System organizacyjny: definicja, podstawowe funkcje, metody zarządzania, zadania i procesy rozwojowe

Gdy mowa o systemie organizacyjnym, odnosi się on do pewnej struktury, która składa się z odrębnych jednostek. Są one ze sobą powiązane na podstawie pewnych przesłanek. Mianowicie w zależności od celów stawianych przed działami i firmą oraz w zależności od pełnionych funkcji. Zakłada ona istnienie nadzorców (centrów), którzy mogą podejmować decyzje i są odpowiedzialni za działalność jednostek.

Informacje ogólne

Zagadnienia dotyczące projektowania i kształtowania systemów zarządzania organizacją są istotne nie tylko dla nowo powstałych przedsiębiorstw, ale także dla tych przedsiębiorstw, które już funkcjonują, ale mają działać w innym otoczeniu. Wymaga to zmiany składu i struktury obowiązków i zadań do wykonania. Pierwszym krokiem w tym przypadku jest analiza struktury formalnej. Skupi się to na składzie komórek organizacyjnych, liczbie zatrudnionych w nich pracowników, ich dopasowaniu do złożoności i struktury pracy oraz innych powiązanych aspektach.

Podczas analizy należy zbadać kolejno wszystkie istotne elementy przedsiębiorstwa. Obejmują one dostarczanie informacji i interfejsy, zaopatrzenie w zasoby i technologie, dopasowanie wymagań dotyczących siły roboczej, wymienność. Przy badaniu systemu zarządzania organizacją należy odpowiedzieć na dwa pytania:

1. Jak wiele z tego, co już istnieje, będzie wspierać lub utrudniać wybraną strategię?
2. Które poziomy powinny mieć przydzielone konkretne zadania?

Znajdowanie odpowiedzi

Istnieje sporo podejść do radzenia sobie z celami. Ponieważ rozważenie ich wszystkich jest dość problematyczne, uwagę poświęcimy tylko dwóm:

1. Konkretne zadania i cele osobiste wyznaczone dla kadry kierowniczej.
2. Krótka analiza organizacyjna.

Oba podejścia mają na celu odkrycie indywidualnego wkładu pracowników w misję przedsiębiorstwa. Ważne są również metody zarządzania systemami organizacyjnymi. Krótko mówiąc, należy działać z wykorzystaniem tych technik:

1. Metoda samoanalizy. Szczególną uwagę zwraca się na personel administracyjny i kierowniczy. Celem jest poprawa wydajność pracowników umysłowych. Główny nacisk położony jest na przyczynianie się do rozwiązań celów, realizacji strategii firmy i osiągania wyznaczonych celów. Jest to w zasadzie proces przechodzenia od dużego do małego. realizowana jest następująca sekwencja: cele biznesowe - strategia - cele - organizacja funkcjonalna. Dopiero potem stanowiska - pracownicy - ich obowiązki i motywacja.
2. Metoda analizy bottom-up. Opiera się już na indywidualnym pracowniku i jego sformułowanych celach i zadaniach. Metoda ta pozwala na powiązanie pracy poszczególnych pracowników z działalnością przedsiębiorstwa i realizowaną strategią prosperity. Choć często można narzekać, że teoretyczne stwierdzenia są dobrze przemyślane, to praktyczna realizacja pozostawia wiele do życzenia.

Więcej o samoanalizie

W wyniku zastosowania metody powstają skuteczne rekomendacje, których celem jest poprawa całej struktury organizacyjnej i wyników firmy poprzez redukcję dublujących się prac, zmniejszenie kosztów zarządzania, zarządzanie obciążeniem pracą kadry kierowniczej, wydzielenie funkcji wykonawców. Jaki jest efekt końcowy wykonanej pracy?? System zarządzania organizacją zbudowany z wykorzystaniem autorefleksji zapewnia orientację na takie zasady i spostrzeżenia:

1. Zarząd jest wynagradzany za prowadzenie rzeczywistego zarządzania. Dlatego większość czasu poświęca się na kierowanie, mierzenie, przygotowywanie i coaching. Pomaga w tym planowanie, wsparcie organizacyjne, planowanie finansowe, analizy sytuacji i podobne działania.
2. Kierownik powinien mieć pod swoim nadzorem wystarczającą liczbę osób, aby mieć ich pełną uwagę. Ale musi być wystarczająco dużo czasu dla wszystkich.
3. ograniczyć do minimum liczbę powiązań w organizacji.
4. Wykonawcy powinni być zaangażowani w ograniczoną liczbę dobrze zaprojektowanych zadań, których wykonanie będzie bezpośrednio przybliżać cele organizacji.
5. Jasne zrozumienie, czego chce kierownictwo, może zostać zniekształcone przez nieskuteczną komunikację. Całkiem wspólna sprawa - bardzo duża ilość linków. W związku z tym możliwość wprowadzania zmian, niezależnych rozwiązywanie problemów, szukanie innych możliwości.

Samoanaliza jest możliwa w każdej organizacji. Metoda ta składa się z sześciu etapów: przygotowanie, zbieranie danych, przetwarzanie informacji, analiza, raport, działania następcze. Wynikiem tego są pisemne zalecenia, które dotyczą kwestii poprawy struktura organizacyjna.

Metoda analizy bottom-up

Ustalenie osobistych celów i zadań określa dokładnie, co pracownik wnosi do procesu osiągania ustalonych wartości i parametrów. Zwraca się uwagę na:

1. Uwzględnienie właściwych warunków integracji procesu pracy każdego pracownika z celami, zadaniami i strategiami, które zapewniają adekwatność struktury organizacyjnej.
2. Umożliwienie wszystkim motywacji do osiągnięcia jak najlepszego wyniku.
3. Metoda analizy bottom-up pozwala również na ocenę poszczególnych prac.

Należy zauważyć, że podejście to może być wykorzystane nie tylko do analizy, ale także w rozwiązywaniu niektórych kluczowych problemów, które dotyczą zarządzania organizacją. Należą do nich:

1. Zdefiniowanie procesu osiągania celu poprzez dialog o jego wyznaczeniu i drodze do realizacji.
2. Skupienie pracowników na oczekiwaniach dotyczących wydajności.
3. Kształtowanie programu pracy poprzez określanie terminów realizacji określonych zadań.
4. Ułatwienie zarządzania systemem płac, możliwość stworzenia racjonalnych podstaw do nagradzania doskonałych wyników i osiągnięć w miejscu pracy.
5. Ocena, czy pracownik powinien awansować i czy ma dobre kwalifikacje.

Metoda ta jest więc bardzo dobrze uzupełniona przez organizacyjno-prawny system zarządzania, który standaryzuje podejście do jak największej liczby sytuacji.

O funkcjach

Podstawowe i najważniejsze to: organizowanie, planowanie, harmonogramowanie, koordynowanie, motywowanie, kontrolowanie i regulowanie. Znajduje to wyraz w strukturze, zasadach, kulturze, procesach. Zarządzanie systemem organizacyjnym polega na stosowaniu zespołu metod i technik, ich racjonalnego łączenia, ustalonych wzajemnych powiązań w celu kierowania elementami organizacji w sposób zgodny z jej celem czas i przestrzeń. Należy dążyć do stworzenia jak najbardziej sprzyjającego środowiska. W tym przypadku należy jasno określić funkcje zarządzania systemami organizacyjnymi, zastrzec je i wyznaczyć zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób zaangażowanych.

И To nie jest tylko słowa. Pamiętaj, że funkcje to wyspecjalizowane czynności menedżerskie, które rozwinęły się w wyniku podziału pracy. Każdy z nich może być realizowany w zbiorze zadań zarządczych. Należy również pamiętać, że funkcje są powtarzalne rodzaj działalności. Mogą być wykonywane przez jedną osobę, oddział lub ich grupę. Liczba i skład funkcji zależą od wielu czynników: skali, poziomu i struktury rozwoju produkcji, wielkości organizacji, powiązań firmy z innymi podobnymi obiektami, samodzielności, poziomu wyposażenia technicznego.

Specyfika obowiązków, które mają być wykonane

Funkcje zarządcze powinny zapewniać kierowanie i utrzymanie działalności firmy. Każda powinna mieć określony cel, powtarzalność, jednorodność treści. Funkcje muszą mieć również charakter obiektywny. Decyduje o tym konieczność samego procesu zarządzania w środowisku, w którym ludzie współpracują ze sobą. Funkcje są również podstawą do określenia wielkości i struktury zespołu zarządzającego. Powinna ona łączyć wszystkie względnie odrębne, ale zasadniczo nierozłączne struktury. W dużej mierze są one kształtowane przez cele systemu zarządzania organizacją.

Wykaz funkcji

Aby szerzej rozwinąć ten temat, przyjrzyjmy się temu, z czym masz do czynienia w praktyce:

1. Funkcja organizacyjna. Zajmuje się praktyczną realizacją planów i programów. Realizowane poprzez powołanie organizacji, kształtowanie jej struktury, przydzielanie pracy jednostkom i pracownikom oraz koordynowanie ich działań.
2. Funkcja motywacyjna. Specjalizuje się w identyfikacja potrzeb ludzi, a także poprzez wybór najbardziej efektywnego i odpowiedniego sposobu ich spełnienia. Wszystko po to, aby pracownicy byli jak najbardziej zmotywowani w procesie realizacji celów, które organizacja sobie wyznaczyła.
3. Kontrola. To jest konieczny dla Aby w porę wykryć błędy, zbliżające się niebezpieczeństwa, odchylenia od wymaganych standardów i stworzyć Podstawa ciągłe doskonalenie.

Funkcje dodatkowe

W organizacji, odpowiednie są:

1. Funkcje racjonowania. Należy je postrzegać jako proces generowania naukowo uzasadnionych wartości projektowych. Służy do oceny parametrów ilościowych i jakościowych.
2. Funkcja planowania. Konieczność ścisłego regulowania zachowań placówek w procesie realizacji celów i zadań stawianych przed pracownikami.
3. Funkcja koordynacyjna. Zapewnia organizację skoordynowanej i spójnej pracy przy wykonywaniu zaplanowanych zadań.
4. Funkcja regulacji. bezpośrednio pokrywa się z kontrolą i koordynacją. Jeżeli środowisko zewnętrzne/wewnętrzne powoduje odchylenia od wymaganych parametrów, należy skorygować sytuację tak, aby mieściła się w wymaganych granicach.

O celach

System organizacyjny jest przeznaczony do osiągnięcia określonego celu. Na przykład generowanie jak najwyższych przychodów. Albo 100 milionów rubli. Jakkolwiek by nie było, na drodze do osiągnięcia celu stoi szereg wyzwań, którym trzeba sprostać, a które umożliwią osiągnięcie. Należy zauważyć, że różnią się one skalą, konsekwencjami, znaczeniem, wpływem na przyszłość i złożonością realizacji.

Wyzwania związane z zarządzaniem systemami organizacyjnymi na najwyższym szczeblu są najważniejsze i najbardziej znaczące z punktu widzenia osiągania wyników. Przecież jeśli coś zostanie wykonane nieprawidłowo przez pracownika najniższego szczebla, to można to jeszcze względnie przeżyć. Zwłaszcza jeśli zostanie szybko zidentyfikowany i przerwany. Natomiast błędy popełniane przez samych menedżerów wyższego szczebla mają znacznie większą z niszczącymi konsekwencjami. Trudno jest też je zatrzymać i potrzebne jest wsparcie udziałowców/założycieli.

Ale istotny jest również proces identyfikacji. W naszym środowisku najwyższe kierownictwo nie jest rutynowo kontrolowane. Możesz dowiedzieć się, kiedy sprawy nie idą tak, jak powinny, sprawując kontrolę i trzymając rękę na pulsie wydarzeń lub zauważając anomalie w raportach, które menedżerowie składają właścicielom. Aby zadania mogły być skutecznie realizowane, należy zapewnić odpowiednią organizację struktura systemu procesy zarządzania, za które nie byłoby osoby nieodpowiedzialnej.

Na rozwój

Systemy organizacyjne nie stoją w miejscu jak kamienie. Zawsze jest jakiś ruch (niekoniecznie na lepsze). Ale gdy spojrzymy wstecz na tysiąclecia, to zarządzanie systemami organizacyjnymi i gospodarczymi jest coraz lepsze i ewoluuje. Czasami wpływ na to ma rozwój nowych metodologii i podejść. Postęp naukowy i technologiczny również może mieć wpływ. Na przykład, czym jest zarządzanie bez użycia technologie informacyjne? Nawet jeśli osoba jest samozatrudniona, komputer / smartfon pomaga prowadzić dokumentację, wysyłać dane do organów podatkowych, organów statystycznych i wielu innych struktur.

Ale czy można powiedzieć, że osiągnęliśmy już koronę rozwoju? Niestety, nie. Mimo że technologie i metodologie, które są już dostępne, jest zbyt wcześnie, aby się cieszyć. Wszakże ileż to różnych niesamowitych odkryć ciągle czeka ludzkość w przyszłości. Weźmy na przykład sztuczną inteligencję. Kiedy próbka tego rozwiązania zostanie opracowana z dobrym skutkiem, to co taki pracownik może zrobić bez snu, odpoczynku i wynagrodzenia po prostu zadziwi i wymusi adaptację do nowego środowiska.