Określanie wymagań wobec pracowników: koncepcja, metody planowania i sposób pokrycia

Jednym z najcenniejszych zasobów każdej firmy jest jej personel. Jest jednak dość drogi. Niezbędne jest zatem określenie liczby pracowników, gdzie możliwe jest osiągnięcie maksymalnego efektu ekonomicznego przy najniższych kosztach. Odbywa się to przy użyciu określonych technik i podejść. Określenie potrzeb kadrowych jest jednym z najważniejszych zadań kierownictwa. Sposób przeprowadzenia tego procesu zostanie opisany poniżej.

Rodzaje zapotrzebowania na siłę roboczą

Proces określania zapotrzebowania na pracowników jest systemem zintegrowanych działań. Jego celem jest osiągnięcie określonych celów wyznaczonych dla procesu produkcyjnego. Jest to dość skomplikowana procedura, ponieważ trzeba nie tylko określić liczbę pracowników, którzy będą wykonywać niezbędne zadania, ale także stworzyć najbardziej wydajny system produkcyjny. Dlatego też pracownicy dobierani są również pod kątem kwalifikacji, doświadczenia. W razie potrzeby przeprowadzane są szkolenia.

W organizacji planowanie musi obejmować kilka różnych obszarów rozwoju. Dzięki temu proces planowania zatrudnienia może być jak najbardziej efektywny.

Istnieją różne podejścia i metody określania zapotrzebowania na pracowników. Najczęściej dzieli się je na 2 główne rodzaje:

• Prospekt. Takie podejście nazywane jest również strategicznym. Jest to związane z przyszłością organizacji. W tym przypadku wymagania kadrowe są ustalane zgodnie z wybranym przez organizację kierunkiem działania. W dłuższej perspektywie bierze się pod uwagę nie tylko liczbę zasobów ludzkich, ale także poziom kwalifikacji pracowników.
• Sytuacyjne. Takie planowanie zapewnia, że produkcja ma niezbędne zasoby w krótkim okresie czasu. Chodzi o analizę rotacji i wakatów, zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich, urlopów długoterminowych, zwolnień itp.

Proces planowania jest prowadzony w sposób ciągły w różnych okresach. Przykładowo, taką procedurą może być:

• Krótkoterminowe - do 12 miesięcy.
• Średnioterminowe - od 1 do 5 lat.
• Długoterminowe - ponad 5 lat.

Doświadczeni menedżerowie realizują również jakościowe i ilościowe zapotrzebowanie na pracowników. W drugim przypadku możliwe jest ustalenie dokładnej liczby pracowników firmy. Podejście jakościowe określa zapotrzebowanie na pracowników o określonych kwalifikacjach.

Potrzeba ilościowa

Jakościowe i ilościowe wymagania dotyczące personelu są bardzo zróżnicowane. Planowanie odbywa się na obu torach. Na tej podstawie oblicza się średnią płacę, wydajność pracy, wskaźnik rotacji, współczynnik rotacji itp. W ujęciu ilościowym do obliczenia optymalnej liczby pracowników wybiera się metodę. Wartość ta jest ustalana w określonym czasie.

Ilościowe określenie potrzeb kadrowych odbywa się za pomocą kilku kluczowych wielkości:

• Liczba pracowników. Jest to liczba pracowników w spisie w danym dniu. Uwzględnia to liczbę odlotów i liczba pracowników, którzy przybyli w dniu analizy.
• liczba pracowników. Liczba pracowników na liście płac firmy, którzy mają pracować w tym dniu, aby móc wykonywać swoje obowiązki służbowe. W przypadku stwierdzenia różnicy między przeciętną liczbą pracowników a dostępną kadrą, jest to liczba dni wolnych od pracy z powodu urlopów, podróży służbowych i choroby.
• Średnia liczba pracowników. Wskaźnik ten służy do śledzenia liczby pracowników w danym okresie. Jest on wykorzystywany przy obliczaniu średnich wynagrodzeń, wydajności pracy, wskaźników rotacji, rotacji pracowników itp. д. Jeśli ma być obliczona średnia liczba pracowników na miesiąc lub okres, to liczba pracowników na dzień jest sumowana i dzielona przez liczbę dni. Pod uwagę brane są weekendy i święta. Jeżeli ma być ustalona średnia dla roku, to sumuje się średnią liczbę pracowników z każdego miesiąca. wynik jest dzielony przez 12.

W celu określenia dostarczonych danych liczbowych prowadzona jest ewidencja produkcji w zakresie list płac i rolek. jednocześnie źródłem informacji są zamówienia zatrudnianie i zwolnienia z zajmowanego stanowiska, przeniesienia, zastępstwa, czasowej nieobecności z ważnego powodu itp. д.

Aby obliczyć liczbę pracowników na dany dzień, stosuje się różne metody:

1. Metoda pracochłonna. Metoda ta zakłada wykorzystanie informacji o czasie pracy.
2. Metody obliczeniowe. Wykorzystanie danych dotyczących standardów usług, miejsc pracy, standardów zatrudnienia i możliwości zarządzania.
3. Metody stochastyczne. Pozwala na identyfikację cech liczbowych poprzez analizę korelacji lub regresji.
4. Metoda oceny eksperckiej. Obejmuje obliczenia proste lub rozszerzone (pojedyncze, wielokrotne).

Wskaźniki jakościowe

określenie jakościowych wymagań dotyczących personelu jest bardzo trudne. Podczas tego typu badań analityk musi określić nie tylko liczbę pracowników, ale także poziom profesjonalizmu i kwalifikacji pracowników, których organizacja potrzebuje.

Trudność polega na tym, że nie istnieje obecnie żaden wspólny system określający jakość pracy, potencjał pracowników. Istnieje tylko podstawowa lista cechy i atrybuty, które określają stopień kwalifikacji i umiejętności pracownika:

• Gospodarczy. Złożoność pracy wykonywanej przez pracownika, jego kwalifikacje, warunki pracy, staż pracy i przynależność sektorowa są określone.
• Osobowość. Umiejętności, dyscyplina, skuteczność, pracowitość, kreatywność i twórczość.
• Organizacyjne i techniczne. Wyposażenie techniczne pracy, jej atrakcyjność, poziom organizacja technologii produkcji, Racjonalizacja.
• Społeczno-kulturowy. Zaangażowany społecznie, zorientowany na pracę zespołową, kompetentny moralnie i kulturowo.

Określenie wymagań kadrowych organizacji w zakresie atrybutów jakościowych opiera się na następujących danych:

• Struktura organizacyjna.
• Podział pracowników według poziomu umiejętności zawodowych (określony w dokumentacji produkcyjnej i technicznej).
• Wymagania dotyczące stanowiska pracy.
• Poziom zatrudnienia w pododdziałach strukturalnych przedsiębiorstwa.
• Procesy organizacyjne i zarządzania.

Dla każdego atrybutu jakościowego określa się liczbę pracowników. Łączną liczbę pracowników potrzebnych do prawidłowego funkcjonowania organizacji określa się poprzez zsumowanie wyników dla każdego kryterium. W tym celu opracowuje się następujące dokumenty organizacyjne:

• Cele systemowe, na podstawie których budowana jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa.
• Ogólne struktura organizacyjna przedsiębiorstwa i jego pododdziałów.
• Tabela zatrudnienia.
• Opisy stanowisk pracy. Mają one również zastosowanie podczas obliczania zapotrzebowania na siłę roboczą dla funkcji podstawowych i kierowniczych.

Czynniki wpływające na zapotrzebowanie na zasoby ludzkie

Istnieją pewne czynniki, które wpływają na procesy planowania kadr i określania zapotrzebowania na pracowników.

Mogą one być bezpośrednie lub pośrednie, wewnętrzne lub zewnętrzne. Czynniki, które mają największy wpływ to:

• Uwarunkowania rynku pracy. Są one zdefiniowane przez kilka cech. Uwarunkowania obejmują demografię, bezrobocie, jakość edukacji, podaż i popyt na pracę w różnych sektorach, zaangażowanie służb zatrudnienia w procesy szkoleniowe.
• Innowacje technologiczne. Szybki postęp we współczesnym świecie upraszcza pracę człowieka, zmienia jej treść. Wymaga to terminowego przekwalifikowania wykwalifikowanego personelu.
• Zmiany w prawodawstwie. Czynnik ten jest trudny do przewidzenia. Odnosi się do przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zatrudnienia.
• Podejście konkurenta do rekrutacji. Organizacja musi stale monitorować i poznawać metody i podejścia konkurentów do zatrudniania pracowników. Na podstawie tych informacji wprowadza się korekty do własnej polityki personalnej organizacji.
• Cele przedsiębiorstwa. Mogą one być krótkoterminowe lub długoterminowe i podlegają wspólnej strategii.
• Finansowanie. Każda organizacja ma pewne możliwości finansowe. Na tej podstawie wybierana jest również polityka kadrowa organizacji.
• Wydajność pracowników. Jest to podstawa skutecznej realizacji planu marketingowego. Jeśli dział personalny firmy może przyjrzeć się obszarowi rozwoju, możliwościom pracowników, pozwala to na terminowe zamknięcie pojawiających się wakatów.

Etapy wykonywania prac

Istnieje kilka głównych etapów określania zapotrzebowania na pracowników. W realizacji takiego zadania często występują trzy główne procesy.

W pierwszym etapie firma przeprowadza analizę własnych zasobów. Ma to na celu określenie, czy podobne potrzeby mogą być w przyszłości zaspokojone we własnym zakresie. na stronie to jest ważne wskaźnikami są zyski, obroty firmy i jej wyniki finansowe. Powinien mieć wystarczające środki na opłacenie pracy pracowników.

Następnie, w drugim kroku, przeprowadzana jest analiza dotychczasowych potrzeb kadrowych. Wyciągnięto wniosek dotyczący możliwości i efektywności wykorzystania zasobów ludzkich. Analityk identyfikuje słabe punkty procesu. Sporządza się plan perspektywiczny, który pozwala na wyeliminowanie lub ograniczenie w jak największym stopniu negatywny wpływ ograniczenia.

Trzecim krokiem jest podjęcie decyzji o konkretnych działaniach, jakie należy podjąć w tym momencie w polityce kadrowej. Zależy to od sytuacji organizacji i uwzględnia ogólną uwzględniane są cele i zadania organizacji. Podejmowane są decyzje o zatrzymaniu i redukcji personelu. Po przeprowadzeniu analizy potrzeb kadrowych można podjąć kilka decyzji:

• Zmniejszenie liczby pracowników;
• outsourcing;
• Szkolenie i przekwalifikowanie personelu.

Wszystkie powyższe działania mogą być wykonywane jednocześnie. Zależy to od sytuacji w organizacji.

Metody określania potrzeb

Zapotrzebowanie na personel w przedsiębiorstwie określa się według następujących metod.

Istnieje kilka popularnych technik:

1. Fotografowanie dnia roboczego. Jest to skuteczna metoda, ale bardzo czasochłonna. Dla pracownika Zakres obowiązków jest określony. W trakcie ich wykonywania rejestruje się czas. Takie podejście pozwala na identyfikację zbędnych działań. W niektórych przypadkach podejmowana jest decyzja, czy dany pracownik jest wymagany do pracy w ogólnym procesie produkcyjnym, czy też wolne stanowisko jako takie. Może być konieczne połączenie dwóch jednostek pracowniczych w jedną, w przypadku niewielkiego obciążenia pracą.
2. Kalkulacja według standardów usług. Wydajność każdego pracownika jest określona na podstawie różnych norm i zasad. Znając dzienne tempo pracy, kierownicy mogą obliczyć zapotrzebowanie na personel w określonym czasie.
3. Oceny ekspertów. Jest to jedna z najbardziej popularnych metod. Znajduje zastosowanie w różnych firmach. Ocena kierownika ma kluczowe znaczenie przy określaniu potrzeb kadrowych. Ale w w tym przypadku kierownicy powinny charakteryzować się wysokim poziomem wyszkolenia i profesjonalizmu. Ważne jest, aby mieć jasne zrozumienie, jak branża będzie się rozwijać w przyszłości.
4. Ekstrapolacja. Prognozy na dłuższy okres są sporządzane na podstawie bieżących danych. Uwzględnia on możliwe zmiany. Może to być wzrost cen, planowane działania rządu w sektorze, przyszłe zmiany w sektorze itp. д. Podejście to ma zastosowanie, gdy warunki wewnętrzne i zewnętrzne organizacji są stabilne. W naszym kraju może być stosowany tylko do planowania krótkoterminowego.
5. Budowa modelu komputerowego. Menedżerowie przekazują informacje, które są podstawą komputerowej prognozy zatrudnienia w danym horyzoncie czasowym. Jest to stosunkowo nowa metoda, więc nie zdążyła się jeszcze upowszechnić. Wymaga znacznych nakładów finansowych, a także zaangażowania odpowiednich specjalistów. Ta metodologia jest bardziej odpowiednia dla dużych przedsiębiorstw.

Wzory obliczeniowe

Dlatego też kalkulacje wzrostu produkcji przeprowadzane są w działach planowania przedsiębiorstw.

Przed wyborem formuły należy ustalić, do czego firma bardziej skłania się w swojej polityce kadrowej:

• Zwiększona produkcja, która wymaga dodatkowego personelu.
• Do zmniejszenia wielkości produkcji, co prowadzi do zwolnienia siły roboczej.
• Nie przewiduje się zmiany wielkości produkcji. Potrzeby kadrowe są określane przez naturalny przepływ pracowników w przypadku zwolnień, urlopów macierzyńskich, emerytur itp. д.

Dlatego wzrost produkcji jest obliczany i uzasadniany w działach planowania przedsiębiorstw. Aby zwiększyć do wzrostu wydajności pracy wszystkie czynniki są brane pod uwagę. Wzór na obliczenie liczby wykorzystywanych pracowników jest następujący

Ppcn = Pbp* PI + RPI,

gdzie Ppn oznacza średnią planowaną liczbę pracowników w okresie planowanym, Pbp - liczbę pracowników w okresie poprzednim (referencyjnym), I - wskaźnik zmiany wielkości produkcji w przyszłości, OI - całkowitą zmianę liczby pracowników w okresie referencyjnym.

Średnia liczba pracowników

Zapotrzebowanie na personel można obliczyć za pomocą innego wzoru. Przeciętną liczbę pracowników można ustalić w następujący sposób:

Qcf = Qcf * Qcf,

gdzie Qss to liczba pracowników średnio zatrudnionych, Qd to liczba pracowników, którzy konieczny dla liczba pracowników wykonujących zadanie w ciągu jednej zmiany, Qss - stosunek przeciętnej liczby pracowników.

Sposoby pokrycia zapotrzebowania

Po określeniu zapotrzebowania na siłę roboczą, zostaną nakreślone środki na jego pokrycie:

• Zewnętrzna. W tym przypadku zwraca się uwagę na absolwentów specjalistycznych placówek edukacyjnych, ośrodków przekwalifikowania kadr, a także na oferty agencji zatrudnienia i otwartego rynku pracy.
• Wewnętrzna. Pracownicy są przekwalifikowani i podnoszą swoje kwalifikacje. W tym celu podejmuje się następujące działania szkolenie utrwalające dla możliwości rozwoju kariery. Takie podejście zmniejsza rotację pracowników.

Liczba personelu pomocniczego

Określenie zapotrzebowania na personel typu pomocniczego odbywa się również za pomocą prostego wzoru:

HRcfr = Crm * RS * Kss,

gdzie Npcr jest liczbą pracowników na liście płac, Krm jest liczbą pracowników miejsca dla pracowników pomocniczych, RS - liczba zmian roboczych w ciągu jednego dnia.