Relacje poziome: koncepcja, struktura zarządzania, typ komunikacji i interakcja

Jednym z nowoczesnych trendów w zarządzaniu jest organizacja zarządzania oparta na powiązaniach poziomych. Struktura ta charakteryzuje się mniejszą ilością decyzji podejmowanych na górze i większą władzą nad młodszymi pracownikami. Efektem jest większa zdolność reagowania na nowe problemy i sytuacje. System ten ma jednak pewne niedociągnięcia. Trudno jest zatrudnić proaktywnych pracowników, którzy potrafią samodzielnie wyznaczać i rozwiązywać zadania.

Pojęcie ogólne

W każdej organizacji pracownicy i jednostki powinni koordynować swoje działania. Interakcja między nimi a zarządzaniem określa zestaw stabilnych relacji, które zapewniają spójny mechanizm, koordynujący role i funkcje. Połączenie jednostek na tym samym poziomie hierarchicznym stanowi poziom zarządzania.

Główne rodzaje powiązań są następujące:

• Horyzontalne relacje w zarządzaniu. To pojęcie Opisuje on relacje między pododdziałami lub członkami przedsiębiorstwa, które znajdują się na tym samym poziomie zarządzania.
• Powiązania pionowe. Łączą one poszczególne poziomy hierarchii i tworzą podział władzy. Ich głównym celem jest przekazywanie informacji dyspozycyjnych (top-down) i sprawozdawczych (bottom-up). Ten typ relacji jest charakterystyczny dla dużych organizacji. Przykładem wersji wyidealizowanej jest system zarządzania państwem w okresie sowieckim, oparty na federalizmie i unitarności.

Poziome i pionowe relacje zarządcze współdziałają w jednolitym środowisku korporacyjnym. Te pierwsze wzmacniają te drugie i pomagają organizacji jako całości stać się bardziej odporną w obliczu zewnętrzne i wewnętrzne zmiany. Cele powiązań pionowych to usystematyzowanie różnych form powiązań poziomych, przekazywanie informacji dyspozycyjnych i sprawozdawczych, zapewnienie stabilności.

połączenia funkcjonalne i liniowe

Relacje pionowe i poziome w organizacji mogą mieć charakter liniowy i funkcjonalny. Pierwszy typ charakteryzuje się tym, że kierownik jednostki lub organizacji bezpośrednio zarządza podwładnymi (hierarchia pionowa). Zalety liniowego schematu zarządzania są następujące:

• Jasność i prostota w wyznaczaniu zadań i kontroli ich wykonania;
• szybkie podejmowanie decyzji;
• praca zespołowa pracowników.

Do wad należą:

• przeciążenie menedżerskie i informacyjne;
• konieczność posiadania wysokich kwalifikacji przez menedżera
• Brak elastyczności zarządzania w zmieniających się warunkach zewnętrznych.

Przy funkcjonalnych powiązaniach pionowych i poziomych w organizacji decyzje zarządcze podejmowane są na poziomie doradczym. Najprostszym schematem odzwierciedlającym ten typ zarządzania jest podział dwustopniowy. Może być stosowany tylko w małych przedsiębiorstwach. Każdy poddział strukturalny (marketing, inżynieria, produkcja, finanse i księgowość, zarządzanie personelem) ma swój własny zestaw zadań i funkcji, a jego specjaliści odpowiadają za wąską część pracy.

Zarządzanie liniowo-funkcjonalne

Istnieje również kombinowany schemat zarządzania liniowego/funkcjonalnego, który łączy cechy relacji liniowych i funkcjonalnych. Informacje i decyzje z działów są przekazywane zarówno przez kierowników liniowych, jak i na poziomie poszczególnych wykonawców i usług. Jego zasługą jest:

• stymulowanie rozwoju zawodowego w ramach struktury zarządzania;
• wysoki poziom kompetencji menedżerów funkcjonalnych ze względu na ich specjalizację
• poprawa spójności pracy w zakresie zarządzania personelem, zasobami, jakością, produkcją i innymi obszarami;
• zmniejszenie liczby powtarzających się funkcji wśród kadry kierowniczej różnych pionów.

Do wad tego programu należy zaliczyć:

• Brak poziomej komunikacji jakości pomiędzy jednostkami organizacyjnymi;
• ryzyko rozbieżności interesów i celów pomiędzy jednostkami
• konieczność wprowadzenia dodatkowego średniego szczebla kierowniczego;
• Mała elastyczność w interakcjach między pracownikami aparatu kierowniczego ze względu na formalne procedury i zasady;
• Niskie zainteresowanie innowacjami.

Zastosowanie takiego systemu jest racjonalne w przypadku małych i organizacje średniej wielkości.

system zarządzania oddziałami

Duże firmy coraz częściej stosują podejście dywizjonalne - struktura zarządzania oparta na produkcie, w którym Każdy dział produkuje towary lub usługi zorientowane na różne rynki. W ramach każdego działu istnieją służby funkcjonalne i współpraca horyzontalna.

Zarządzanie strukturami dywizjonalnymi odbywa się za pomocą dodatkowych poziomów pośrednich. Wzrost hierarchii pionowej z z jednej strony Pomaga kierownictwu firmy skupić się na działaniach strategicznych, z drugiej strony pomaga ustalić wspólne cele w zestawieniu z celami poszczególnych działów. Jeśli zasoby materialne, finansowe, zasoby pracy są im przydzielane centralnie, może dojść do konfliktu interesów.

Główne cechy

Dostosowanie poziome to sposób na produktywne współdziałanie struktur przedsiębiorstwa w celu rozwiązywania problemów między nimi. Pomagają rozwijać autonomię i inicjatywę pracowników. Jednak nie wszyscy ludzie są przygotowani do korzystania z tych atrybutów, dlatego też istnieje szczególny problem z rekrutacją pracowników do realizacji takiego systemu zarządzania.

Powiązania poziome w organizacji odzwierciedlają poziom specjalizacji pracowników i mają na celu zróżnicowanie funkcji. Im więcej zadań wymagających specjalistycznej wiedzy i umiejętności, tym bardziej złożona staje się sieć.

Przy opisie tej struktury zarządzania obowiązują również następujące pojęcia:

• Zakres kontroli - liczba podwładnych, którzy muszą podlegać temu samemu przełożonemu.
• Funkcjonalizacja - interakcja między menedżerami najwyższego, średniego i niższego szczebla.
• Geograficzny podział pracy. Jeśli organizacja posiada oddziały regionalne, to struktury pionowe i poziome stają się znacznie bardziej złożone. Trudno jest również koordynować i monitorować działania.

Powiązania poziome stanowią swoisty zasób motywacyjny. Nie jest możliwe zapewnienie pionowego rozwoju kariery dla wszystkich pracowników w organizacji. Celem komunikacji poziomej w Nowoczesny system zarządzanie ma na celu skłonienie pracownika do wykonywania większej ilości obowiązków w ramach jednostki oraz do wykonywania ich na wyższym poziomie. W rezultacie może on awansować na kolejny szczebel w hierarchii.

Sieci poziome różnią się tym, że nie można ich precyzyjnie sformalizować, tzn. nie da się opisać zasad relacji, podziału funkcji i ról, ponieważ powstają między jednostkami i pracownikami, którzy nie są bezpośrednio podporządkowani. W większości przypadków do tworzenia takich połączeń wykorzystywane są nieformalne procesy, które poprawiają działanie całej, formalnie skonstruowanej struktury.

Podstawowe formy

Najczęstszymi formami realizacji powiązań poziomych w strukturze zarządzania organizacją są:

• bezpośrednie kontakty między kierownikami jednostek;
• Przejście pracowników w poziomie;
• tworzenie tymczasowych zespołów do rozwiązania konkretnego problemu lub realizacji projektu
• tworzenie stałych zespołów zajmujących się powtarzającymi się problemami;
• Tworzenie dodatkowych struktur integrujących i zarządzających procesami horyzontalnymi;
• Wprowadzenie podwójnej odpowiedzialności w funkcjonalnej strukturze zarządzania. Kierownik projektu współpracuje ze specjalistami, którzy nie podlegają bezpośrednio jemu. Odpowiedzialność rozciąga się na punkty krytyczne, które muszą być zrealizowane zgodnie z określonym programem.

Bezpośredni kontakt z kierownikiem

Przykładem bezpośredniego kontaktu kierowniczego może być. Dział blankietów przekroczył swój plan. Inny dział, dział montażu, nie jest obecnie w stanie poradzić sobie z taką ilością detali ze względu na duże obciążenie pracą. Dzięki bezpośredniemu kontaktowi obaj kierownicy mogą rozwiązać problem bez udziału kierownika zakładu (uzupełnienie zapasów w hali produkcyjnej detali lub magazynie pośrednim).

Ta forma komunikacji poziomej w strukturze zarządzania organizacją jest najprostsza i najmniej kosztowna. Takie podejście pozwala kierownictwu wyższego szczebla skupić się na bardziej złożonych, strategicznych kwestiach. Mogą jednak wystąpić przypadki, w których decyzja obu menedżerów może nie leżeć we wspólnym interesie firmy. Na przykład w rozważanej powyżej sytuacji jest to zaburzenie rytmu produkcji. Dlatego ważne jest, aby ustanowić jasną komunikację.

Przejścia pracowników

Poziomy transfer pracowników między jednostkami jest formą bardziej "egzotyczną" niż ta opisana powyżej. Schemat ten jest zwykle realizowany w ramach podnoszenie kwalifikacji pracownicy.

Takie przejścia nie tylko dostarczają doświadczenia zawodowego oraz nowej wiedzy i umiejętności, ale także sprzyjają nieformalnej komunikacji między pracownikami, co przyczynia się do Wzmocnienie powiązań poziomych w organizacji. Pojawiające się problemy częściej rozwiązywane są ustnie niż poprzez pisemne formy komunikacji (notatki i inne rodzaje pism służbowych). Zaleca się, aby takie przejścia odbywały się częściej, ponieważ otrzymany informacje otrzymywane przez pracowników z czasem stają się nieaktualne.

pracowników, informacje w końcu stają się nieaktualne

Grupy zadaniowe tworzone są zawsze wtedy, gdy wymagana jest komunikacja pozioma struktura organizacyjna między dużą liczbą jednostek. W tym przypadku kontakt bezpośredni jest prawie nie do zastosowania. Takie problemy wymagają zwykle rozwiązania na wyższym poziomie i zintegrowania wysiłków specjalistów z różnych działów, a nawet wydziałów.

Forma uczestnictwa w zespole zadaniowym może być różna - od pełnego etatu, poprzez część etatu, aż po pracę wyłącznie doradczą. Po zakończeniu pracy zespołu zadaniowego i rozwiązaniu grupy, uczestnicy wracają do swoich poprzednich obowiązków zawodowych. W celu skoordynowania ich pracy opracowywany jest harmonogram i plan pracy.

zespoły stałe

Jeśli poprzednie formy współdziałania nie są skuteczne, tworzy się stałe zespoły, które zajmują się często pojawiającymi się problemami. Można je omawiać w różnych odstępach czasu - codziennie lub raz w tygodniu.

Zespoły mogą być organizowane na różnych poziomach zarządzania. Członkami mogą być starsi specjaliści lub kierownicy działów. Im większa heterogeniczność zadań, tym większy autorytet zespołu i więcej szczebli zarządzania w nim uczestniczących. Stała struktura zespołu może mieć sformalizowany opis w projekcie.

Warunki skuteczności grup i powiązań

W zarządzaniu organizacyjnym wyróżnia się następujące warunki efektywności zespołów tymczasowych i stałych:

• Motywacja pracowników. Zadania przydzielone zespołowi są zwykle postrzegane przez pracowników jako dodatkowe obciążenie pracą. Dlatego też konieczne jest albo zwolnienie ich z dotychczasowych funkcji, albo opracowanie systemu motywacyjnego. Z doświadczenia wynika, że częściowe zniesienie rutynowych obowiązków przynosi większe efekty, ponieważ nie powoduje utraty kontaktu z jednostką, w której pracownik pracuje.
• Określenie kierowników liniowych, którzy powinni być odpowiedzialni za rozwiązywanie problemów.
• wsparcie informacyjne. W realizację zadań powinny być zaangażowane wszystkie zainteresowane jednostki.
• Upoważnienie członków zespołu, aby inni mogli się zaangażować.
• Dobór członków zespołu według statusu hierarchicznego w zarządzaniu organizacją. Jeśli istnieje między nimi bariera wynikająca z dużych różnic w stanowiskach pracy, zespół nie będzie działał efektywnie.
• Połączenie relacji poziomych i pionowych. Procesy poziome są najczęściej wykorzystywane do spraw bieżących, natomiast procesy pionowe do spraw strategicznych.
• Doświadczenie w rozwiązywaniu spraw konfliktowych. Na stronie podejmowanie decyzji W zespole często zdarzają się sytuacje, w których dochodzi do kolizji interesów różnych jednostek. W takim przypadku powinna nastąpić produktywna wymiana informacji w celu uzyskania alternatywy.