Komunikacja w biznesie: podstawy, rodzaje, zasady i cechy

Komunikacja występuje w wielu formach - osobistej, formalnej, biznesowej, rytualnej. Wszystkie mają pewne różnice w proporcjach uczestników, cele i formy zachowanie. Szczególnym rodzajem komunikacji jest komunikacja biznesowa. Opiera się na interakcji ludzi, którzy w trakcie swoich działań dążą do wymiany informacji. Ponadto komunikacja biznesowa ma konkretny wynik, który jest produktem wspólnego działania. Może to być władza, kariera, informacja, ale także przeżycia emocjonalne i analiza intelektualna.

Definicja pojęcia

Komunikacja biznesowa, jak każda inna, ma charakter historyczny. Przejawia się na wszystkich poziomach systemu społecznego, w wielu różnych formach. Badając teoretyczne podstawy komunikacji biznesowej, można zauważyć, że powstaje ona w związku z występowaniem pewnych rodzaj działalności, jego przejawianie się odbywa się na wszystkich poziomach systemu społecznego i w różnych formach, co skutkuje wytworzeniem produktu lub osiągnięciem efektu. Każda ze stron uczestniczących w tej relacji musi przestrzegać ludzkich standardów i norm postępowania, do których należą m.in. etyczne.

Procesy, które umożliwiają wymianę doświadczeń zawodowych i pewnych informacji, stanowią podstawę komunikacji biznesowej. W gospodarce rynkowej maksymalizuje to zyski. Co jeszcze leży u podstaw komunikacji biznesowej? Taka interakcja jest niemożliwa bez fizyczne i psychiczne kontaktu, a także wymiany emocji. Dlatego tak ważne jest budowanie relacji z ludźmi i znalezienie podejścia do konkretnej osoby.

С z jednej strony wydaje się, że komunikacja biznesowa nie jest aż tak skomplikowanym procesem. Wszakże od wczesnego dzieciństwa ludzie zaczynają poznawać komunikacyjne połączenia. Niemniej jednak komunikacja biznesowa, jak każda inna, istniejąca w społeczeństwie, jest raczej wieloaspektowa. Ma wiele różnych typów, kierunków i funkcji. Różne nauki, w tym etologia, socjologia, filozofia i psychologia, badały pewne jej aspekty.

Rozważania na temat podstaw komunikacji biznesowej, jej rodzajów, zasad i cech.

Co to jest?

Komunikacja biznesowa to interakcja, każda osoba ma swój status. Może to być zatem szef, podwładny, kolega lub partner. Jeśli osoby znajdujące się na różnych szczeblach kariery (na przykład kierownik i pracownik) komunikują się ze sobą, możemy mówić o relacji pionowej. Innymi słowy, jest podporządkowany. Komunikacja biznesowa może odbywać się również przy równej współpracy. Relacje te są uznawane za poziome.

Komunikacja biznesowa odbywa się cały czas w instytucjach urzędowych, szkołach, uczelniach i w miejscu pracy. Jest to dialog podwładnych z przełożonymi, studentów z wykładowcami, konkurentów i partnerów. A od tego, w jakim stopniu rozmówcy znają podstawy komunikacji biznesowej, jej metody, formy i zasady, zależy osiągnięcie celu.

Cechy szczególne

Komunikacja biznesowa różni się od wszystkich innych rodzajów komunikacji tym, że ma:

1. Rozporządzenie. Podstawy komunikacji w biznesie to ustalone zasady ograniczające komunikację. Są one uzależnione od rodzaju interakcji, jej celów i zadań, stopnia formalności oraz tradycji kulturowych i narodowych. Etykieta biznesowa, jako podstawa współczesnej komunikacji biznesowej, jest głównym narzędziem organizowania procesu komunikacji biznesowej.
2. Ścisłe przestrzeganie przez wszystkich uczestników komunikacji ich roli. Musi on odzwierciedlać wymagania konkretnego środowiska. Ponadto wszyscy uczestnicy komunikacji biznesowej muszą pełnić swoją określoną rolę (partnera, podwładnego, przełożonego itp.). д.).
3. Surowość w używaniu języka. Wszyscy uczestnicy komunikacji biznesowej muszą biegle posługiwać się językiem i znać niezbędną terminologię. Mowa powinna być wolna od kolokwializmów, dialektyzmów i przekleństw.
4. Wysoka odpowiedzialność za uzyskany wynik. Wszyscy uczestnicy komunikacji biznesowej muszą być punktualni, zorganizowani, wierni swojemu słowu i zobowiązani. Ponadto powinni oni konsekwentnie przestrzegać norm moralnych i etycznych w zakresie komunikacji.

Funkcje

W środowisku produkcyjnym komunikacja biznesowa pozwala każdemu zaspokoić swoje potrzeby komunikacyjne, wymienić doświadczenia, nauczyć się czegoś nowego i ocenić własne walory zawodowe. Takie komunikaty mają ogromne znaczenie przy prowadzeniu negocjacji. Znajomość psychologicznych podstaw komunikacji biznesowej pomaga utrzymać reputację i wizerunek oraz odnieść sukces w biznesie.

Wśród główne funkcje Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych aspektów tego typu komunikacji:

1. Instrumentalny. Funkcja ta postrzega komunikację jako mechanizm zarządzania.
2. Interaktywna. W tym przypadku komunikacja jest środkiem łączącym współpracowników, partnerów biznesowych, specjalistów itp. д.
3. Wyrażanie siebie. Prowadzenie komunikacji biznesowej pozwala człowiekowi na asertywność i pokazanie swojego potencjału psychologicznego, osobistego i intelektualnego.
4. Socjalizacja. Prowadząc komunikację, osoba rozwija swoją etykietę biznesową i umiejętności komunikacyjne.
5. Ekspresyjny. Wyraża się poprzez przeżycia emocjonalne i okazywanie zrozumienia.

Wszystkie powyższe funkcje są ze sobą ściśle powiązane. A poprzez ich realizację stanowią one istotę komunikacji biznesowej.

Zasady

Aby negocjacje były jak najbardziej udane, należy stworzyć pewną atmosferę. Osiągnięcie celu może być tylko wtedy, gdy partnerzy, komunikując się ze sobą, będą czuli się jak najbardziej komfortowo. A pomoże w tym znajomość zasad psychologicznych podstaw komunikacji biznesowej. Należą do nich:

1. Uzyskanie kontroli nad emocjami. Ten punkt jest wystarczająco ważny. Fakt, że pęd emocji w ciągu kilku sekund może zniszczyć związek, który był budowany przez lata. Pokażą bowiem człowieka z wyraźnie negatywnej strony. I nawet jeśli rozmówca pozwala sobie na nieskrępowane zachowania, nie warto na nie reagować. Każda osoba musi zdawać sobie sprawę, że emocje i praca są nie do pogodzenia.
2. Pragnienie zrozumienia drugiej strony. Stosując się do podstaw psychologii komunikacji biznesowej, strony muszą okazywać sobie wzajemnie szacunek dla swoich opinii. Bo gdy jedna osoba mówi tylko o swoich interesach, nie słuchając drugiej strony, to nie doprowadzi do wspólnego porozumienia i uzyskania pozytywnych rezultatów ze spotkania.
3. Koncentracja uwagi. Komunikacja biznesowa to często monotonny proces. To powoduje, że człowiek może przegapić niektóre kluczowe punkty w negocjacjach. Dlatego właśnie należy skupić uwagę partnerów na temacie podczas rozmowy, gdy staje się oczywiste, że przestali się koncentrować na rzeczach naprawdę ważnych.
4. Prawdziwość rozmowy. Udany biznes zależy w dużej mierze od relacji zaufania. Oczywiście, przeciwnicy mogą coś ukrywać lub celowo powstrzymywać się trochę oszukiwać dla samouwielbienie. Niemniej jednak, co do zasady, należy mówić rzeczy, które są prawdziwe. W ten sposób biznesmeni zdobywają reputację.
5. Umiejętność niewyrażania subiektywnej opinii. Podstawy etyki i psychologii komunikacji biznesowej implikują umiejętność oddzielenia rozmówcy od przedmiotu negocjacji. Innymi słowy, osobiste nastawienie do danej osoby nigdy nie powinno mieć wpływu na momenty pracy. To jest podstawowa różnica między komunikacją osobistą a biznesową. Często zdarza się, że przeciwnik, który jest wyjątkowo nieprzyjemny dla rozmówcy, może być bardzo przydatny w interesach. Nie warto w tym przypadku tracić korzyści. Przecież często zdarza się, że bardzo mili i dobrzy ludzie okazują się nie nadawać do biznesu.

Powyższe zasady muszą być brane pod uwagę przez każdego, kto chce nabyć umiejętność właściwych negocjacji i zyskać dobrą opinię jako partner biznesowy.

Podstawy moralne

Gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że w trakcie negocjacji zostanie podjęta pozytywna decyzja? Aby to zrobić, biznesmen musi znać moralne podstawy komunikacji biznesowej. Komunikacja między osobami, które mają cel biznesowy, musi być zgodna z następującymi zasadami

1. Komunikacja biznesowa powinna być oparta na interesie firmy, a nie na własnych ambicjach i pragnieniach. Pomimo swojej oczywistości, ludzie najczęściej łamią tę zasadę. Wszak nie każdy człowiek jest w stanie znaleźć siłę, aby wyrzec się osobistych interesów, które stoją w sprzeczności z korzyściami, jakie zostaną osiągnięte dla biznesu. Przejawia się to szczególnie w tych momentach, kiedy można coś zrobić bezkarnie, a jedynym sędzią jest własne sumienie.
2. Integrity. W sercu komunikacji biznesowej? Organiczna niezdolność człowieka do popełnienia czynu niehonorowego. Uczciwość zawsze opiera się na cechach moralnych, takich jak zwiększone poczucie sumienia, gdzie istnieje świadomość, że milczenie lub brak działania będzie nieuczciwe, oraz stałe dążenie do zachowania honoru poprzez szlachetność, nieprzekupność i zachowanie godności.
3. Umiejętność równego traktowania każdej osoby, niezależnie od jej statusu społecznego lub urzędowego.
4. Integrity. Człowiek musi nie tylko mieć mocne przekonania, ale musi aktywnie dążyć do wprowadzenia ich w życie i realizacji. Przejawia się to w tym, że nigdy nie pójdzie na kompromis z własnymi zasadami, nawet w przypadku zagrożenia i przeszkód dla jego osobistego dobra.
5. Benevolence. Zasada ta wynika z organicznej potrzeby czynienia dobra ludziom, która jest centralną kategorią etyki. Wszystkie działalność zawodowa ma na celu zaspokojenie potrzeby społecznej. I w tym sensie produkuje to, co jest użyteczne, czyli czyni dobro. Stosując się do tej zasady, profesjonalista nie tylko wykonuje to, co należy do jego obowiązków, ale robi znacznie więcej, otrzymując w zamian emocjonalną satysfakcję i uznanie.
6. Szacunek dla godności ludzkiej. Zasadę tę umożliwiają kultywowane przez człowieka cechy moralne, takie jak uprzejmość i grzeczność, przemyślność, grzeczność i taktowność. A wszystko to musi być połączone z opanowaniem, powściągliwością i przyzwoitością. Tutaj etyczne podstawy komunikacji biznesowej są w bliskim kontakcie z moralnością. To samo musi mieć miejsce w stosunku ustawowym, który w żaden sposób nie pozwala na poniżenie godności podwładnego przez przełożonego. Szacunek dla bliźniego, który jest podstawą etycznej komunikacji biznesowej, pozwala ludziom uniknąć pretensji, irytacji i niezadowolenia. Zapobiega wstrząsom nerwowym, stresowi i innym negatywnym skutkom komunikacji. Nieznajomość podstaw etyki komunikacji biznesowej przez daną osobę lub nieumiejętność stosowania ich w praktyce może mieć negatywny wpływ na opinię innych.
7. celowość i racjonalność. Zasada ta leży u podstaw wszystkich zasad i norm etycznych. A jest ona szczególnie potrzebna w tych formach komunikacji międzyludzkiej, w których które są bardzo ważne jest, aby przestrzegać etykiety. Tam, gdzie przestrzega się zasad celowości i rozsądku, w miejscu pracy panuje atmosfera dobrego morale i psychologii, która wielokrotnie zwiększa wydajność pracy pracownicy.

Normy zachowania

Dokonajmy krótkiego przeglądu podstaw etykiety komunikacji biznesowej. Znajomość zasad i norm zachowania, i oczywiście ich przestrzeganie, przynosi przyjemność i korzyści ich właścicielowi. Człowiek, jeśli jest dobrze wychowany, wszędzie będzie czuł się swobodnie, pokonując psychologiczne bariery komunikacyjne, bez poczucia kompleksu niższości, a także będzie miał możliwość poszerzenia kręgu swoich kontaktów.

Etykieta, która jest podstawą skutecznej komunikacji biznesowej, to zbiór zasad, konieczny dla uprzejmy sposób postępowania z ludźmi. W komunikacji oficjalnej zwraca się uwagę na odpowiedni wygląd, maniery, gesty, mowę, postawę, mimikę, ubiór i ton, a także na rolę społeczną, jaką dana osoba pełni oraz jej status społeczny i biznesowy. Takie wymagania stają się szczególnie ważne w przypadku uczestnictwa w wydarzeniu podlegającym ścisłym regulacjom, które wymagają przestrzegania ściśle określonych granic. Nieprzestrzeganie zasad etykiety w tym przypadku byłoby uznane za uwłaczające godności uczestników komunikacji, co spowodowałoby ich dezaprobatę.

Nawet przy gruntownej znajomości podstaw profesjonalnej komunikacji biznesowej nie zawsze da się uniknąć niektórych błędów. W końcu etykieta nie powinna być stosowana mechanicznie. W każdej konkretnej sytuacji podlegają one pewnym korektom. I to z profesjonalnym taktem. Tylko w ten sposób można uchronić pracownika przed popełnieniem błędów.

Zastanówmy się, jak powinien zachowywać się menedżer podczas rozmowy biznesowej. Witając uczestników spotkania biznesowego, należy grzecznie przywitać się z nimi, podając im rękę (nie ściskając jej zbyt mocno). Przed rozpoczęciem rozmowy należy zaproponować herbatę lub kawę. Ta tradycja nie pojawiła się dawno temu. Jednak obecnie jest ona praktykowana przez niemal wszystkich. Filiżanka aromatycznego napoju pozwoli pozbyć się napięcia i wprowadzić w pozytywny nastrój do rozmowy.

Znajomość podstaw etyki komunikacji biznesowej pozwoli uniknąć nieprzyjemnych sytuacji. Jeśli w procesie negocjacji dojdzie do przeoczenia, przeproś osoby zaangażowane za wszelkie niedogodności, jakie mogły powstać. Tylko wtedy można kontynuować rozmowę.

Etyka biznesowa nakazuje, aby podczas omawiania spraw biznesowych z partnerami, na wszystkie pytania dotyczące interesów odpowiadać. Jeśli z takich czy innych powodów nie jest możliwe zrobienie tego bezpośrednio podczas rozmowy, należy przeprosić i poprosić o czas do namysłu, podając konkretną datę.

Podczas negocjacji miej w ręku notes i długopis, aby zapisywać wszystkie ważne informacje. Głos nie powinien być podniesiony. Mówić jasno i zwięźle. Strój powinien być swobodny biznesowo.

Rodzaje komunikacji w biznesie

Podstawowym celem komunikacji biurowej jest zawsze osiągnięcie określonego celu.

W ten sposób można wykorzystać różne rodzaje komunikacji biznesowej do rozwiązywania problemów związanych z pracą. Należą do nich:

1. Korespondencja służbowa. Ten rodzaj oficjalnej komunikacji jest uważany za pozamerytoryczny. W przypadku jego zastosowania, wszystkie informacje przekazywane są przeciwnikowi na piśmie. W tym przypadku nie przewiduje się spotkania osobistego. Pomimo tego, że wiele osób zajmuje się korespondencją każdego dnia, komponowanie listów biznesowych jest dość skomplikowanym zadaniem, ponieważ muszą być one sporządzone z Należy pamiętać o wszystkich czynnikach niezbędnych do przeprowadzenia udanej rozmowy handlowej wymagania i odesłane w odpowiednim czasie. Przedstawiając informacje w takim liście, należy przestrzegać podstawowych norm psychologii i etyki komunikacji biznesowej. Ceniona jest konkretność i zwięzłość tekstu. Warto pamiętać, że taka korespondencja pozwala partnerom wyciągnąć pewne wnioski na temat siebie nawzajem.
2. Rozmowa handlowa. Jest to najczęstsza forma komunikacji oficjalnej. Kierownicy wszystkich firm są zobowiązani do prowadzenia rozmów z pracownikami. Takie rozmowy muszą mieć pozytywny wpływ na zespół i rozwój biznesu. Ten rodzaj komunikacji biznesowej pozwala na wyjaśnienie pewnych kwestii roboczych, co ułatwia realizację zadań stojących przed firmą.
3. Spotkanie biznesowe. Ten rodzaj komunikacji biurowej poprawia efektywność firmy. Spotkania są wykorzystywane do rozwiązywania pilnych spraw oraz do osiągnięcia najbardziej efektywnej interakcji między pracownikami lub partnerami. Czasami nie odbywają się spotkania z szefem i jego podwładnymi. Zbierają się, aby omówić aktualne sprawy, czasami tylko szefowie departamentów lub organizacji.
4. Wystąpienia publiczne. Ten rodzaj komunikacji biznesowej jest potrzebny do przekazywania informacji o charakterze prezentacyjnym lub informacyjnym. Mówcy mają również specjalne wymagania. Konieczne jest, aby rozumiał on temat swojej prezentacji. Tekst, który wypowiada, powinien być logiczny i jasny. Równie ważne pewność siebie.
5. Negocjacje biznesowe. Ten rodzaj komunikacji jest uważany za integralną część prowadzenia działalności gospodarczej. Negocjacje umożliwiają rozwiązywanie pojawiających się problemów, wyznaczanie celów i zadań, uwzględnianie opinii rozmówców i wyciągnąć właściwe wnioski. Są one zazwyczaj przeprowadzane pomiędzy szefami różnych przedsiębiorstw. Każdy z nich demonstruje swoje stanowisko podczas negocjacji biznesowych. Strony powinny dojść do wspólnego rozwiązania w celu zaspokojenia interesów wszystkich partnerów.

Społeczne podstawy komunikacji w biznesie

Komunikacja biznesowa, która odbywa się między ludźmi, jest pochodną ich działalności. Ujmuje treść i społeczne ukierunkowanie różnych rodzajów stosunków przemysłowych, znaczenie komunikacji dla życia społeczeństwa jako całości, a także dla poszczególnych grup społecznych i jednostek.

Komunikacja biznesowa między ludźmi to proces dość uniwersalny, a jednocześnie dość zróżnicowany. Pojawiał się we wszystkich rodzajach działalności i na wszystkich poziomach. Należy to uwzględnić przy opanowywaniu społecznych podstaw komunikacji biznesowej, których znajomość doprowadzi do głębszego zrozumienia warunków, w jakich będą przebiegać interakcje między partnerami.

Jedną z głównych cech takich komunikatów jest to, że wyrażają one duchowe cechy ludzi. Wszyscy partnerzy wchodzący w relację są podmiotami interpersonalnych stosunków gospodarczych. Są to osoby w różnym wieku, o różnych właściwościach moralnych, fizjologicznych, psychicznych i intelektualnych. Każda z nich ma swoje własne postawy wolicjonalne i emocjonalne, światopogląd, orientacje wartościujące, dyspozycje ideologiczne. Manifestacja którejkolwiek z tych właściwości pozwala nam ujawnić w pewnym stopniu świat duchowy partnera i jest elementem treści interpersonalnej interakcji duchowej.

Komunikacja między specjalistami

Zachowanie tolerancji wobec siebie nie jest łatwe. Niemniej jednak każdy z nas powinien mieć świadomość, że wszyscy ludzie są różni i konieczne jest postrzeganie drugiej osoby taką, jaką jest.

Wskazują na to również moralno-psychologiczne podstawy profesjonalnej komunikacji nauczyciela, który w kontakcie z uczniem powinien być przede wszystkim tolerancyjny. Istota takiej komunikacji sprowadza się do stosowania zasad, które stwarzają dzieciom optymalne warunki do wyrażania siebie i uczenia się kultury godności, eliminując czynnik lęku przed uzyskaniem złej odpowiedzi. Tolerancja w XXI wieku jest jednym ze sposobów tworzenia harmonijnych relacji, które ułatwiają człowiekowi integrację ze społeczeństwem.

Komunikacja pedagogiczna z uczniami powinna być przede wszystkim produktywna. Jego głównym celem jest duchowe wzbogacenie obu stron. czyli zarówno dla wychowawcy, jak i dla wychowanka. Ale uzyskanie pozytywnych wyników jest możliwe tylko wtedy, gdy nauczyciel okazuje szacunek:

• szacunek dla świata duchowego dziecka
• zainteresowanie tym, co uczeń uważa za wartościowe dla siebie;
• poszanowanie indywidualności ucznia ze wszystkimi cechami tkwiącymi w jego osobowości.

Komunikacja służbowa nauczyciela odbywa się według następujących zasad

• niestosowanie przemocy (danie uczniowi prawa do bycia tym, kim jest);
• Szacunek dla pracy dziecka w zakresie uczenia się;
• Szacunek dla łez i wpadek dziecka
• bezwarunkowa miłość do dziecka;
• szacunek dla tożsamości ucznia;
• kompromis;
• poleganie na pozytywnych cechach dziecka.

Opieka zdrowotna

Jako przykład komunikacji zawodowej rozważmy również podstawy komunikacji biznesowej w pracy rejestratorki medycznej. Osoba ta musi komunikować się z ludźmi, którzy proszą o pomoc. Dlatego tak ważne jest, aby ten fachowiec pracował jak najbardziej inteligentnie. Pamiętaj, że każde negocjacje to dialog. Gdy przechodzą na monolog (z jednej lub drugiej strony), nie jest możliwa żadna produktywna współpraca. A to wymaga od rejestratorki medycznej bycia dobrym słuchaczem, zadawania właściwych pytań we właściwym czasie. Nie powinni odsuwać rozmowy na boczny tor i pozwolą, aby temat będący przedmiotem dyskusji był jak najbardziej zrozumiały.

Aby zacząć skutecznie słuchać gościa, recepcjonista medyczny musi

1. Przestań gadać. Jednoczesne mówienie i słuchanie jest po prostu niemożliwe. Pomóż osobie, z którą rozmawiasz, otworzyć się, aby mogła poczuć się swobodnie.
2. Pokaż gościowi swoją gotowość do słuchania. Działaj z najwyższym zainteresowaniem. Słuchając, należy starać się zrozumieć osobę, a nie szukać powodów do sprzeciwu.
3. Wyeliminuj czynniki drażniące. Wymaga to zaprzestania stukania w biurko, przekładania papierów, nie rozpraszania się rozmowami telefonicznymi.
4. Wczuć się w sytuację rozmówcy i spróbować zrozumieć jego stanowisko.
5. Bądź cierpliwy. Nie ma potrzeby, aby próbować zaoszczędzić czas i przerywać osobie.
6. Powstrzymywanie własnych emocji. Jeśli osoba jest zdenerwowana, prawdopodobnie źle zinterpretuje to, co mówi.
7. Unikaj krytyki i kłótni. W przeciwnym razie mówca będzie w defensywie, co spowoduje, że zamilknie.
8. Zadawaj pytania. Pomagają one uspokoić gościa, ponieważ rozumie on, że jest słuchany. A pytania muszą być zadawane przez 30% czasu rozmowy.

Jak widzimy, charakter i treść komunikacji biznesowej w każdym obszarze działalności ma swoją specyfikę. Wszystkie one są badane przez specjalistów z dziedziny filozofii, etyki, socjologii i psychologii. To nie przypadek w programie nauczania dla studentów uczelni pojawiła się dyscyplina, która nazywa się - "Business Communication". Pozwala ona na rozważenie etycznych i psychologicznych - a ściślej mówiąc, organizacyjnych i moralnych - problemów komunikacji urzędowej. Dyscyplina ta posiada również własne podręczniki dot. Autorem jednego z nich jest A.С. Kovalchuk. Podstawy komunikacji biznesowej są w tym podręczniku wyjaśnione w bardzo przystępny sposób.

Książka ujawnia warunki i czynniki optymalnej pracy nad stworzeniem urzekającego wizerunku. Również w tej pracy, która nosi tytuł "Podstawy wizerunku i komunikacji biznesowej", autor rozważa możliwości wykorzystania wyników takich działań. Oprócz studentów uczelni wyższych taki podręcznik może zainteresować osoby, które szukają sposobu na wyrażenie siebie, a także osoby wykonujące zawody, których sukces zależy od realizacji zdolności twórczych.