Planowanie projektu to... Etapy i cechy procesu, sporządzania i przygotowania planu

Dzięki planowaniu podejmowane są decyzje jakościowe i ilościowe, które pomogą osiągnąć cele organizacji w długim okresie. To właśnie w trakcie tej pracy można określić najlepsze praktyki. Planowanie projektu to opracowanie precyzyjnego planu rozwoju organizacji. Dzięki temu możesz przemyśleć wszystkie szczegóły, wybrać rozwiązania i osiągnąć swoje cele. Sposób wykonania tej pracy zostanie opisany poniżej.

Cel planowania

Planowanie projektu to jest to ważne proces w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Jest to niezwykle ważne, dlatego praktycznie każda firma wykonuje dziś te prace. Wymaga to trochę czasu i środków, ale jest tego warte.

Jakość planowania w zarządzaniu projektami decyduje o jakości realizacji. W trakcie tej procedury przeprowadzana jest inicjacja, podczas której zatwierdzany jest statut i rejestr uczestników oraz wybierany jest strategiczny kierunek dalszego rozwoju.

Najpierw opracowuje się kolejność priorytetów. Po zatwierdzeniu, szczegóły są opracowywane.

Po nakreśleniu koncepcji przyszłego projektu i głównych etapów jego realizacji, kierownictwo może dostosować wszystkie etapy i wybrać najlepsze sposoby osiągnięcia celów.

Planowanie projektu jest ważnym procesem zarządzania. Pozwala to na późniejsze monitorowanie postępów projektu, dzięki czemu można wprowadzić poprawki po drodze. Rzeczywiste dane porównuje się z danymi planowanymi, co ujawnia, w jakim stopniu osiągnięto zamierzone cele. W trakcie realizacji zadania controllingowego, stale uwzględniając aktualne informacje z zewnętrzne i wewnętrzne źródła. Terminy ustalone w planie, warunki i wskaźniki mogą ulec zmianie, ponieważ muszą odpowiadać rzeczywistej sytuacji.

Planowanie bezpośrednio wpływa na wszystkie procesy zarządzania projektem. Dlatego każda organizacja ją przeprowadza. Nie da się zarządzać niczym, Jeśli nie ma ramy czasowe, warunki i wskaźniki mogą być różne, ponieważ muszą odpowiadać rzeczywistości, jeśli nie ma jasno określonej kolejności działań. Etapy te to zadania, które po wykonaniu prowadzą do osiągnięcia celu. Jeśli coś nie idzie zgodnie z planem, menedżer identyfikuje przyczyny tego stanu rzeczy i decyduje o podjęciu właściwych działań w zaistniałych okolicznościach.

Proces planowania jest wczesnym etapem cyklu życia projektu. Bez niej nie da się osiągnąć pożądanego rezultatu.

Planowanie zadań

Planowanie celów projektu polega na opracowaniu systemu zadań, które jak kroki prowadzą do ich osiągnięcia. Przedstawiona praca pozwala na określenie, jeszcze przed rozpoczęciem prac, czy wybrane działanie może być zrealizowane w pożądany sposób rodzaj działalności zarabiać. Każdy inwestor chce zainwestować swoje pieniądze w najbardziej dochodowy, rentowny projekt. W trakcie planowania można nakreślić główne parametry i rezultaty przyszłych działań oraz wybrać odpowiednie, realistyczne sposoby ich osiągnięcia.

Aby być produktywnym, organizacja będzie musiała wykonać szereg zadań. Jeżeli z obliczeń wynika, że wynik takiej działalności jest ujemny (firma ponosi stratę), nie jest wystarczająco wysoki, należy określić przyczyny takiego stanu rzeczy. Dokonując pewnych korekt, można poprawić efektywność projektu. Korekty można wprowadzać na każdym etapie procesu. Mogą one być następujące:

• Szczegółowość, wyjaśnienie celu (lub celów) projektu, określenie pożądanego wyniku działania.
• Określenie zakresu i składu przyszłych prac.
• Ocena Harmonogramy są wyjaśnione każdej fazy.
• Kalkulacja kosztów budżetowych projektu.
• Tworzony jest harmonogram i obliczany jest budżet dla każdego etapu.
• Określono zapotrzebowanie na zasoby dla każdej fazy. Obliczeń dokonuje się dla każdej fazy projektu oraz dla działań organizacji jako całości.
• Opracowano plan logistyczny.
• Przeprowadza się ocenę ryzyka i ustala metodykę odpowiedniego reagowania w przypadku zagrożenia.
• Szczegóły zdarzenia są szczegółowo wyjaśniane inwestorowi.
• Szczegóły są uzgadniane przez wszystkie zaangażowane strony.
• Aktorzy i kierownicy otrzymują odpowiedzialność za pracę i zadania.
• Interfejsy planowania, procedury zarządzania planowaniem i harmonogramem.

Zarządzanie projektem i planowanie projektu są ze sobą ściśle powiązane. Tylko konsekwentna realizacja celów w ustalonych ramach czasowych i w całości może zagwarantować osiągnięcie celu, osiągnięcie zysku w toku działalności przedsiębiorstwa.

Kluczowe procesy

W procesie organizacji planowania projektu wykonywany jest szereg czynności obowiązkowych i fakultatywnych. Niezależnie od działalności organizacji, są one stosowane podczas tworzenia ogólnej koncepcji strategicznej. Do procesów obowiązkowych należą:

• Opis i dalsza dokumentacja wszystkich planowanych zadań, treści projektu.
• Zdefiniowanie głównych kroków projektu, a następnie ich uszczegółowienie.
• Sporządzanie kosztorysów. Oblicza się całkowity koszt wszystkich zasobów, konieczny dla realizacja projektu.
• Sporządzenie planu działania krok po kroku, którego realizacja doprowadzi do osiągnięcia wyznaczonych celów.
• Opisuje kolejność działań.
• Określono zależności o charakterze technicznym, a także ograniczenia w wykonywanych pracach.
• Oblicz czas potrzebny na wykonanie każdego faza pracy, Identyfikacja siły roboczej i innych zasobów, które będą wymagane na każdym etapie cyklu produkcyjnego.
• Określenie rodzaju, zestawu i wielkości zasobów.
• Określenie realistycznych terminów, jeśli zasoby są ograniczone.
• Ustalenie budżetu i powiązanie szacunkowych kosztów z każdym działaniem.
• Stworzenie gotowego planu.
• Zebranie wyników innych prac badawczych w trakcie procesu projektowania, złożenie danych planistycznych w jeden dokument.

Te kroki są obowiązkowe podczas planowania i projektowania projektu.

Procedury wspierające

Podczas planowania projektu niektóre procesy mogą nie być konieczne. Tylko wtedy, gdy są one potrzebne, kierownik włącza je do ogólnej listy. Do tych procesów wspierających należą m.in

• Planowanie standardów jakości, ustalanie ich krańcowego zakresu. Jak osiągnąć wymagany poziom wydajności produktu końcowego.
• Planowanie organizacyjne, które polega na określeniu kompetencji funkcjonalnych, odpowiedzialności i podległości wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
• Dobór kadry o odpowiednim poziomie kwalifikacji, doświadczeniu, której działania pozwolą na jak najszybszą realizację projektu. W niektórych przypadkach wymagane jest budowanie zespołu.
• Ustanowienie komunikacji w celu wsparcia członków projektu wymagane informacje.
• Odmiany ryzyka projektowego są identyfikowane, oceniane i dokumentowane. Umożliwia to identyfikację i rozwiązywanie niepewności na etapie planowania, oceniając ich prawdopodobny wpływ na projekt. Ten etap pozwala na obliczenie zarówno korzystnych, jak i niekorzystnych scenariuszy dla wybranej strategii.
• Planowanie procedur logistycznych. Dokładnie, jakie surowce i inne niezbędne materiały i zasoby będą kupowane ze źródeł zewnętrznych i w jakich ilościach, a także jak często będą dostarczane.

Mogą być konieczne inne kroki w planowaniu procesów projektowych. Zależy to od celów, jakie organizacja ma w swojej pracy.

Etapy planowania

Istnieją 4 podstawowe etapy planowania projektu. Zostały one zaproponowane przez firmę konsultingową Booz Allen & Hamilton.

Standardowy model planowania wygląda następująco:

Etap 1. Formułowanie celów

Wyznacza się dwa rodzaje celów. Mogą one być formalne lub rzeczywiste. W pierwszym przypadku przedstawiane są kryteria określające przydatność projektu. Cele formalne wyłaniają się z motywacji menedżerów. Cele realistyczne to sposoby, dzięki którym można osiągnąć cele formalne.

Etap 2. Analiza problemu

Podczas tej fazy planowania określana jest rzeczywistość placówki. Następnie dokonywana jest prognoza dotycząca jego przyszłego stanu. Następnie definiowane są istniejące problemy, w tym celu systemy obiektywne są zestawiane z wynikami analizy foresight. Umożliwia to uporządkowanie zagadnień na końcu.

Procesy planowania Krok 3. Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań

Są to warianty rozwiązań, które wzajemnie się wykluczają.

etap 4. Ocena rozwiązań alternatywnych

Określono dopuszczalność każdego z istniejących wariantów. każda decyzja jest oceniana pod kątem skuteczności i poziomu ryzyka, a następnie podejmowana jest odpowiednia decyzja. Optymalna alternatywa musi być nie tylko wykonalna, ale również zgodna z prawem, aby jak najbardziej zbliżyć się do danego celu. Uwzględnia to istniejące ograniczenia czasowe, zasobowe itp. д.

Tworząc projekt planowania terytorialnego, produkcyjnego lub innego typu, koniecznie stosuje się go w przyszłości, aby porównać wyniki rzeczywiste z planowanymi. Pozwala na zarządzanie postępem w realizacji celu ogólnego, wprowadzanie w porę odpowiednich korekt.

Planowanie

Warto zauważyć, że planowanie projektu przebiega według nieco innego schematu. Podzielony jest na 5 głównych etapów:

1. Działania są zdefiniowane i zapisane w formie listy. W niektórych przypadkach menedżerowie popełniają błąd, nie podając wszystkich procesów jednocześnie. Aby uniknąć takiego zjawiska, zaleca się stosowanie metody sukcesywnej dekompozycji w trakcie definiowania najbliższych działań.
2. Dla każdej przydzielonej pozycji określa się kolejność priorytetów i czas trwania. Zależy to od cech technologicznych wykonywanych prac. W tym celu stosuje się również metodę dekompozycji, uzupełnioną o ocenę ekspercką. Dzięki temu można dokładnie określić planowany czas trwania każdej czynności. Można to zrobić stosując technikę burzy mózgów, która pozwala rozpatrywać cechy technologii z różnych perspektyw.
3. Określenie rodzaju zasobów i ich dostępności. Mogą to być finanse, materiały, praca, informacje itp. Harmonogram wykonywanych prac jest skorelowany z harmonogramem logistyki, finansowania itp. д. Wszystkie etapy powinny być ze sobą powiązane, stanowiąc ciągły proces. Dzięki temu unika się zakłóceń w procesie produkcyjnym. Zasoby, które są rzadkie, wymagają szczególnej uwagi. Określają one w dużym stopniu czas trwania i kolejność całego szeregu wykonywanych prac.
4. Ograniczenia są ustalane z zewnątrz. Należą do nich sezonowość produkcji, dostępność technologiczna sprzętu, inne czynniki zewnętrzne.
5. Tworzy się system reakcji na pojawiające się ryzyka w trakcie zarządzania projektem. Planowanie projektu rozpoczyna się od ich analizy. Dla najbardziej prawdopodobnych i niebezpiecznych zagrożeń opracowywane są odpowiednie akcje reagowania.

Zasady planowania

W trakcie planowania projektu biznesowego menedżer musi kierować się pewnymi zasadami. Główne z nich to:

• Kierowanie na stronę. Ma jasny, ostateczny cel i nie jest rozdrobniony na mało znaczące zadania.
• Systematyczność. Zarządzanie przyszłym projektem powinno być holistyczne, zintegrowane. Uwzględnia się specyfikę jego rozwoju i projektowania. W niektórych przypadkach projekt może być podzielony na podsystemy. Będą one również wzajemnie powiązane. Zmiany w jednym systemie pociągają za sobą zmiany w drugiej strukturze. Rozbicie projektu na kilka części pozwala prześledzić wewnętrzne powiązania i interakcje elementów, wybrać najbardziej efektywną strukturę. Szacowanie realizacji projektu w tym przypadku może być podane z punktu widzenia procesów jakościowych i ilościowych.
• Złożoność. Zjawiska są rozpatrywane pod kątem ich związku i zależności. W tym celu stosuje się różne metody, podejścia do zarządzania.
• Zrównoważony rozwój. Podczas planowania działań w ramach projektu przewiduje się, że wszystkie działania będą miały zapewnione wymagane zasoby.
• Priorytet. Rozwój projektu koncentruje się na głównych, najważniejszych zadaniach. Ich definicja zależy od ogólnego pojęcia rozwoju w perspektywie.
• Bezpieczeństwo ekonomiczne. Oblicza się zakres strat i szkód dla organizacji w przypadku, gdy planowane wydarzenie nie dojdzie do skutku. Ryzyka nie da się w ogóle uniknąć, ale trzeba je ocenić i podjąć uzasadnione decyzje.

Strukturyzacja projektu

Strukturyzacja jest wymagana podczas planowania działań projektowych. Hierarchiczna kolejność działań polega na rozbiciu całego projektu na dyskretne części. Pozwala to na uszczegółowienie kompleksów na różnych poziomach. Takie podejście upraszcza zarządzanie procesem.

Strukturyzacja pozwala na wykonanie następujących czynności:

• Określenie zakresu działań, które należy wykonać, aby osiągnąć cele pośrednie.
• Monitorowanie postępów w realizacji projektu, ocena możliwości osiągnięcia wszystkich jego celów.
• Sprawozdawczość jest tworzona według optymalnej struktury.
• Ustala się punkty odniesienia, według których ocenia się postępy w realizacji projektu.
• Obowiązki są prawidłowo przydzielane osobom zaangażowanym.
• Wszyscy członkowie zespołu otrzymują obiektywne, zrozumiałe informacje o celach i założeniach projektu.

Błędy w strukturze

Niektórzy menedżerowie popełniają błędy w procesie strukturyzacji, które negatywnie wpływają na realizację celów. Główne z nich są następujące:

• Faza strukturyzacji jest całkowicie pomijana. Kierownik przechodzi od razu do poszukiwań rozwiązania problemów bieżący okres.
• Wykorzystuje się tylko jednostki organizacyjne, nie uwzględnia się produktów końcowych ani stosowanych zasobów.
• Strukturyzacja nie obejmuje całego projektu.
• Elementy struktury są powtarzane.
• Struktury nie są zintegrowane zgodnie z cechy przygotowania elementy struktury są powtarzane przez sposób przygotowania dokumentacji projektowej i sprawozdań finansowych.
• Struktura jest zbyt szczegółowa lub nie dość szczegółowa.
• Poszczególne elementy projektu nie nadają się do obróbki komputerowej.
• Nie uwzględnia się niematerialnych produktów końcowych (usługa, serwis itp.). д.).

Podstawa strukturyzacji

Planowanie projektu jest wymagającym działaniem. Strukturyzacja musi być przeprowadzona prawidłowo. Prowadzona jest na następujących podstawach:

• Okresy cyklu życia tworzonego projektu.
• Cechy struktury pododdziału.
• Komponenty rezultatu, który zostanie osiągnięty po zakończeniu projektu.
• Procesowe, funkcjonalne elementy pracy przedsiębiorstwa.
• Położenie geograficzne obiektów.