Macierzowa struktura zarządzania: schemat, podstawowe zasady, efektywność

Struktura organizacyjna to model relacji między stanowiskami i ludźmi w danej organizacji.

Struktura organizacyjna to zbiór różnych zależności (np. funkcjonalnych, hierarchicznych) pomiędzy poszczególnymi elementami (takimi jak stanowiska organizacyjne, komórki, jednostki) organizacji, które umożliwiają zarządzanie nią. Istotą OS jest właściwe powiązanie celów i zadań z ludźmi oraz sposób oddziaływania na nich w procesach pracy, czyli tworzenie określonych części organizacji, a następnie łączenie ich w całość w celu efektywniejszego zarządzania nimi.

Struktura macierzowa jest jedną z najbardziej pożądanych struktur dla złożonych organizacji, które charakteryzują się ukierunkowaniem na projekty.

Struktura macierzowa charakteryzuje się odejściem od tradycyjnego założenia, że formalna struktura organizacyjna Jako całość powinna stanowić stały i niezmienny system. W tej strukturze udało się połączyć pozytywne cechy struktur typu staff-line z właściwościami struktury.

Koncepcja

Macierzowa forma organizacji zarządzania odnosi się do jednej z form struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa, które są dość rozpowszechnione we współczesnych warunkach. Opiera się ona na dwóch nakładających się na siebie kryteriach. Podziały funkcjonalne stanowią podstawę matrycy. Po ich zidentyfikowaniu wybierane są zestawy grup i mapowane. W zależności od profilu działalności firmy, głównym kryterium rozróżnienia pomiędzy wyżej wymienionymi grupami jest dział produkcyjny lub tymczasowy zajmujący się konkretnym zadaniem.

Ten typ struktury związany jest z matematycznym pojęciem macierzy, czyli prostokątnej tablicy liczb rzeczywistych charakteryzującej się łączeniem kolumn i wierszy.

W strukturze macierzowej kolumny są odpowiednikiem stojących funkcji rekurencyjnych. Każdy element matrycy ma 2 punkty centralne podejmowanie decyzji - menedżer funkcji i menedżer zadań. Jego zaletą jest elastyczność i otwartość na zmiany w otoczeniu, większa odpowiedzialność menedżera za projekt, lepszy przepływ informacji, możliwość zwiększenia kreatywności pracowników.

Ten typ struktury organizacyjnej został wprowadzony w latach sześćdziesiątych w przemyśle lotniczym. NASA przejęła inicjatywę w stosowaniu tej struktury. Tablica jest często zbudowana wokół problemu lub projektu, w który zaangażowana jest organizacja. Zazwyczaj są one rozpoznawane w rzędach macierzy. Kolumny macierzy są analogami stałych, powtarzających się funkcji.

Możliwości zastosowania

Struktura macierzowa jest stosowana w przypadku konieczności realizacji pewnych specyficznych działań, które wymagają przypisania zespołów projektowych w systemie zarządzania przedsiębiorstwem. Członkami tych zespołów są pracownicy stałych komórek organizacyjnych struktury.

Przydzielenie pracowników może nastąpić w następujących przypadkach:

• całkowite odłączenie od głównej komórki (działu) na czas realizacji zadania (projektu) firmy i całkowite podporządkowanie kierownikowi wyznaczonego zespołu projektowego (mówimy o tzw. zespołach projektowych);
• podwójne raportowanie do pracowników: zarówno do szefa komórki głównej, jak i do kierownika zespołu (rozwiązanie to odpowiada typowym strukturom macierzowym).

Każdy pracownik, będący jednym z elementów struktury macierzowej, jest członkiem zespołu projektowego, podobnie jak dział funkcjonalny. Efektem tej dwupartyjnej przynależności jest fakt, że jest kilku menedżerów. Macierzowa struktura organizacyjna jest przedsięwzięciem dość złożonym. Nie każda firma może go skutecznie wdrożyć. Zastosowanie tej struktury może prowadzić do wielu zjawisk oba pozytywne, i negatywne w organizacji.

Zalety

Wśród pozytywnych cech zastosowania struktury macierzowej wymienia się m.in

• Umożliwienie pracy interdyscyplinarnej;
• Wspieranie umiejętności współpracy;
• elastyczność;
• sprzyjanie wysokiej identyfikacji pracowników z celami;
• ustanowienie autonomicznych mechanizmów zarządzania i koordynacji;
• sprzyjanie zjawisku synergii;
• wyzwolenie potencjału twórczego pracowników;
• możliwość kompleksowego skupienia się na szczegółowym problemie;
• większą otwartość i elastyczność w dostosowywaniu się do zmian w otoczeniu;
• zwiększenie odpowiedzialności kierownika koordynującego za przedsięwzięcie poprzez rozszerzenie jego kompetencji na cały cykl realizacji projektu;
• poprawa przepływu informacji.

Wady

Niektóre z negatywnych cech stosowania struktury macierzowej obejmują:

• wysokie koszty zarządzania;
• potencjał anarchii;
• zwiększa czas potrzebny na wykonanie zadań;
• Naruszenie zasady jedności dowodzenia i możliwość sporów kompetencyjnych między kierownikami funkcyjnymi a koordynatorami projektów
• brak zrozumienia i zaufania między szefami funkcji a kierownikami projektów;
• stawia dość wysokie wymagania kierownikom i podwładnym, powodując trudności w obsadzaniu zespołów roboczych;
• niepewność i zagrożenie towarzyszące liderowi zespołu i uczestnikom mechanizmu zarządzania projektem;
• przeciążanie kierowników projektów ciągłymi problemami z koordynacją.

Cechy struktury

Struktura macierzowa jest rekomendowana jako nowoczesna ze względu na łatwość, z jaką organizacja działająca w systemie macierzowym jest w stanie reagować na zmieniające się otoczenie środowiska. Ten typ struktury zbudowany jest na zasadzie dwuwymiarowego grupowania: kolumny są odpowiednikiem stale powtarzających się funkcji, a wiersze reprezentują nietypowe, okresowo zmieniające się zadania, produkty, projekty.

Jeśli organizacja realizuje jednocześnie kilka pojedynczych zadań (projektów), zespoły je realizujące działają niejako "w poprzek" tradycyjnej struktury "linii pracowniczej", tworząc matrycę zadań i funkcji.

Każdy element matrycy - stanowisko lub komórka organizacyjna - posiada dwa ośrodki decyzyjne: kierownika funkcji i kierownika zadania (projektu). Oba systemy pokrywają się, ponieważ stary podział na funkcje i nowy podział na projekty. Powoduje to horyzontalny transfer informacji i koordynację pracy, natomiast odciążenie zwykle przeciąża kanały pionowe (hierarchiczny podział według funkcji).

W strukturze macierzowej wykorzystującej dwie nakładające się na siebie zasady grupowania występują takie cechy strukturalne zarządzania przedsiębiorstwem, jak:

• wysoki stopień specjalizacji typu zawodowego;
• głęboka decentralizacja;
• Niski stopień formalizacji.

Struktura macierzowa w praktyce

Znany na całym świecie amerykański producent samochodów Ford zastosował podejście tablicowe, aby stworzyć jeden z najbardziej popularne modele, a mianowicie Ford Focus. Utworzona w tym celu grupa nosiła nazwę "Zespół koncentrujący się", w tym inżynierów, projektantów, specjalistów od marketingu i produkcji. organizacją pracy kierownika zajmowali się specjaliści z innych obszarów przedsiębiorstwa. Dzięki wdrożeniu tej struktury i zgromadzeniu wiedzy fachowej, projekt nowego modelu zakończył się sukcesem co najmniej rok wcześniej, niż może być zostałaby osiągnięta przy zastosowaniu poprzedniego podejścia przedsiębiorstwa.

Struktura macierzowa stosowana jest również w następujących firmach: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid, Manhattan Bank. Jednak struktura macierzowa, mimo wszystkich wysiłków związanych z jej wprowadzeniem i próbą wdrożenia, nie znalazła zastosowania w takich firmach jak Philips czy Citibank. Powyższa sytuacja sugeruje, że struktura macierzowa nie jest strukturą uniwersalną, którą można wdrożyć w każdym przedsiębiorstwie.

Przykład struktury macierzowej

Poniższy schemat przedstawia przykład macierzowej struktury zarządzania oraz diagram powiązań w jej obrębie.

Jak wynika z rysunku, w strukturze występuje zarówno podział funkcjonalny, jak i projektowy relacji sprawozdawczych.

Szef firmy ma w tej strukturze kilku zastępców. Dyrektorzy Marketingu, R&D, Produkcji, Ekonomii i Finansów, Działu Technicznego. Lista ta może się różnić w zależności od firmy. Każdy z tych zastępców jest odpowiedzialny za. dyrektorzy mają swoje obowiązki funkcjonalne zgodnie z ich profilem.

Możesz zobaczyć pracowników funkcyjnych raportujących do każdego z nich. Jeśli weźmiemy dział zasobów ludzkich, to zastępca kierownika ds. zasobów ludzkich podlegałby. Jeśli weźmiemy pod uwagę zastępcę ds. marketingu, to w firmie będzie podlegał specjalista ds. marketingu itd. д.

Kierownik działu kadr wykonuje swoje obowiązki służbowe w obszarze HR, ale ma też innego kierownika projektu (nie tylko funkcjonalnego). Pracownik podlega również i wykonuje polecenia swojego kierownika projektu, do którego pracownik jest przypisany. Ujawnia to istotę podwójnych linii raportowania.

Podobnie można potraktować przykład specjalisty ds. zamówień publicznych. С z jednej strony, w ramach struktury organizacyjnej podlega swojemu kierownikowi ds. zaopatrzenia; z drugiej strony w ramach funkcji zaopatrzenia podlega kierownikowi projektu.

Kiedy warto zastosować strukturę macierzową??

Macierzowa struktura zarządzania i schemat jej zastosowania są możliwe w następujących sytuacjach:

• Gdy otoczenie zewnętrzne firmy wywiera na nią dużą presję, np. gdy na rynku jest duża konkurencja. Dzięki kompleksowym działaniom wszystkich komórek struktury tablicowej można szybko i skutecznie przyciągnąć uwagę klientów.
• Kiedy w przedsiębiorstwie jest niezliczona ilość danych i informacji do przetworzenia. Zastosowanie tej struktury znacznie ułatwia podział obowiązków i koordynacja zadań z tym związanych.
• W przypadku organizacji o ograniczonych zasobach, struktura macierzowa okazuje się być rozwiązaniem ratującym życie. Dzięki wykorzystaniu ograniczonych zasobów, np. specjalistów ds. produkcji, można wykorzystać nie tylko dział produkujący produkt A, ale także dział produkujący produkt B.

Pomimo trudności związanych z tworzeniem aktywnej struktury macierzowej, sprawdza się ona w przedsiębiorstwach i często przyczynia się do sukcesu i przyspieszenia realizacji projektów.

podstawowe zasady formacji

W macierzowej strukturze zarządzania i jej konstrukcji wyróżnia się dwie odrębne części: część stałą i część zmienną. Część stałą stanowią komórki organizacyjne właściwe dla struktury pracowniczej (administracja ogólna), natomiast część zmienną zespoły pracowników przypisane do konkretnego zobowiązania (projektu). Po zakończeniu projektu zespoły te są rozdzielane i mogą być odtwarzane w zależności od potrzeb instytucji.

I tak, część zmienna struktury obejmuje stanowiska organizacyjne lub zespoły stanowisk tworzone z dołączonych pracowników w ramach funkcji składających się na proces produkcyjny (np. badania i rozwój, planowanie, zaopatrzenie, produkcja, sprzedaż) dla realizacji poszczególnych projektów. W zależności od typu przedsiębiorstwa powoływani są kierownicy projektów i inni pracownicy jednostek sektorowych. Stałą część tej struktury stanowią typowe pomocnicze jednostki organizacyjne (np. działy kadr, finansów, księgowości itp.). д.), zmuszony do skuteczne zarządzanie instytucjami.

Macierzowa struktura zarządzania i jej konstrukcja to macierz, w której kolumny stanowią hierarchię funkcjonalną, a rzędy powiązań hierarchię techniczną. Tak więc jednostki wykonawcze (wydziały) są w systemie pionowym podporządkowane kierownikowi funkcjonalnemu, natomiast w systemie poziomym zależą od koordynatorów projektów.

Nazwa struktura macierzowa pochodzi z matematyki: w nauce termin "macierz" odnosi się do prostokątnej tablicy liczb rzeczywistych, która opisuje odwrotną relację wierszy i kolumn. Razem tworzy to macierz, która określa relacje między elementami wierszy i kolumn.

W macierzowym schemacie organizacyjnym wiersze oznaczają zwykle nietypowe, przerywane przedsięwzięcia podmiotowe, natomiast kolumny są odpowiednikiem stałych, powtarzających się funkcji pełnionych przez grupy pracowników. W przypadku realizacji kilku lub kilkunastu dużych projektów w tym samym czasie, zespoły realizujące prace działają niejako "na krzyż" z tradycyjną strukturą linii pracowniczych, tworząc matrycę zadań obiektowych i funkcjonalnych. Cecha charakterystyczna Struktura macierzowa jest odejściem od zasady wyłącznego zarządzania.

Wniosek

Struktura macierzowa może być postrzegana jako rozwiązanie uniwersalne, zwłaszcza w tych instytucjach, w których występują złożone, indywidualne zadania wymagające koordynacji i współpracy specjalistów z różnych dziedzin. Dlatego struktura macierzowa jest szczególnie przydatna w instytucjach akademickich i badawczych, biurach projektowych, ośrodkach badawczych itp. д. Struktura ta jest również obecnie stosowana w wielu dużych instytucjach (holdingach, korporacjach), a także w firmach doradztwa organizacyjnego i agencjach reklamowych. Struktura macierzowa jest elastyczna i pozwala na interakcje między ludźmi na wszystkich poziomach organizacji.