Etapy rozwoju organizacji. Cykl życia organizacji

Co łączy takie giganty jak McDonald`s, Apple i Walmart, oprócz tego, że zatrudniają ponad 100 tysięcy pracowników, to ciekawe pytanie. Wszystkie zaczęły od małych, kilkuosobowych grup, a potem zaczęły się rozrastać. Czy aspirujący przedsiębiorcy wyobrażają sobie podróż, jaką Walmart musiał odbyć od skromnego sklepu Five and Dime w Arkansas do globalnego imperium z ponad 11 000 sklepów na całym świecie i 2,3 mln pracowników. Etapy rozwoju organizacyjnego dotyczą również firm krajowych. Wszyscy wielcy producenci przechodzą okresy przejściowe. Najczęściej bez wsparcia rządu i dużych inwestycji, wszystko zaczyna się od małego.

Podczas tego wzrostu firmy musiały się zmieniać, a każdy etap przynosił nowe wyzwania. Wszystkie firmy przechodzą przez te same cykle rozwojowe, niezależnie od branży.

Etapy życia przedsiębiorstwa

Ichak Adizes, jeden z czołowych światowych ekspertów w dziedzinie zarządzania, opracował metodologię opisującą etapy rozwoju cyklu życia organizacji, przez który przechodzi każda firma. Porównuje on rozwój firmy do kondycji człowieka, który rośnie, starzeje się i w końcu umiera. Jest 10 etapów, a każdy z nich składa się z unikalnego zestawu zadań.

Etap wzrostu 1: Pojawienie się pomysłu

Przeważnie zaczyna się od pomysłu. Etapy rozwoju organizacji zaczynają się jako wizja w głowie. Niedoszły założyciel marzy o wszystkim, co może zrobić i spędza dni i noce na opracowywaniu ambitnych planów. Potencjalni przedsiębiorcy opowiadają wszystkim o swoim pomyśle, entuzjazm rośnie i wszystko jest różowe, obiecujące. Istnieje jednak obciążająca obawa: "Co jeśli to nie zadziała?? Co jeśli zawiodę?"

Ten etap nazywany jest "Emerging Idea", ponieważ założyciel myśli już o tym, jak rozpocząć biznes, ale nie podjął jeszcze żadnych konkretnych kroków. Aby przejść do kolejnego etapu, biznesmen potrzebuje odwagi, aby podjąć ryzyko i zaangażować się w swój projekt.

Ten etap rozwoju organizacyjnego kończy się w momencie, gdy założyciel decyduje się na wzięcie odpowiedzialności i podjęcie ryzyka (np. wynajęcie lokalu, zakup sprzętu lub zakup maszyn). Biznes może się jednak nie rozwinąć, jeśli przedsiębiorca nie zaangażuje się w niego i zrezygnuje z pomysłu.

Etap wzrostu 2: narodziny

Gdy założyciel podejmie ryzyko, "rodzi się biznes. Wyraża się to poprzez zarejestrowanie organizacji. Pomysł staje się rzeczywistością i powinien zacząć przynosić efekty. Każda sprzedaż to specjalna okazja i wszystko jest nastawione na działanie. Biznes sprawia, że wszystko jest na sprzedaż.

Nie ma procesów ani systemów i nikt nie zwraca uwagi na papierkową robotę. Podkreślano, że należy zarejestrować organizację i odpowiednio załatwić formalności. Dalej, księgowość może być prowadzona również zdalnie.

Założyciele pracują po 16 godzin dziennie, bez dni wolnych. Nie mają czasu na życie osobiste, bo biznes, który wymaga ciągłej uwagi, jest jak dziecko. Decyzje są trudne. Codziennie pojawiają się nowe wyzwania, więc po drodze tworzone są zasady i najlepsze praktyki. Energia i entuzjazm zaczynają słabnąć. Działalność gospodarcza może zostać otwarta pod głównym adresem organizacji. Jednak nie zawsze tak jest.

Aby mieć dodatni przepływ gotówki, planowanie długoterminowe schodzi na dalszy plan. Wszyscy są zajęci próbami utrzymania biznesu na powierzchni. To wszystko staje się sposobem na życie. Każdy dzień przynosi wyjątkowe sytuacje, które wymagają kreatywności i umiejętności podejmowania szybkich decyzji. Podstawowym błędem popełnianym przez wiele początkujących projektów jest wybór niewygodnej lokalizacji. Jeśli firma pracuje z klientami bezpośrednio, trzeba wybrać wygodną i niedrogą lokalizację.

Również wczesne wprowadzanie procesów i tworzenie strategii byłoby błędem, ponieważ rzeczy zmieniają się zbyt szybko. To, co działało dzisiaj, niekoniecznie musi działać jutro. Założyciele są głęboko zaangażowani w prace techniczne i codzienne działania, a odpowiedzialność przekazują tylko w razie potrzeby. Wiele firm zapomina również o opracowaniu logo. w rzeczywistości jest to element niezbędny w marketingu przedsiębiorstwa. Bez tego uznanie będzie minimalne.

Projektowanie logo można zlecić profesjonalnym projektantom. Klienci witają nowy biznes poprzez sposób jego zaprojektowania. Należy zatem zapewnić odpowiednią prezencję.

Etap wzrostu 3: Początek rozwoju

Biznes stale zarabia i szybko się rozwija. Oznacza to, że staje się organizacją i prosperuje. Firma jest optymistyczna, pewna siebie, dumna i bierze na siebie więcej niż jest w stanie udźwignąć. Wynik wymaga jeszcze intensywniejszego wzrostu. Przedsiębiorca ma wizję, gdzie produkty i usługi mogą być najlepiej wykorzystane.

Tworzenie organizacji w tym miejscu będzie długim procesem i nie zawsze wygodnym. Przedsiębiorcy starają się jak najlepiej wykorzystać możliwości, które mają, i trudno im się skupić na konkretnym celu. Ludzie są rozproszeni z powodu wielu. Przybywają nowi pracownicy, ale nie ma wystarczającej ilości procesów, aby skoordynować wszystkich. Praca staje się niechlujna, a jakość spada.

Kluczowe kamienie milowe w rozwoju organizacji powinny być zawsze monitorowane. Jeśli nie menedżerów, którzy mogliby zaznaczyć wszystkie przejścia firma ma poważne problemy. Kiedy założyciele organizują firmę wokół ludzi, a nie funkcji, nie ingerują w codzienne działania. Prowadzi to do tego, że dyrektorzy próbują kierować sprawami, biorąc na siebie wiele niepotrzebnych funkcji. Aby uniknąć upadku, przedsiębiorcy powinni zatrudnić swoich pierwszych menedżerów i rozładować kontrolę i decyzyjność.

Etap wzrostu 4: okres przejściowy

Ponieważ założyciel nieco odpuszcza i zatrudnia szefów, firma potrzebuje nowej struktury. Można tu powtórzyć podstawowe etapy prowadzenia organizacji. Przejście do nowego etapu jest często trudne i pełne wewnętrznych sytuacji, ponieważ założyciele mają trudności z przekazaniem obowiązków związanych z zarządzaniem. Dzieje się tak dlatego, że profesjonalni menedżerowie postrzegają pracę jako zwykłą pracę, podczas gdy założyciele widzą firmę jako swoje życie. Kluczowe dokumenty organizacji są uporządkowane dopiero po przyjściu kompetentnego menedżera. Założyciele, jak pokazuje praktyka, zawsze traktują papiery niedbale.

W okresie przejściowym organizacja doświadcza tymczasowej utraty kontroli z powodu sprzecznych poglądów. Zbyt wiele projektów jest rozpoczynanych w poprzedniej fazie, ale niewiele z nich jest realizowanych. Tak więc pierwszym zadaniem nowego zespołu zarządzającego jest konsolidacja istniejących projektów i ich reorganizacja. Potrzebują również spójności i sposobu mierzenia postępów. W związku z tym wprowadzają procesy.

Forma organizacyjna po takich działaniach jest w ciągłym konflikcie i zamieszaniu. Liderzy nie mogą się porozumieć co do kierunku i ryzyka, jakie należy podjąć. Ale gdy rozwiążą swoje konflikty, firma osiąga szczyt dojrzałości.

Jeśli kierownictwo nie potrafi rozwiązać swoich konfliktów, dzieje się jedna z dwóch rzeczy:

1. Profesjonalni menedżerowie odchodzą z firmy, a ona przestaje się rozwijać, nie mogąc osiągnąć pełnego potencjału.
2. Przedwczesne starzenie się. Założyciele decydują się na rezygnację lub sprzedaż firmy. Menedżerowie zorientowani na administrację przejmują władzę i tną koszty, krótko mówiąc zwiększając zyski. Ale potem kończą im się pomysły. Bez twórczej energii i wizji założycieli firma przestaje się rozwijać i popada w stagnację.

Etap wzrostu 5: rozkwit

Kiedy zarząd i założyciele mają jasną wizję, dzieje się "magia. Firma sięga zenitu i wszystko się łączy. Działania stają się zdyscyplinowane i wprowadzane są innowacje. Firma staje się zwinna i konsekwentnie generuje wyniki poprzez silne decyzje zarządcze. Ten kluczowy etap w rozwoju organizacji umożliwia osiąganie dobrych zysków.

Firma zaczyna mieć taką samą energię i agresywność jak w fazie Early Development, ale teraz są lepsze szacunki i projekcje. Mając więcej ludzi, organizacja może osiągnąć więcej, robić rzeczy lepiej i zwiększyć efektywność dzięki ciągłemu doskonaleniu procesów.

Zarząd posiada strategię poprawy usług, produktów i satysfakcji pracowników. Firmy w kwiecie wieku mają trudności z przyciągnięciem talentów, ponieważ ich standardy są wysokie i potrzebują wielu specjalistów. W tym momencie zaczynają rozwijać własnych ludzi, zamiast polegać na rekrutacji. Największy niebezpieczeństwem dla firm w okresie świetności jest samozadowolenie i satysfakcja z sukcesu.

Etap 6 wzrost: Wejście w stabilność

Przejście od dobrobytu do stabilności jest tak płynne i trwa tak długo, że nikt nawet tego nie zauważa. Ale jest to najgłębsza przemiana, bo oznacza początek końca. Firma jest teraz liderem w branży, ale nie ma już takich ambicji jak wcześniej. Organizacja przyjmuje nowe pomysły, ale z mniejszym entuzjazmem. Firmą kierują ludzie motywowani finansowo i aby zadowolić akcjonariuszy, skupiają się na krótkoterminowych wynikach, zamiast inwestować w badania i rozwój, co są konieczne dla przyszły wzrost. Faza stabilizacji organizacji może jednak nie trwać długo.

Top menedżerowie czują się komfortowo i nie chcą zmieniać swojego statusu. Mają receptę na sukces i nie chcą jej zmieniać. Polityka firmy również staje się problemem. Ludzie są bardziej skupieni na tym, jak rzeczy są wykonywane i obsługiwane, niż na ogólnym celu. W tym momencie firma jest tak duża, że bardzo wolno reaguje na zmiany. Jedynym wyjściem z tego etapu jest zniszczenie.

Etap starzenia 1: Rozpoznanie siebie jako lidera

Dezintegracja przebiega stopniowo. Organizacja w likwidacji zaczyna wykazywać pierwsze oznaki od momentu osiągnięcia długotrwałej stabilności. Następnie firma zaczyna rezygnować z innowacji. Liderzy polegają na przeszłości, aby napędzić organizację do przodu, ale nie jest to możliwe. Firmy umierają, jeśli się nie rozwijają i nie zmieniają. Bariery dla innowacji i ulepszeń zawsze prowadzą tylko do porażki. W ten sposób sama struktura zaczyna się degenerować.

Zarząd zaczyna tracić kontakt z rynkiem i warunkami zewnętrznymi. Firma zarabia więcej niż kiedykolwiek wcześniej, ale nie ma żadnych nowych inicjatyw, w które mogłaby zainwestować te pieniądze. Kierownictwo na tym etapie często nagradza się ogromnymi premiami i wysokimi pensjami.

Firma przestaje inwestować w swoje nowe inicjatywy, ale wydaje trochę pieniędzy, głównie na przejęcie młodych technologicznych start-upów. W ten sposób stara się przywrócić witalność w organizacji, ale nabyte pomysły nie są realizowane ze względu na stary sposób myślenia i biurokrację administracji. Intensywny wzrost nie jest już możliwy ze względu na duże obciążenie barierami administracyjnymi i tworzonymi zasadami.

Ludzie w firmie przywiązują większą wagę do dress code`u, wystroju i tytułów niż do rzeczywistej pracy. Biuro i ogólna praca menedżerów i kierownictwa wygląda teraz bardziej jak ekskluzywny country club. Słabe wyniki są tolerowane, a nowe pomysły odrzucane, ponieważ zagrażają już ustalonej wiarygodności marki.

Firma zaczyna tracić kontakt z rynkiem i stopniowo traci klientów. Nikt nie chce dostarczać złych wiadomości na szczyt, dopóki nie jest za późno, aby coś z tym zrobić, co powoduje podstawa do (...) następny etap.

Etap starzenia się 2: walki krzyżowe

Kiedy zarząd nie może już dłużej ukrywać, że zyski spadają, rozpoczyna "polowanie na czarownice. Właściciele spędzają całą swoją energię na szukaniu winnych, zamiast skierować ją na rozwiązywanie problemów. Menedżerowie kłócą się między sobą, próbując utrzymać swoją pozycję. Tu właśnie pojawia się kryzys w organizacji. Konflikty powstają z powodu podzielonych poglądów.

Menedżerowie, zwykle najbardziej wydajni, odchodzą z pracy lub są wypierani. Trwają czystki i kłótnie, a klienci są traktowani jak niewygodni goście, którzy odwracają uwagę od "prawdziwego problemu", jakim jest zidentyfikowanie winowajców. Jednak po znalezieniu i usunięciu winowajcy problemy pozostają, ponieważ trudności nie dotyczą jednostek, ale systemu. Aby odzyskać zyski, firma skupia się na cięciu kosztów, co tylko szkodzi biznesowi.

Etap 3 starzenia się: biurokracja

`Polowanie na czarownice` przegania resztki talentu i nadziei na zbawienie. Nowy prezes przychodzi, by naprawić chaos i zawirowania. Ale przychodzący menedżer ceni sobie stabilność, proces i powtarzalność wykonania, co uruchamia kreatywny system zakłóceń. Kreatywni ludzie zaczynają odchodzić, a kultura firmy zmienia się całkowicie. Pozostają jedynie procedury, polityki i dokumenty, które tłumią innowacje. Firma polega na drobnych wymaganiach technicznych, aby wykonać pracę, ponieważ stara się uniknąć chaosu z poprzedniego etapu. Nawet reklama organizacji zaczyna się zmieniać. Ma tendencję do mówienia o stabilności i przywiązaniu do tradycji, a to jest szczególnie szkodliwe w technologicznych obszarach przemysłowych.

W tym momencie firma jest na podtrzymaniu życia i nie może już osiągnąć zysku, ponieważ prawie wszyscy klienci odeszli z powodu zaniedbania. Jedynym powodem, dla którego firma wciąż żyje, jest to, że jakaś zewnętrzna dotacja utrzymuje ją na powierzchni (np. działa w regulowanym środowisku i jest politycznie istotna, w interesie narodowym, więc rząd przejmuje częściową własność). Ale po wycofaniu dotacji następuje całkowite załamanie.

Etap 4 starzenia się: śmierć

Śmierć firmy to powolny i długotrwały proces, który może trwać nawet kilka lat. Gdy przedsiębiorstwo nie zdoła wygenerować przepływ środków pieniężnych, niezbędne do pokrycia kosztów, zaczyna się kurczyć i sprzedawać swoje aktywa.

Firma jest tonącym statkiem, ale nikt nie czuje się odpowiedzialny za jej zniszczenie. Ludzie po prostu odchodzą lub rezygnują, aż nikt nie zostanie, a umowa najmu biura wygaśnie.

Jak sprawić, by organizacja pracowała wewnętrznie?

Dzięki zrozumieniu prostego modelu trzech etapów wzrostu organizacyjnego, firmy mogą przejść od chaosu do wysokiej wydajności.

Większość firm doświadcza chaosu. Praktycznie brak problemów oznaczałby, że nie są w stanie reagować na zmieniające się wymagania, co wskazuje, że nie ma co naprawiać. Natomiast chaos, który unieruchamia organizację i powoduje, że nie jest ona w stanie skutecznie reagować na żądania środowisko, Jest kontrproduktywny i powinien być ograniczony do minimum, jeśli firma chce odnieść sukces.

Wpływ rozwoju na przedsiębiorstwo

Istnieją jeszcze trzy inne etapy, które dają możliwość "wskrzeszenia" biznesu i skierowania go we właściwym kierunku. Nie wymaga radykalnej zmiany kierunku lub zastrzyku dużych środków finansowych. Poniżej podajemy kilka podstawowych informacji, na jakim etapie procesu reorganizacji znajduje się firma.

Etap 1 - chaos:

1. Kryzys lub koncentracja krótkoterminowa.
2. Brak wyraźnego kierunku i celów.
3. Zmiana priorytetów.
4. Niejasna polityka i procedury.
5. Dyskord zespołu.
6. Wina kierownictwa i brak poczucia odpowiedzialności.
7. Masowe zwolnienia pracowników.

Etap 2 - przejście do fundamentów stabilności:

1. Jasność celów i kierunku.
2. Spójność priorytetów.
3. Jasno określone polityki i procedury (techniczne i personalne).
4. Porozumienie w sprawie ról i obowiązków.
5. Wdrożenie podstawowych procesów zarządzania.

Etap 3 - osiągnięcie wysokiej wydajności:

1. Jasna deklaracja misji, która tworzy poczucie tożsamości korporacyjnej.
2. Jasno określone wartości, które prowadzą do wyrazistej kultury.
3. Szacunek dla ludzi, którzy są głęboko osadzoną częścią kultury.
4. Dobre systemy komunikacji i wymiany informacji.
5. Duże zaangażowanie i upodmiotowienie ludzi.
6. Projekt (organizacja pracy, struktura, systemy), który wspiera misję i wartości.

Poniżej opiszemy szczegółowo każdy z etapów dla lepszego zrozumienia przyczyny, problemu i sposobu jego rozwiązania.

Scena chaosu

Chaotyczna organizacja działa na granicy wymknięcia się spod kontroli. Jest zorientowany na problemy. Ludzie reagują i radzą sobie, obserwując sytuację. Oczekiwania, polityka, standardy są niejasne, nieuzgodnione lub słabo egzekwowane. Mnożą się dobre pomysły i intencje, ale nie ma wystarczającej jedności, zaangażowania i wykonania, aby je zrealizować.

Praca jest nieprzyjemna dla większości ludzi. Pracownicy działają w obronie własnej, obwiniając i krytykując innych, a tym samym tworzą atmosferę, która zwiększa strach, podejrzliwość, wrogość i frustrację. Problemy chaotycznej organizacji to brak stabilności, brak jasności, a więc niepokój o to, czego można się spodziewać z chwili na chwilę. Potrzebne są bardziej sformalizowane struktury, procedury, odpowiedzialność i wyjaśnienie polityki, oczekiwań i ról w ogólnej strukturze.

Etap stabilności

Stabilna organizacja charakteryzuje się przewidywalnością i kontrolą. Struktury, cykle, polityki, zostały stworzone w celu usunięcia niepewności z systemu. Cele są jasne, a ludzie rozumieją, kto jest odpowiedzialny za co. Podstawowym zadaniem organizacji jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania na co dzień. Pracownicy w tym klimacie mają tendencję do bycia posłusznymi i oczekują sprawiedliwości od kierownictwa. Porządek jest słowem kluczowym, a ludzie są nagradzani za swoją ciężką pracę, a nie za ryzyko i innowacje.

Cel firmy zależy od jej efektywności. Ograniczeniem organizacji, która nie może wyjść poza stabilność, jest to, że ważniejsza jest efektywność niż innowacyjność i rozwój. Wykonywanie według instrukcji i przestrzeganie procedur staje się ważniejsze niż cel i misja. Takie firmy w końcu zostają w tyle, ponieważ klienci znajdują bardziej elastycznych konkurentów. Długoterminowa wizja, nastawienie na wzrost, rozwój i kultura, w której ludzie mają więcej autonomii w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów.

Scena o dużej sile oddziaływania

Istotą wysokiej wydajności jest wspólna własność. Pracownicy są partnerami w biznesie i są odpowiedzialni za jego sukces. Organizacje są aktywnie zaangażowane i współpracują. Członkowie mają szeroki zakres odpowiedzialności za podejmowanie decyzji. Linia strony internetowej i innych źródeł informacji poświęcona jest raczej obsłudze klienta niż formalnym struktura organizacyjna. Misja, a nie zasady i polityka, kieruje codziennymi działaniami podejmowanie decyzji.

Organizacja ta opiera się na wyjątkowej i silnej kulturze zbudowanej na jasnym zestawie wartości wyrażanych i wzmacnianych przez jej liderów. Wartości te umożliwiają skupienie się na tym, co ważne, a jednocześnie zapewniają elastyczność i innowacyjność. Procesy, systemy i struktura organizacji są zaprojektowane tak, aby były zgodne lub zharmonizowane z wartościami w firmie. Wysoce skuteczna regulacja uwzględnia perspektywę długoterminową. Rozwój ludzi jest postrzegany jako główne zadanie kierownictwa. Między wszystkimi członkami struktury istnieje zaufanie i współpraca. Ludzie nie obwiniają i nie atakują innych, ponieważ nie leży to w ich własnym interesie.

Ważnym wnioskiem płynącym z tego modelu jest to, że organizacja nie może osiągnąć wysokiej wydajności bez fundamentu stabilności. Jak na ironię, wysoka wydajność wymaga nie tylko uczestnictwa, elastyczności i innowacji, ale także porządku, przewidywalności i kontroli. Liderzy w wielu organizacjach próbowali wzrastać od chaosu do wysokiej wydajności bez fundamentalnej podstawy stabilności i w konsekwencji ponieśli porażkę lub zostali rozczarowani w swoich wysiłkach. Liderzy, którzy chcą tworzyć systemy pracy o wysokiej wydajności, muszą być pewni, że wdrażają procesy, które zapewniają również stabilność.

Wniosek

Nie ma magii w ucieczce od chaosu. Nie ma prostych formuł. Prawdziwy rozwój organizacyjny wymaga zaangażowania i ciężkiej pracy. Jednakże dla tych, którzy chcą wyeliminować marnotrawstwo, poprawić jakość i zapewnić lepszą obsługę klienta, istnieją potężne inicjatywy, które mogą prowadzić do stworzenia fundamentu stabilności organizacyjnej i, ostatecznie, wysokiej wydajności. Takie modele systemowe mogą być stosowane na każdym etapie, ponieważ ten rodzaj podejmowania decyzji dobrze wpływa na rozwój firmy.