Archiwum wydziałowe: przeznaczenie, struktura, sposób opracowania dokumentów i okres przechowywania

Archiwum resortowe spełnia ważne zadanie, przechowując dokumenty przez czas określony przepisami prawa. Pracownicy instytucji mogą w każdej chwili odebrać wymagany papier do pracy z nim. Urzędnicy aktowi utrzymują porządek w tym dziale, zestawiają i prawidłowo sortują oświadczenia i zaświadczenia, stwarzają odpowiednie warunki do udzielania informacji przez instytucje. Gdy nadchodzi czas, archiwum wydziałowe jest przekazywane do wyższej instancji. Niepotrzebne dokumenty zostaną spisane do zniszczenia za radą komisji ekspertów.

Główne repozytoria papierów państwowych

Jedna organizacja jest w stanie przechowywać tylko swoje własne papiery. W ciągu roku powstają teczki z aktami i ogromna ilość list płac i zaświadczeń, mimo komputeryzacji firmy nie wyrzucono jeszcze papierowych dokumentów. Archiwum wydziałowe oczyszcza terytorium działu księgowości lub kadr z dokumentów, które w danym momencie nie są potrzebne.

W każdej chwili pracownik lub organ nadzorczy może potrzebować informacji. Dane referencyjne potwierdzą zapis pracy, wyciąg udowodni fakt prawny przed sądem cywilnym lub arbitrażowym, gdyby doszło do sporu między stronami. Pracownik będzie musiał udać się do archiwum wydziałowego, jeśli papiery nie zostały przeniesione do innego budynku ze względu na okres przechowywania. po posortowaniu, gdy okaże się, że dokument może być jeszcze potrzebny, jest on łączony i wysyłany do dalszego przechowywania.

Miejsca przechowywania ważnych papierów są podzielone w zależności od ich statusu:

• wszystkie certyfikaty przez rodzaje działalności wszystkie świadectwa odpowiedzialności i sprawozdania spółek tego samego rodzaju są składane w centralnym archiwum ministerstwa;
• dokumenty należące do administracji centralnej i podległych jej organizacji zostaną powierzone jej własnym archiwom;
• informacje, które są podobne do tych opisanych powyżej, przechowywane są przez Ministerstwo Finansów działalność zawodowa, odzwierciedlające przepływy i obroty finansowe, kierowane są do archiwisty jednolitego archiwum;
• Skompletowana dokumentacja z kilku sektorów jest przechowywana we wspólnym międzywydziałowym archiwum.

Każda szafka na dokumenty odzwierciedla czas otwarcia i zamknięcia papierów. Pracownicy tego działu kontrolują zarządzanie dokumentami. Odpowiadają za porządek kompletowania archiwum wydziałowego dokumentów poufnych, stan i zawartość akt produkcyjnych.

Faza przygotowawcza

Prawidłowe przygotowanie kont i wymagań jest niezbędne do archiwizacji - ostatniego etapu procesu zarządzania dokumentacją organizacji. Specjaliści będą musieli skrupulatnie pracować nad ustaleniem kolejności nabywania resortowego archiwum dokumentów poufnych.

Procesy mają być przepuszczane przez:

1. Ocena tekstów przez ekspertów w części dotyczącej naukowego i praktycznego zastosowania.
2. Tworzenie folderów.
3. Opisy źródeł, z których można dowiedzieć się, ile należy zatrzymać na stałe lub w dłuższym okresie czasu.
4. Aranżacja pomieszczeń dla dobrego prowadzenia certyfikatów;
5. Przelewy po przygotowaniu dokumentów do przechowywania do archiwum wydziałowego.

Pozyskiwanie dokumentów należy rozumieć jako zespół działań, które nie są sprzeczne z przepisami prawa.

Cechy charakterystyczne procesu

W czasie klasyfikacji gromadzone są papiery w celu przekazania ich z jednostki do podległej organizacji. W tym celu określ profil instytucji według standardowych przepisów lub jakie dokumenty są przechowywane i magazynowane:

• zgromadzone w aktach bieżących urzędu, które zakończyły swoje użytkowanie w czasie funkcjonowania firmy, ale które są potrzebne do stałego utrzymania;
• Dokumentacja wykorzystywana w pracy pracowników, której okres przechowywania w organizacji jest ograniczony do 10 lat;
• Certyfikaty personalne odzwierciedlające dane osobowe;
• Informacja o kadrach byłych pracowników, organizacji po likwidacji, które podlegały temu resortowi;
• indywidualne dane o postaciach z różnych dziedzin - nauki, sztuki, i ich gospodarstwach, zebrane w czasie ich pobytu w firmie.

Specyfika archiwów wydziałowych pozwala na zachowanie cennych dokumentów w wydaniach drukowanych, prac naukowych, bibliografii i przepisów.

Zadania i funkcje archiwów

Klasyfikacja dokumentów składa się z działań:

• udokumentowane przyjęcie;
• egzamin roczny;
• formalizacja do dalszego przechowywania.

В podstawowe funkcje archiwa wydziałowe obejmują przechowywanie udostępnionych dokumentów:

• stworzone warunki;
• poprzez poprawę warunków temperatury i wilgotności w pomieszczeniach;
• poprzez wykonanie zabiegów sanitarnych;
• uporządkowanie dokumentacji;
• sprawdzanie dostępności dokumentów;
• dezynfekcja akt;
• przywrócenie;
• przygotowanie do państwowej ochrony zabytków.

Procedury korzystania z danych polegają na poinformowaniu kierownictwa i pracowników o zawartości archiwum, wydaniu żądanych danych.

Poniższe zadania są realizowane przez archiwistów archiwum wydziałowego:

1. Pomoc w prowadzeniu akt nomenklaturowych.
2. Uczestniczyć w pracach eksperckich.
3. Kontrola poprawności sporządzania dokumentów.
4. Nadzorowanie działań w podległych firmach.

Pojęcie "archiwum wydziałowe" jako składnik Część zbiorów archiwalnych nie powinna być włączona do systemu głównego; jest to źródło do wypełnienia przez wyższą agencję rządową.

Podział archiwów na grupy

Repozytoria państwowe mają klasyfikację opartą na kryteriach, są to archiwa:

• danej firmy;
• miasto centralne;
• sektorowe;
• wspólne wydziałowe i międzywydziałowe.

Jeśli spojrzymy na archiwa federalnych resortów siłowych, przykłady wskazują na następujące struktury:

1. CAMO przechowuje dokumentację Ministerstwa Obrony Narodowej;
2. FSS CA - to miejsce, w którym Federalna Służba Bezpieczeństwa kraju (FSB) przechowuje swoje tajne pliki;
3. FACE - urząd ten gromadzi dokumenty Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

Archiwum znajduje się w Rezydencji Prezydenckiej lub w każdym z podmiotów Federacji Rosyjskiej w postaci Urzędu Stanu Cywilnego.

Jak prawidłowo zorganizować pracę?

Zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie zaczyna się w pewnym momencie od podstaw. Jeśli nie został utworzony, to trzeba przywrócić kroki, wykonać prace organizacyjne. Początkujący archiwista powinien sięgnąć do norm i podręczników metodycznych, które powinny stać się podręcznikiem pracownika. Przede wszystkim potrzebne jest osobne pomieszczenie wyposażone zgodnie z przepisami.

Przechowywanie dokumentów w archiwum wydziałowym, w organizacji o niewielkiej objętości, odbywa się w biurze referenta, w specjalnej szafie. Zamknięte i zaplombowane przez pracownika. Specjalista przeprowadza audyt dokumentacji i opracowuje plan działań organizacyjnych, otwiera rejestry. Klasyfikacja papierów do opracowania i posegregowania do zniszczenia zgodnie z okresem przechowywania dokumentów w archiwum wydziałowym.

Archiwista przeprowadza segregację dokumentów według atrybutów:

• trwałe przechowywanie;
• akta osobowe;
• 10-letnia zawartość;
• 3-letnie papiery, które wymagają segregacji w teczkach w twardej oprawie.

Do przeniesienia informacji w formie papierowej do państwowego repozytorium niezbędna jest profesjonalna analiza.

Rozporządzenie ustawodawcze

Nietrudno wymienić dokumenty normatywne dla archiwum resortowego, z którymi archiwista będzie musiał pracować; jest ich niewiele. W 2004 roku została przyjęta ustawa federalna nr 125 o utrzymaniu archiwów w Federacji Rosyjskiej. Akt prawny zobowiązuje szefów produkcji i organizacje budżetowe Prowadzenie rejestru dokumentów powstałych w okresie ich działalności. Nieodebrane oświadczenia, zaświadczenia i karty wynagrodzeń powinny być zbierane i przekazywane do specjalnej jednostki w celu przechowania. Scentralizowane przechowywanie papierów po zakończeniu ich użytkowania tworzone jest na podstawie katalogów normatywnych i metodycznych:

• GOST R 51141-98 ujawnia przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji i archiwa z terminami i definicjami;
• podstawowe zasady pracy z archiwami przez państwo i w organizacjach;
• przepisy o rachunkowości państwowej z dokumentami w zbiorach archiwalnych Federacji Rosyjskiej.

Przepisy źródłowe dostarczają informacji na temat zarządzania aktami archiwalnymi w formacie prawnym, z uwzględnieniem doświadczeń czołowych archiwistów. Standardy referencyjne dostarczają danych na temat zastosowania nowoczesnych technologii w organizacji, dalszym zarządzaniu i przechowywaniu dokumentów.

Etap wstępny

Źródłem pozyskiwania archiwów resortowych są wydziały produkcyjne:

• ekonomiczne;
• personel;
• księgowość;
• przemysłowe i techniczne.

Archiwista rozpoczyna swoją pracę od zapoznania się z regulaminem przyjętym w celu utworzenia jednostki.

Jeśli tego nie ma, trzeba to wypracować, przyjmując skierowania:

• główne postanowienia;
• na temat składu dokumentu;
• cele i funkcje;
• uprawnienia organizacyjne i sposoby działania.

Dokumentacja jest prowadzona zgodnie z zasadami opartymi na kompletności informacji i wiarygodność faktów.

Forma graficzna

Archiwista samodzielnie określa formę wpływających dokumentów. W tym celu kierownik zatwierdza schemat i kolejność zapisu. Może to być rodzaj schematu, harmonogramu sprawdzania według działów, przyjmowania i wyrzucania oświadczeń, oświadczeń, które stały się zbędne w użyciu. Dzienniki są używane tylko w biurze i nie są wydawane pracownikom. Dokumenty z działu odbierane są na podstawie zaświadczeń ze szczegółowym spisem. Powodem złożenia akt może być kontrola lub kontrola dokumentów pracownika.

Komisja ekspertów

Nie zawsze uprawnienia pracowników archiwów są wystarczające do niszczenia papierów. Zbierają zespół profesjonalistów do przeprowadzenia badania, przeglądając dokumenty do oceny. Specjaliści czerpią informacje normatywne i metodyczne z przepisów zatwierdzonych przez czołowych archiwistów kraju z państwowych służb archiwalnych. Przeprowadzają one wzajemną weryfikację zebranych certyfikatów, wykorzystując takie atrybuty jak historyczność, spójność, zgodność. Papier jest badany na podstawie jego źródła w celu identyfikacji zjawisk i relacji produkcyjnych. Dokumenty są przeglądane na podstawie ich relacji z resztą obiegu dokumentów. Zadania eksperckie:

• identyfikować i wybierać świadectwa z naukową identyfikacją;
• określić wartość oświadczenia;
• przekazanie organowi publicznemu wniosków.

Na podstawie regulaminu określają terminy utrzymania referatów:

• długoterminowe;
• krótkoterminowe;
• czas.

Egzaminator jest w stanie ustalić stan papierów i w razie potrzeby zainicjować odzyskiwanie utraconych elementów. Specjalista podniesie bazę, aby uzupełnić brakujący materiał z innych źródeł. Przeprowadza je komisja ekspertów, powoływana i zatwierdzana przez zarząd. W jej skład wchodzą wykształceni specjaliści znający temat oraz przedstawiciele regionalnej służby archiwalnej. Głównym zadaniem zespołu jest określenie wartości przekazanych do analizy dokumentów:

• Dokumenty administracyjne - uchwały, zarządzenia, decyzje, protokoły;
• planowane;
• zapisy.

Zespół określi zawartość dokumentacji, która ma być zachowana w organizacjach lub przekazana do centrali w celu dalszego przechowywania.

Oprócz katalogów archiwalnych, eksperci wykorzystają:

• lista tematyczna;
• informacje z korespondencji produkcyjnej;
• wyciągi dotyczące składu i treści dokumentu.

Opis historyczny fondów i fondów towarzyszący pierwszemu przyjęciu akt. Pliki są opisane w referacie z formularzem:

• strona tytułowa;
• spis treści;
• przedmowa;
• skróty;
• tabele transferowe;
• szyfry;
• indeksy.

W katalogu informacje o zawartości dokumentu, przedmiot i tematyka. Umieszczanie dokumentów na ponumerowanych półkach, regałach i szafach. Stosuje się cyfry arabskie, a znaki powinny być czytelne. Jest to wymagane przez porządek topograficzny, w którym jest przestrzegana:

• harmonogram wydawania spraw na żądanie;
• regularne kontrole księgowości, dostępności i statusu;
• przeznaczenie cennej dokumentacji na utworzenie funduszu ubezpieczeniowego
• Konserwacja fizyczna i chemiczna.

W jakich warunkach przechowywane są informacje w formie papierowej?

Przechowywanie dokumentów musi odbywać się w optymalnych warunkach:

• Lokal został wyremontowany;
• Pomieszczenia wyposażone są w sprzęt przeciwpożarowy i system alarmowy;
• papiery umieszczone na półkach, w sejfach lub pudełkach.

Dokumenty są przechowywane zgodnie z reżimami:

• temperatura i wilgotność;
• światło;
• Bezpieczeństwo;
• higieniczne.

Kopia zapisu temperatury i wilgotności; Zapis każdego pliku w temperatura-wilgotność; na żądanie prowadzona jest odrębna księga; kopia księgi przechowywana jest w archiwum dla w przepisanym formularzu, w którym zapisywane są szczegółowe informacje, począwszy od przybycia do archiwum, a skończywszy na jego opuszczeniu. Na wniosek obywateli lub organizacji archiwista gromadzi niezbędne akta w celu udostępnienia wnioskodawcy archiwum:

• certyfikat;
• fragmenty;
• kopia.

Przekazane informacje powinny być podpisane i opatrzone pieczęcią; w przypadku braku danych należy to również potwierdzić na piśmie. Dla wniosków o uzupełnienie i usprawnienie czynności archiwizacyjnych prowadzona jest odrębna księga. Co pozwala:

• Dokładne zorganizowanie korzystania z dokumentów;
• aby stworzyć kompletny system;
• efektywne wykorzystanie dokumentów według grup i kategorii;
• przeprowadzenie badania rynku w zakresie informacji.

Wnioski są kategoryzowane według tematyki, charakteru społeczno-prawnego i spraw osobowych w celu określenia największego zapotrzebowania na dane. Na tej podstawie tworzone są odrębne spisy, z wykorzystaniem ciągłości dokumentacji spraw i usług archiwalnych. Due process pozwala na wykorzystanie wieloletnich informacji w różnych dziedzinach działalności człowieka. Może to być konieczne, aby udowodnić niewinność w przypadku oskarżenia o przestępstwo gospodarcze lub udowodnić udział w odkryciu naukowym. Dostęp do archiwów mają wszyscy obywatele, urzędy te nie znają różnic w statusie.