Komunikacja horyzontalna: podstawowe pojęcia, rodzaje, metody zarządzania w organizacji

Komunikacja jest powszechnie określana jako najróżniejsze formy komunikacji. W odniesieniu do środowiska biznesowego zwyczajowo wyróżnia się komunikację pionową i poziomą. Każdy z nich ma swoje cechy charakterystyczne, cechy charakterystyczne interakcja między uczestnikami. W tym artykule zajmiemy się tym bardziej szczegółowo. Zwróćmy uwagę na główne różnice między tymi odmianami komunikacji.

Co to jest?

Rozważmy najpierw kluczowe pojęcie. Tak więc komunikacja to proces przekazywania informacji stosowany przez ludzi. Może ona przybierać kilka form:

• jednoznaczny. Dotyczy to wykorzystania mowy, tekstu lub grafiki, wizualizacji itp.
• Implicit. Komunikacja poprzez niewerbalne gesty, mimikę twarzy.

Poniżej przedstawiono główne sposoby komunikacji biznesowej:

• Spotkanie.
• Wideokonferencja.
• E-mail.
• Rozmowy telefoniczne.
• Przekazywanie notatek.
• Osobista rozmowa.
• Korzystanie z technologii internetowej (czaty, komunikatory).
• Dostarczanie sprawozdań.

Zwyczajowo wyróżnia się także następujące elementy komunikacyjne:

• Nadawcy. Są to osoby, które generują, kodują i przekazują dane innym w procesie.
• Wiadomości. Określona informacja, która została zakodowana przez nadawców.
• Kanały. Wyróżnia się tu media komunikacyjne, środowiska, w których można rozpowszechniać informacje.
• Odbiorca. Osoba, do której przesłano informacje. Element, który interpretuje informacje.

Grupy wewnętrzne i zewnętrzne

Komunikacja pionowa i pozioma w organizacji są z natury rzeczy podkategoriami.

Komunikacja biznesowa dzieli się ogólnie na zewnętrzne i wewnętrzne. Te ostatnie reprezentowane są przez komunikację wewnątrz firmy, pomiędzy różnymi pracownikami, działami, pionami, jednostkami firmy w szczególności. Komunikacja zewnętrzna to komunikacja z podmiotami zewnętrznymi. Mogą to być wykonawcy, dostawcy, klienci, usługodawcy, przedstawiciele rządu itp.

Komunikacja wewnętrzna dzieli się z kolei na komunikację poziomą i pionową oraz na sieci komunikacyjne. Pionowe dzielą się dalej na dwie kategorie

• Odwrócenie (zasada "bottom-up").
• Hierarchiczny (zasada "Top-down").

Cechy tych prezentowanych odmian zostaną szczegółowo omówione w niniejszym artykule.

Komunikacja horyzontalna

Co to znaczy? Komunikacja pozioma to wymiana informacji usługowych, biznesowych pomiędzy pracownikami mającymi tę samą, równą pozycję w firmie. Dotyczy to zarówno komunikacji między pracownikami tego samego warsztatu, pododdziału lub oddziału, jak i między pracownikami równorzędnych działów warsztatu lub oddziału.

Komunikacja pozioma to także komunikacja między przełożonymi, którzy mają ten sam zakres kompetencji, a także między pracownikami tej samej rangi, zajmującymi równorzędne stanowiska oraz posiadającymi te same uprawnienia i obowiązki.

Podstawowym celem komunikacji poziomej w organizacji jest tworzenie zdrowy, komfortowe środowisko pracy. To organizacja pełnowartościowej, owocnej komunikacji biznesowej. Prawidłowo zorganizowany system komunikacji poziomej umożliwia osiągnięcie pozytywnych efektów w pracy każdego członka zespołu.

Możliwe problemy

Ten rodzaj komunikacji biznesowej może być naznaczony pewnymi problemami. Oto główne z nich charakterystyczne dla komunikacji poziomej w zarządzaniu:

• Używanie żargonu zawodowego. Może nie zostać zrozumiany ponownie Pracownicy, pracownicy innego działu.
• Kłótnie o znaczenie swojego terenu, swojego rodzaj działalności.
• Ograniczenie komunikacji biznesowej do prozaicznych, osobistych dyskusji. Tworzenie plotek, rozmów kuluarowych, dyskusji, które odwracają uwagę od procesu pracy.
• Skuteczność komunikacji biznesowej mogą obniżać sympatie, osobiste animozje itp.

Rozwiązywanie problemów

Aby zapobiec problemom wewnętrznej komunikacji poziomej w firmie, menedżer powinien wykonać następujące czynności:

• Zwracanie się do podwładnych i współpracowników o komunikację w języku laika, rozszyfrowywanie terminów zawodowych.
• Regulowanie komunikacji między podwładnymi, neutralizowanie sporów i nieporozumień między nimi.
• organizowanie ogólnych spotkań, również nieformalnych, w celu umożliwienia pracownikom spotkań towarzyskich.

Typ pionowy

Komunikacja pozioma to komunikacja między pracownikami tej samej organizacji, komunikacja biznesowa między pracownikami tego samego działu lub miejsca pracy, którzy zajmują to samo stanowisko. Komunikacja pionowa w środowisku biznesowym to komunikacja między kierownictwem a podwładnymi. W jego skład wchodzą następujące formularze:

• Instrukcje.
• Zalecenia.
• Zamówienia.

Jest to przesyłane od przełożonego do podległego mu personelu. Pracownicy natomiast przekazują przełożonemu raporty, komunikaty, oświadczenia itp.

Komunikacja pionowa dzieli się na dwa rodzaje:

• Między działami, oddziałami i zakładami na różnych poziomach hierarchii w firmie.
• Bezpośrednio między podwładnymi a organem zarządzającym.

Komunikacja występuje w dwóch formach - zstępującej (hierarchicznej) i wstępującej (przeciwstawnej). Przedstawmy je konkretnie.

Grupa "Top-down"

To tutaj będzie następował przepływ informacji z wyższych poziomów w hierarchii do niższych. Czyli od przełożonego do podwładnych. W ramach tej grupy można wyróżnić następujące formy komunikacji biznesowej:

• Zamówienia i zlecenia. Może być uzupełniony o wyjaśnienia, jak osiągnąć cele, wprowadzić zadania w życie lub zastosować określone techniki i metodologie.
• Dokumenty oceniające wysiłki podwładnych.
• Wsparcie i kontrola.
• Motywowanie do pracy pracowników.

Hierarchiczne problemy podtypu

Problemy z odgórną komunikacją biznesową "Top-down" (komunikacja kierownika z podwładnymi) może obejmować następujące elementy:

• Nieporozumienia. Przełożeni i podwładni mogą mówić różnymi językami - zarówno w przenośni, jak i dosłownie. Nawet jeśli język komunikacji jest jednoznacznie rosyjski, różne poziomy zaawansowania pozostawiają miejsce na nieporozumienia. Na przykład, jeśli przełożony nadużywa profesjonalnego, technicznego słownictwa podczas komunikacji z pracownikami o niskich kwalifikacjach. Inny przykład: menedżer międzynarodowej firmy nie zawsze potrafi znaleźć wspólny język z pracownikami, którzy są przedstawicielami innej kultury narodowej. Oni, mimo że wiedzą język obcy, może nie rozumieć osobliwości wypowiedzi mówcy - tych samych skrótów, żargonu zawodowego, gry słów.
• Zakres informacji. Kierownicy nie zawsze wysyłają odpowiednią ilość informacji. W niektórych sytuacjach podwładny ma trudności z wykonaniem zadania z powodu braku niezbędnych informacji. A innym razem wykonawca cierpi z powodu konieczności uczenia się zbędnych, nieprzydatnych, nieistotnych informacji.

Grupa "Bottom-up"

Jest to informacja, która jest przesyłana od podwładnego do przełożonego. Wyróżnia się tu następujące formy:

• notatki.
• Raporty.
• Raporty dotyczące kamieni milowych wykonanej pracy.
• Zgłaszanie nieprzewidzianych problemów pojawiających się podczas wykonywania zadania roboczego.
• Propozycje z innowacyjnymi pomysłami, sposobami na usprawnienie produkcji, wprowadzenie nowych technologie i techniki działalności w przedsiębiorstwie.

Ta informacja zwrotna jest dla menedżerów tak samo ważna jak polecenia, które sami wydają. To właśnie od ich podwładnych pochodzą najbardziej aktualne informacje dot. Umożliwiają one ocenę nastrojów społecznych, wskazanie rosnącego niezadowolenia wśród pracowników.

Problemy podtypu odwrotnego

Informacje zwrotne pomiędzy realizatorami a personelem zarządzającym mogą być zakłócone przez następujące problemy:

• Podwładni rzadko wysyłają swoim przełożonym negatywne informacje zwrotne, nawet dotyczące dość poważnych aspektów. Powód jest prosty - strach przed zwolnieniem z pracy.
• Nierzadko nawet uwagi, sugestie wysyłane przez pracowników pozostają bez odpowiedzi. Może to być spowodowane tym, że kierownik jest zbyt zajęty lub nie ma szacunku dla swoich pracowników. Uważa, że nie jest ważne, aby zbadać ich komunikację. Pracownik reaguje przekonaniem, że informacja zwrotna jest bezużyteczna.
• Otrzymana krytyka może nie dotrzeć do miejsca przeznaczenia. Na przykład, gdy pracownik wysyła list do dyrektora generalnego, w którym skarży się na swoją linię zarządzania. Menedżer liniowy może zapobiec takiej informacji zwrotnej, ponieważ będzie ona miała dla niego negatywne konsekwencje.
• W większości przypadków pracownicy wolą konsultować się z kolegami niż z kierownikami w celu wyjaśnienia niejasnych kwestii lub uzyskania pomocy w rozwiązaniu problemów, które nagle się pojawiają. Powodem może być to, że nie spodziewają się uzyskać właściwej, wykwalifikowanej pomocy, obawiając się posądzenia o niekompetencję.
• Często również obecność terytorialnych, geograficznych przyczyn braku możliwości porozumienia się. Biura, w których przebywają podwładni i pracownicy nadzoru, mogą znajdować się w różnych częściach miejscowości, a nawet w różnych miastach, stanach.

Sposoby rozwiązywania problemów

Wszystkie powyższe problemy można rozwiązać w następujący sposób:

• Zidentyfikuj anonimowe konta pocztowe i e-mailowe, na które pracownicy mogą wysyłać skargi i sugestie incognito.
• Opracuj system nagradzania pracowników, którzy korzystają z informacji zwrotnych od kierownictwa.
• Stworzenie schematów komunikacji pomiędzy zwykłymi pracownikami a przełożonymi bez pośrednich barier w postaci bezpośredniego zarządzania przez pracownika.
• Prowadzenie rejestru wszystkich informacji zwrotnych otrzymywanych przez kierowników od podwładnych, z koniecznością składania sprawozdań z ich reakcji.