Czym jest podstawowa dokumentacja księgowa? Definicja, rodzaje, cechy szczególne i wymagania dotyczące wypełniania

Dział księgowości w każdej firmie zajmuje się podstawową księgowością. Na liście dokumentów pierwotnych w dziale księgowości znajduje się kilka dokumentów obowiązkowych. Każdy z nich jest związany z etapami procesu biznesowego. W przypadku, gdy pracownicy organizacji nie zajmują się przechowywaniem dokumentów pierwotnych w "1C: Księgowość", Firmie grożą wymierne kary.

Co to jest?

Księgowanie dokumentów pierwotnych w dziale księgowości ma wysoki priorytet. Wszystkie działania prowadzone w tym obszarze są regulowane przez ustawę federalną "O księgowości". Tak więc w pierwszym punkcie dziewiątego rozdziału mówi się, że dokumentacja pierwotna może obejmować wszelkie prawidłowo wykonane i poświadczone przez kierownictwo dokumenty, odzwierciedlające różne epizody działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Swoją drogą, te odcinki nazywają się:

• otrzymywanie pieniędzy za towary lub usługi świadczone przez przedsiębiorstwo;
• przekazanie środków finansowych za otrzymane towary i usługi.

Tak więc, oprócz obowiązkowego wykazu dokumentów pierwotnych w rachunkowości, istnieje dodatkowo. Zwykle jest on przygotowywany zgodnie z życzeniem kierownictwa firmy. I wprowadź formularze, które mają informacje o kompensacie, która nie ma podstaw finansowych.

Specyfika dokumentów pierwotnych w dziale księgowości

Pierwszą rzeczą powinno być uwaga, jest to, że wszystkie formy "dokumenty pierwotne" Powinien być związany z przekazaniem środków finansowych. W związku z tym nie jest konieczne dołączanie pełnomocnictwa do potwierdzenie odbioru dokumentu.

Ten rodzaj dokumentu jest przechowywany przez minimum pięć lat od daty podpisania. Podczas kontroli podatkowej inspektor żąda podstawowej dokumentacji za okres od jednego do trzech lat. W ten sposób można archiwizować dokumenty o dłuższym okresie czasu. Po pięciu latach mogą zostać w całości usunięte. Niszczenie odbywa się "dokumenty pierwotne" zgodnie z regulaminem spółki i ustawodawstwem krajowym. Procedura jest skomplikowana i czasochłonna. Dlatego wiele firm utrzymuje "dokumenty pierwotne" Tak długo jak jest miejsce w biurze rachunkowym. W Rosji nie ma ograniczeń czasowych dotyczących przechowywania dokumentacji w archiwach.

Wykaz

Aby zrozumieć, czym jest dokument pierwotny w rachunkowości, należy wiedzieć, jakie rodzaje dokumentów obejmuje. Należy pamiętać, że są to dokumenty związane z przepływem środków finansowych. Oto lista tego, co wchodzi w skład podstawowej dokumentacji działu księgowości:

1. Umowa.
2. Faktury do zapłaty.
3. Kwity kasowe i zakupowe.
4. Regularne formularze księgowe.
5. Czyny.
6. Listy przewozowe.

Więcej informacji na temat każdego z tych podstawowych dokumentów przedstawiono w następujących punktach.

Umowa

Ten punkt budzi kontrowersje wśród księgowych. Podstawowe dokumenty powinny być w każdym przypadku przechowywane w biurze rachunkowym, ale umowy czasami pozostają u prawników lub nawet w dziale kadr. Ale jest też druga strona medalu. W końcu to umowa powód transakcji obejmującej przepływy pieniężne.

Faktura

Forma ta dotyczy podstawowej dokumentacji w księgowości. Każdy uczestnik procesu biznesowego wie, czym jest faktura. W rzeczywistości dokument ten jest podstawą do przekazania środków za otrzymane towary lub usługi. Jeśli jedna ze stron akceptuje fakturę, oznacza to, że milcząco zgadza się na transakcję. Może również zawierać informacje o poprzedniej umowie. Nie tylko ta informacja jest zapisana na fakturze, ale także sposób zwrotu pieniędzy w razie potrzeby.

list przewozowy

To jedna z najbardziej uderzających kartek w księgowości. Fakt, że określa pełną listę towarów wysyłanych do kupującego. W tym przypadku dotyczy to zarówno wyrobów gotowych, jak i surowców. wystawia się nieograniczoną liczbę egzemplarzy dowodu dostawy. Punkt ten nie jest jednoznacznie uregulowany i wynika w zasadzie tylko z tego, ile stron potrzebuje tego rodzaju dokumentu. To znaczy, że tylu stronom transakcji należy dostarczyć tyle kopii. warto pamiętać, że ważne są tylko te formularze, na których widnieje podpis osoby odpowiedzialnej. Pieczęć lub stempel nie są w tej sytuacji konieczne.

Akt dostawy-odbioru

Dział księgowości zajmuje się przetwarzaniem dokumentów pierwotnych przez własnych pracowników. Najczęściej jako dokument potwierdzający otrzymują zestawienia wykonanych prac (usługi). Niniejszy dokument, ponieważ jest jasne od jego nazwy, jest sporządzony po usługi renderowania lub zakończenia prac. Świadectwo przyjęcia podpisane dwustronnie uważa się za ważne. Zdarzają się przypadki, że jeden z kontrahentów odmawia podpisania dokumentu. W tej sytuacji formularz może być uwierzytelniony tylko przez jedna partia, ale pod warunkiem, że obserwatorzy są obecni przy jego podpisywaniu. Oprócz podstawowych informacji, protokół zdawczo-odbiorczy może zawierać szczegóły o charakterze wyjaśniającym lub doprecyzowującym. Z reguły są one ujęte w specjalnie utworzonej tabeli. Zawsze wskazane jest użycie pieczątki, ale nie unieważnia to papieru, jeśli nie jest on ostemplowany. Warto zaznaczyć, że prowadząc dokumentację pierwotną w księgowości, na liście dokumentów pierwotnych powinien znaleźć się również akt odzwierciedlający ruch środków trwałych firmy.

lista płac

Ten rodzaj dokumentacji pierwotnej odzwierciedla ruch gotówka między przedsiębiorstwem a jego pracownikami. Oprócz kwoty głównej wynagrodzenie, Obejmuje to wszystkie premie i rekompensaty. Oświadczenie w tej sytuacji poświadcza główny księgowy wraz z kierownikiem zakładu pracy. Aby dokument był ważny i skuteczny, musi być ostemplowany. W przeciwnym razie formularz może zostać uznany za nieważny. Warto zauważyć, że w dwóch przedstawionych powyżej dokumentach pieczątka ta nie jest obowiązkowa.

Dokumenty kasowe

W wykazie tym znajdują się następujące formularze:

• karta zgłoszenia wierzytelności,
• potwierdzenie wydatków,
• księga kasowa.

Te podstawowe dokumenty zawierają jak najwięcej informacji w sprawie przepływu środków pieniężnych. Bony pieniężne dzielą się na kilka rodzajów. Najczęściej więc w działach księgowości stosowane są KO-1, KO-2 i KO-4. Odzwierciedlają one wszystkie fakty z życia gospodarczego organizacji. Są więc najbardziej narażeni na kontrole podatkowe. Oprócz tych typów istnieją formy KO-3 i KO-5. Trzeci jest rejestrem bonów pieniężnych, a piąty rejestruje ruch gotówki w przedsiębiorstwie. Inspektorzy zazwyczaj zwracają znacznie mniejszą uwagę na tego typu dokumenty pierwotne. W odniesieniu do ich przechowywania i przetwarzania, procesy te są realizowane zgodnie z ogólną procedurą.

Podział ze względu na etap transakcji

Każda transakcja podzielona jest na trzy etapy. A każdemu z nich odpowiada określona dokumentacja.

Strony zawsze najpierw uzgadniają warunki transakcji. W tym momencie zawierają umowę i wystawiają faktury do zapłaty. Następnie jedna ze stron wnosi wkład na żądanie. I aby to udowodnić, płatnik jest zobowiązany do dostarczenia dokumentów potwierdzających. Jeśli środki zostały wysłane z rachunku bieżącego, należy przedstawić wyciąg z rachunku. Jeżeli płatność dokonywana jest w gotówce, potwierdzana jest czekiem kasjerskim, wyciągami z konta lub pokwitowaniami. Ostatnim etapem każdej transakcji jest dostarczenie towarów lub usług, za które zapłacono. Ten punkt musi być potwierdzony przez akt spełniony prace (usługi) lub dowód dostawy w przypadku towarów różnorodnych.

Wymagania dotyczące ukończenia

Aby prawidłowo posługiwać się dokumentacją papierową, nie wystarczy po prostu wiedzieć, jakie są podstawowe dokumenty w księgowości. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę podstawowe wymagania dotyczące jego realizacji. Po pierwsze, każdy formularz musi mieć swoją własną nazwę. Sporządzający dokument musi również podać datę powstania tych oświadczeń oraz nazwę firmy. Przez przedsiębiorstwo rozumiemy dostawcę, wykonawcę lub nabywcę. Dane bankowe, inicjały urzędników i nazwa transakcji są również widoczne w poszczególnych polach dokumentów pierwotnych w dziale księgowości. Jak nazywa się ta transakcja, każdy wie, ale warto pamiętać, że wartość ta musi być wyrażona w formie ilościowej. Podpis i pieczęć osób odpowiedzialnych powinny być umieszczone na końcu tego dokumentu.

Wprowadzanie zmian

Mając do czynienia z dużą ilością dokumentów, pracownicy często popełniają błędy. Muszą być korygowane zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Istnieją dwa rodzaje korekt:

1. W przypadku ścisłych zapisów. W przypadku konieczności dokonania drobnej korekty, osoba odpowiedzialna musi przekreślić błędny zapis cienką linią, a na jego miejsce wpisać poprawny zapis. W celu potwierdzenia zasadności dokonanych poprawek należy na kartce napisać m.in "Poprawione na "wierzę" oraz podpisać i opatrzyć formularz podpisem i pieczęcią urzędnika. Jeśli dokument nie może być poprawiony punkt po punkcie, osoba odpowiedzialna musi przekreślić nieprawidłowo wykonany formularz od rogu do rogu cienką czerwoną linią. Należy również zaznaczyć "Anulowane". Po utworzeniu poprawnej kopii nie wolno niszczyć błędnej kopii.
2. W przypadku dokumentacji nierygorystycznej. W tym przypadku wadliwy formularz jest niszczony i tworzony jest papier z poprawnymi informacjami.

Warto wiedzieć, że skreślać należy tylko bardzo cienką linią. Jeśli pracownik przekreśla tekst w taki sposób, że staje się on nieczytelny, jest to bardzo poważny błąd.