Systematyzacja dokumentów: porządek, klasyfikacja i zasady

Systematyzacja dokumentów polega na doprowadzeniu ich do spójnego porządku w celu zapewnienia zarządzania jakością w firmie. Taka procedura polega na przyszłym szybkim wyszukiwaniu i przetwarzaniu niezbędnych informacji w archiwach, które mogą być zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

System zarządzania dokumentami

Układanie aktów, protokołów, ważnych dokumentów i innych rodzajów dokumentów według określonego systemu, co oznacza

• Podział typologiczny nomenklatury aktowej;
• identyfikacja metodyki systematyzacji;
• rozszyfrowanie opisu bibliograficznego;
• ocena dokumentów przed ich archiwizacją.

Jeśli dokumenty organizacji są prawidłowo usystematyzowane, wynikiem jest wysoki wskaźnik jakości w zarządzaniu rekordami, a także oszczędność zasobów przedsiębiorstwa i optymalizacja jego personelu.

Metody harmonizacji

Rozwój nowoczesnych projektów biznesowych nie jest możliwy bez wyposażenia w informacje w postaci obiegu dokumentów i przepływu pracy. Pojawiła się potrzeba klasyfikacji już istniejących ogromnych ilości danych. Nowy przepływ informacji nie powinien przyćmić istniejących baz danych, ale harmonijnie wpasować się w działający system.

В klasyfikacja systematyzacji dokumenty zawierają:

• Metody gromadzenia i pobierania danych;
• sortowanie zapytań;
• nomenklatura;
• metody dostępu;
• indeksowanie;
• możliwości prezentacji.

Następuje dystrybucja informacji:

1. Strukturalne (spójna prezentacja danych w standardowym formacie, informacje przekazywane są do komputera w edytorze tekstu lub na papierze).
2. W wolnym formacie.

Pola są sekcjami z informacjami w standardzie, a wpisy są wypełnionymi formatami. Zebrane rekordy, umieszczone w taki sposób, aby w szybkim wyszukiwaniu można było dotrzeć do żądanej pozycji, tworzą bazę danych.

Typowy przydział

Klasyfikacja archiwalna może być:

• tematyczne (sortowanie odbywa się w obrębie jednego wybranego tematu);
• nominalne (sortowanie po nominalnych jest właściwe dla dokumentów administracyjnych: zarządzeń, protokołów, aktów, umów, faktur)
• tematyczne (wybierz podobne rodzaje pakietów dokumentacji)
• chronologiczne (skatalogowane według czasu dokumenty i terminy ich przechowywania);
• Autor (sortowanie według nazwy grupy twórczej lub autora: prace dyplomowe, publikacje, komunikaty, sprawozdania).

W celu usystematyzowania dokumentów warto najpierw uporządkować dokumentację, która jest podobna pod pewnymi względami, a następnie przejść do wyżej wymienionych pozycji. Takie podejście do przechowywania i przetwarzania informacji umożliwia szybkie znalezienie dostępu do niezbędnych danych i chroni informacje przed nieuprawnionym wyciekiem.

Celem usprawnienia jest również prześledzenie drogi dokumentu od pierwotnej daty jego wytworzenia do przekazania do archiwum lub do zniszczenia. Bez właściwie zorganizowanego procesu działania pracowników organizacji będą utrudnione. Stwierdzenie to dotyczy zarówno organizacji publicznych, jak i komercyjnych, jest jedynym sposobem na zachowanie dokumentów o wartości społecznej, politycznej, naukowej, historycznej i gospodarczej dla kraju.

Klasyfikacja nomenklatury

Przydział danych jest w tym przypadku oparty na pokrewieństwie i podobieństwach. Porządkowanie i archiwizowanie dokumentów jest uważane za pracochłonny proces, który znacznie upraszcza pracę papierkową i zamienia ją w elementarną procedurę. Najprostszym przykładem jest grupowanie według elementów w "pliku".

Informacje są pogrupowane według cech:

• korespondencja (przeważająca przy konstruowaniu korespondencji z osobą prawną lub osobą fizyczną: regionalną ewidencją nieruchomości lub przedsiębiorcą indywidualnym);
• ekspert (brany jest pod uwagę okres archiwizacji dokumentów: czasowy lub długoterminowy)
• sortowanie tematyczne (sortowanie według typu: foldery lub pliki są rozdzielane według projektu biznesowego);
• geograficzne (grupowanie dokumentów informacyjnych korespondentów według ich regionu).

Formacja nazwy

systematyzacja i archiwizacja dokumentów może być prowadzona według kilku atrybutów jednocześnie, ale w obowiązującej kolejności przez eksperta (do dokumentów tymczasowych zalicza się te dokumenty, których okres przechowywania nie przekracza 10 lat, do dokumentów długoterminowych - ponad 10 lat). Przykładem może być "Pakiet remontowy 2018 dla organizacji x". Można tu wyróżnić atrybuty eksperta, korespondenta i autora.

Nomenklaturę aktową porządkuje systematyczny wykaz dokumentów przedsiębiorstwa tworzony według planu z indeksacją okresu archiwizacji. W toku działalności firmy archiwizacja i archiwizacja są głównymi czynnikami zabezpieczającymi porządek w systematyzacji akt. Równie ważnym elementem w nomenklaturze akt jest indeksowanie, które upraszcza wyszukiwanie niezbędnych informacji i skraca czas potencjalnie poświęcony na badanie majątku.

Nomenklatura przypadków

W ramach dystrybucji na "pakietach", w których informacje są identyczne lub mają podobne cechy, znajdują się akta urzędników (niezależnie od stopnia prywatności) oraz inne akta rejestrowe i referencyjne struktur organizacji. Po posegregowaniu dokumentów w teczki, nomenklatura dzieli dokumenty i przeprowadza ich księgowanie oraz indeksowanie. Podział nomenklatury maksymalizuje ilość dostępnych informacji, umożliwiając wygodne wyszukiwanie i przetwarzanie dowolnego dokumentu w razie potrzeby.

Nomenklatury są wzorcowe, przykładowe i szczegółowe. Każdy wariant może być uzupełniony o dokumenty jednostek własnych. W celu ujednolicenia baz danych tworzone są nomenklatury przykładowe i wzorcowe. Pliki, które są podobne, są sortowane według kategorii poddziałów przedsiębiorstwa. Dzięki temu uzyskuje się jednolite indeksowanie w postaci standardowego dokumentu zarządzania plikami. Każda nomenklatura staje się aktem normatywnym dopiero po zatwierdzeniu przez kierownika.

Zalecenia dotyczące taksonomii

Te dokumenty porządkowe są przygotowywane przez urzędy archiwalne i specjalnie upoważnione osoby. Generalnie wskazane jest, aby firmy przygotowały własny spis pozycji, oparty na dokumentach wzorcowych lub przykładowych. Nagłówki powinny być krótkie, rzeczowe i precyzyjne, muszą wyraźnie wskazywać na rodzaj dokumentu (korespondencja, notatki, akta, sprawozdania), adresata lub korespondenta, temat i datę wyboru.

Zgodnie z metodami instruktażowymi i zasadami systematyzacji dokumentów, zaleca się rozpocząć od informacji o charakterze organizacyjno-administracyjnym w kolejności od organów wyższych. Następnie przystąpić do umieszczenia referatów organizacyjnych w postaci statutów, regulaminów i instrukcji. Następnie akta administracyjne i organizacyjne samego przedsiębiorstwa (zarządzenia i dyrektywy). Wreszcie, umieścić szczegóły raportów planowania.

Komisja ekspertów jest odpowiedzialna za zatwierdzanie i redagowanie nomenklatury dokumentacji archiwalnej przedsiębiorstwa. Usługi Zarządzania Dokumentami (DMS) generują skonsolidowaną nomenklaturę, w której nazwy jednostek organizacyjnych są wymienione w kolejności według ważności, właściwej dla ich działalności funkcjonalnej.

Indeksy numeryczne

Systematyzacja archiwum to formowanie spraw według atrybutów warunkowych. Dokumentom standardowym przypisane są takie same numeryczne indeksy typu składające się z kombinacji znaków arabskich (np: "15-88", gdzie 15 oznacza, że akta należą do jednostki strukturalnej pod tym samym numerem, a 88 to pozycja w nomenklaturze).

Procedura systematyzowania dokumentów w archiwach państwowych jest następująca:

1. Indeks sprawy.
2. Tytuł podpozycji.
3. Liczba tomów.
4. Okres przechowywania.
5. Dalsze uwagi.

jeżeli przedsiębiorstwo nie ma zwyczaju przekazywania swoich dokumentów do archiwum, nomenklatura zostanie uzgodniona z regionalną lub departamentalną komisją ekspertów.

Przy tworzeniu nomenklatury należy pamiętać, że obowiązuje ona od pierwszego dnia pierwszego miesiąca następnego roku. W ciągu roku nomenklatura pozostaje niezmieniona, ale może być edytowana i ponownie zatwierdzana co 5 lat.

Procedura zwykła

Systematyzacja dokumentów jest niezbędnym elementem prowadzenia udanego biznesu. W trakcie działalności firmy gromadzi się wiele dokumentów księgowych, technicznych i kadrowych, a z czasem znalezienie właściwego dokumentu staje się problemem. Regularne segregowanie dokumentów pozwoli uniknąć bałaganu, posortuje istniejące informacje według daty i typu oraz zapobiegnie utracie ważnych dokumentów. Przydzielanie danych nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać, a pracochłonny proces musi być przeprowadzony w ramach dobrze uregulowanych procedur, dostępnych tylko dla odpowiednio wykwalifikowanego personelu.

W każdym przypadku obowiązują inne kryteria klasyfikacji i podczas gdy jedna organizacja może idealnie wybrać standardowy układ (okres przechowywania, rodzaj, kierunki), dla innych może to nie być idealne rozwiązanie. Wszystkie posortowane dokumenty są składane w teczce, która jest oznaczona tytułem i streszczeniem jej zawartości.