sobie funkcjonowania jakiejkolwiek struktury produkcji, konsumpcji, regulacji czy dystrybucji bez dokumentacji. Postępowanie z dokumentami, w dzisiejszym boomie informacyjnym i elektronicznym, staje się coraz bardziej skomplikowane. Zmieniają się nośniki informacji, zmieniają się ludzie, którzy je przetwarzają, zmienia się pole prawne wykorzystania informacji. Zmianie ulega również koncepcja i struktura ruchu dokumentów.

Dokument jako jednostka przepływu dokumentów

Dokument to informacja zapisana w formie dowolnego przedmiotu materialnego. Dokumentem może być zdjęcie, film, nagranie audio, nie mówiąc już o papierze i plikach. Ale dokument staje się dokumentem tylko wtedy, gdy spełnia kilka niezbędnych wymogów. Wymagania te nazywane są rekwizytami i są obowiązkowymi cechami ustalonymi przez prawo lub przepisy dla określonych rodzajów dokumentów. Dla sporządzania dokumentów administracyjnych, na przykład, istnieje GOST R 7.0.97-2016. Jedną z najważniejszych informacji jest data dokumentu (czasem nawet godzina).

Co to jest przepływ dokumentów

Obieg dokumentów to przepływ dokumentów pomiędzy jednostkami generującymi informacje, jednostkami przetwarzającymi informacje, jednostkami przechowującymi informacje oraz bezpośrednimi użytkownikami informacji. Przepływy dokumentów różnią się bardzo w zależności od rodzaju dokumentów i ich zawartości, trybu i cykliczności, sposobów przepływu itp.д.

Przepływ dokumentów w organizacji (również w przedsiębiorstwach) dzieli się na przychodzący i wychodzący w zależności od jego kierunku. Każdy rodzaj przepływu musi być rozróżniony, aby uniknąć błędów i zamieszania podczas pracy z dokumentami.

Dokumenty przychodzące to dokumenty przesyłane do organizacji pocztą, pocztą elektroniczną lub przez kurierów. Dokumenty wejściowe należy posegregować, a niechciane wyrzucić do kosza. Dokumenty potrzebne lub mogące być potrzebne powinny być rejestrowane w dziennikach (papierowych lub elektronicznych) z podaniem daty wpływu oraz nazwy dokumentu i jego rekwizytów (data dokumentu, nazwisko nadawcy itp.).д.), dział organizacji, do którego został wysłany dokument.

Na wychodzący przepływ dokumentów składają się dokumenty tworzone i przetwarzane w organizacji. Wszystkie dokumenty wychodzące powinny koniecznie otrzymać numer seryjny, powinny być sprawdzone pod względem dostępności niezbędnych danych i ich poprawności, a także powinny być rejestrowane w dziennikach, z podaniem daty (zwykle jest to data podpisania dokumentu), numeru wychodzącego i kodu pododdziału, który przygotował dokument.

Jeśli przepływ dokumentów nie może być obsługiwany natychmiast (przepięcie), konieczne jest zwiększenie liczby pracowników obsługujących dokumenty, aby uniknąć błędów i opóźnień, które często są bardzo kosztowne dla organizacji.

Rodzaje przepływów dokumentów mogą być różne rodzaje, wszystko zależy od rodzaju działalności i sposobu pracy organizacji.

Dla dużych organizacji i firm dobrze zorganizowany przepływ dokumentów jest tak samo ważny jak przepływ materiałów czy produkcji. Dla dużych przepływów dokumentów opracowywane i stosowane są nawet obiegi dokumentów przepływy pracy są nawet opracowywane i stosowane do dużych przepływów dokumentów.

Pojęcie zewnętrznego i wewnętrznego obiegu dokumentów

Oprócz informacji przychodzących i wychodzących, w organizacji można wyróżnić również informacje wewnętrzne, tj.е. í informacje tworzone i wykorzystywane wyłącznie w samej organizacji. Informacje te mogą być w pewnym stopniu tajne i nie być udostępniane publicznie, nawet w obrębie jednego departamentu. Wymiana listów między oddziałami tej samej organizacji nie jest zazwyczaj akceptowana. Do celów przekazywania dokumentów wykorzystuje się tzw. notatki służbowe (sprawozdania, wyjaśnienia, referencje) podpisywane przez naczelników wydziałów. Oprócz notatek, zarządzeń, instrukcji, notatek służbowych, dokumentacji technicznej i innych dokumentów funkcjonują w organizacji.

Wewnętrzny obieg dokumentów, z tych powodów, powinien być ściśle regulowany, aby informacje niejawne nie były udostępniane, nawet w kawałkach. Dlatego też informacje wewnętrzne nie mają wychodzić poza organizację, a czasem nawet poza jeden dział. W tym przypadku informacje takie są przekazywane z działu do działu tylko za zgodą kierownika działu i obowiązkowo zapisywane w specjalnych dziennikach przy przekazywaniu (nawet do archiwum organizacji), z podaniem odbiorcy i potwierdzeniem jego uprawnień do ich otrzymania (dopuszczenie do pracy z dokumentami).

Parametry przepływu dokumentów

Obieg dokumentów to złożony system charakteryzujący się następującymi parametrami:

• Zawartość (czyli jakie funkcje spełnia);
• struktura;
• tryb i cykl;
• kierunek;
• tom;
• inne.

Treść, czyli funkcjonalność

Ten parametr przepływu dokumentów jest listą składu dokumentów używanych przez organizację oraz składu informacji zawartych w tych dokumentach. Jest to stały dla niewielkiej liczby organizacji, rodzaj działalności które są bardzo określone i trwałe w czasie (zwykle sądy, archiwa, rejestry itp.); - określone i trwałe w czasie (zwykle w postaci dokumentów i innych instrumentów prawnych). organizacje nieprodukcyjne). Dla większości organizacji, zwłaszcza przemysłowych, przepływ dokumentów nie jest stały i zmienia się w zależności od różnych zmian: rodzaj działalności, partnerzy, technologia, materiały, przepisy prawne i inne wymagania zmieniających się produkcji i czasu.

Struktura przepływu dokumentów

Koncepcja i struktura przepływu dokumentów może być opisana przez te cechy, które są wykorzystywane do klasyfikowania i oceniania dokumentów oraz do tworzenia całego systemu odniesienia dokumentów w organizacji. Zazwyczaj struktura ta odpowiada rodzajowi i celowi przepływu dokumentów.

Tryb i cykliczność

Parametry te określają zmiany obciążenia wlotowego w czasie. Na przykład nagły wzrost nakładu pracy związany z aktami aplikantów instytucji edukacyjnej w okresie przyjęć lub aktami studentów w okresie sesji i ukończenia studiów.

Zmiany te związane są z wewnętrznymi rytmami organizacji i są zazwyczaj dość przewidywalne i zaplanowane.

Zmiany w kierunku przepływu dokumentów

Zmiany te dotyczą zawartości jednostki przetwarzającej. Różnią się one sposobem rejestracji dokumentów, sposobem kontroli terminów, sposobem czytania, a zwłaszcza sposobem zatwierdzania i uzgadniania różnych dokumentów. Na zmianę kierunku przepływu dokumentów będą miały wpływ również wewnętrzne zmiany w strukturze i działania organizacje.

Wielkość przepływu dokumentów

Wielkość obiegu dokumentów to liczba dokumentów (zarówno oryginałów, jak i kopii), którą można wyrazić liczbą kartek, znaków, wykonawców i osób, z którymi dokument jest uzgadniany. Na przykład liczba organizacji partnerskich, z którymi należy uzgodnić umowę lub z którymi należy ją podpisać.

Wielkość przepływu dokumentów w organizacji obejmuje całkowitą liczbę dokumentów we wszystkich strumieniach.

Usprawnienie pracy z przepływem dokumentów w organizacji

Aby to poprawić, konieczne jest zbadanie całego procesu przepływu pracy, ustalenie jasnych wytycznych, które sprawiają, że proces jest technologicznie uzasadniony: wyeliminowanie duplikatów w pracy z dokumentami, wykluczyć zatwierdzanie dokumentu przez jednostki z nim niezwiązane. Im większa ilość papierkowej roboty, tym bardziej zapracowane jest kierownictwo organizacji, a przynajmniej jego większość.

Jednym z głównych aspektów usprawnienia pracy personelu z dokumentami jest poziom jego przygotowania zawodowego na wszystkich etapach obiegu dokumentów, optymalne obciążenie personelu pracą, jasne uregulowanie pracy z dokumentami w każdym pododdziale.

Regulacja i standaryzacja w przypadku dużych przepływów dokumentów pozwala na mechanizację i automatyzację obiegu dokumentów oraz redukuje liczbę pracowników pracujących z dokumentami do optymalnej liczby.

Niestety ilość dokumentów jest zazwyczaj niedoszacowana z powodu nieodpowiednich metod archiwizacji.

Podstawowe nowoczesne wymagania dotyczące obiegu dokumentów

1. Regularność. Każda blokada lub awaria w przepływie informacji w działalności człowieka prowadzi do zakłócenia pracy całego systemu. Wzrost ilości dokumentów powinien być uwzględniony i zaplanowany z wyprzedzeniem.
2. Manageability. Przepływ informacji może i musi być kontrolowany. System zarządzania biurem musi być nie tylko trwały, ale i elastyczny; pracownicy muszą być wszechstronnie przeszkoleni we wszystkich czynnościach związanych z zarządzaniem biurem.
3. Stała poprawa efektywności zarządzania dokumentami poprzez racjonalizację, mechanizację i automatyzację.
4. Regularne sporządzanie i aktualizacja schematów przepływu dokumentów ze wskazaniem terminów, wykonawców itp.д.
5. Standaryzacja dokumentów, sposobów ich przetwarzania, właściwa archiwizacja, oznaczenie miejsc przechowywania każdego dokumentu przyspiesza wyszukiwanie i obsługę dokumentów.