Notatka z podróży służbowej: przykład, cechy wypełnienia

Aby przestudiować wzór notatki z podróży służbowej konieczne jest prawidłowe wykonanie takiego dokumentu. Dzięki temu księgowy będzie mógł uzyskać wszystkie niezbędne informacje, a następnie dokładnie wyliczyć podróż służbową. Ponadto, skupiając się na konkretnej próbce, pracownik nie pominie żadnej niezbędnej informacji i wpisze do dokumentu wszystkie wymagane informacje.

Do jakich celów jest wykorzystywany

Przykładowa notatka służbowa służy do przygotowania wewnętrznego dokumentu organizacyjnego. Ustala daty wyjazdu i przyjazdu specjalisty. W dokumencie tym zaznacza się również faktyczne miejsce zamieszkania pracownika.

Wykorzystanie notatki służbowej w podróży służbowej (wzór poniżej) jest konieczne, jeśli:

• Pracownik nie posiada dokumentów, które mogą potwierdzić, że faktycznie przebywał w wymaganym miejscu;
• podróż odbywa się wynajętym, osobistym lub służbowym środkiem transportu.

Celem noty jest ułatwienie księgowym naliczenia diety. Bez informacji o rzeczywistej liczbie dni spędzonych w podróży służbowej trudno będzie precyzyjnie rozliczyć powrót pracownika.

Struktura

Dopuszczalna jest kartka A4 dla formularza. Jeśli kierować się standardowym wzorem notatki z podróży służbowej, struktura dokumentu powinna wyglądać następująco:

1. Ф. И. О. kierownika zakładu pracy. Należy wpisać w górnym rogu formularza.
2. Nazwiska kierowników działów. Należy wskazać, czy w firmie istnieje takie stanowisko. Należy pisać pod pierwszymi inicjałami. Obejmuje to również dane (F. И. О.) pracownik.
3. Nazwa dokumentu. Należy wpisać w centralnej części notatki. Należy tu podać tytuł dokumentu i jego treść. Pracownik może podać istotę notatki z podróży w formie swobodnej. Na tym etapie formularza nie ma struktur obowiązkowych.
4. Dokumenty do załączenia. Ich lista powinna być zapisana na dole formularza.

Choć nie ma ścisłych wymagań co do treści odwołania, pewne informacje muszą się w nim znaleźć. Obejmuje ona następujące informacje:

• daty wyjazdu i powrotu;
• cel podróży;
• model, numer rejestracyjny, nazwa i marka pojazd, użytego pojazdu (czy jest to pojazd wypożyczony, służbowy czy osobisty);
• datę sporządzenia dokumentu, jego numer i podpis pracownika, z rozszyfrowaniem.

Niuanse formalizacji

Chociaż przykładowa notatka z podróży może być wpisana na komputerze i wydrukowana, pracownik musi napisać ją ręcznie. Dopuszczalne jest użycie standardowej kartki papieru, ale częściej osoba powracająca otrzymuje firmowy formularz.

Ogólna struktura dokumentu jest podobna w różnych firmach, ale prawo nie zabrania firmom opracowania własnych przykładowych notatek. Po podróży służbowej pracownicy w każdym przypadku wskazują ten sam rodzaj informacji. Różnice mogą wynikać ze specyficznych procesów wewnętrznych organizacji.

Na podstawie rozporządzenia nr 749 (pkt 3) każda firma musi przygotować taki dokument, aby odzwierciedlał on niezbędną formę i treść noty, która ma być stosowana w danym przedsiębiorstwie. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o podaniu podstawowych danych (numer, data zamówienia itp.), marka samochodu itp. д.).

Dokumenty uzupełniające

Oprócz samej notatki pracownik jest zobowiązany do złożenia innych dokumentów. Są to takie dokumenty jak:

Jeśli z różnych przyczyn nie było możliwe wystawienie takich oświadczeń, pracownik wracający z podróży będzie musiał przedłożyć notatkę służbową. Ważne jest, że musi zawierać adnotację strony przyjmującej, która potwierdzi wprowadzone dane dotyczące podróży służbowej: datę i godzinę przyjazdu/wyjazdu oraz miejsce pobytu.

Wyniki

Notatka służbowa upraszcza procedury księgowe firmy i usprawnia pracę księgowego. Aby uniknąć błędów pracowników i zapewnić prawidłowe wypełnienie tego formularza, każda firma dostarcza własny wzór, uwzględniający wszystkie wewnętrzne procesy organizacji.