Zbiorowe podejmowanie decyzji w zarządzaniu: kluczowe kroki i przykłady

Podejmowanie decyzji przez menedżera to praca w pełnym wymiarze godzin i dość wymagająca. Jest wykonywana dosłownie w każdym działaniu przez menedżerów na każdym poziomie, pomagając w wyznaczaniu celów i prowadząc do ich osiągnięcia.

Podejmowanie decyzji to nie tylko sprawa menedżera. Dotyka również pracowników organizacji, a czasem całego zespołu. Dlatego tak ważne jest zrozumienie natury i istoty takich działań, aby odnieść sukces w zarządzaniu.

Aby decyzja była jak najbardziej efektywna, kierownik powinien wziąć pod uwagę szereg czynników. Służy temu stosowanie ukierunkowanych zespołów wielofunkcyjnych, których członkowie powinni pochodzić z różnych poziomów i działów organizacji.

Zbiorowe podejmowanie decyzji jest najbardziej efektywnym sposobem myślenia. W końcu korzystanie z nich pozwala mówić z przekonaniem o maksymalnej obiektywności otrzymanej ekspertyzy. Wynika to z zaangażowania reprezentatywnego i szerokiego grona specjalistów.

Korzyści wynikające z grupowego podejmowania decyzji

Rozważ plusy i minusy Metody zbiorowe. Ich zalety są następujące:

1. Uzyskanie dodatkowych informacji. Włączając członka zespołu w proces podejmowania decyzji, można zaobserwować różnorodność perspektyw, opartych na doświadczeniach każdego z członków zespołu. Nie jest to możliwe dla jednej osoby.
2. Opracowanie wielu opcji. Ze względu na ilość informacji wykorzystywanych przez grupę, wiele punktów widzenia podlega dyskusji. Ta zaleta wspólnego podejmowania decyzji jest szczególnie widoczna, gdy zespół składa się z osób z różnych dyscyplin. Wielość sugestii i przemyśleń daje z reguły więcej użytecznych opcji niż w przypadku pojedynczego pracownika.
3. Maksymalne prawdopodobieństwo, że decyzje są zatwierdzane przez zespół. Nierzadko zdarza się, że firma nie osiąga swoich celów. Dzieje się tak, ponieważ pracownicy nie zgadzają się na wykonanie decyzji, która została im przedstawiona. Jeśli bezpośredni realizator jest zaangażowany w jego przyjęcie, to następnie dopilnuje, aby jego koledzy zrobili to samo.
4. Większa legitymizacja. Metody zbiorowego podejmowania decyzji są zgodne z demokratycznymi ideałami społeczeństwa. Dlatego też pogląd wyrażony przez grupę jest przez wielu ludzi postrzegany jako bardziej uzasadniony. Decyzja podjęta przez jedną osobę, zwłaszcza posiadającą władzę absolutną, jest często postrzegana jako opresyjna i dyktatorska.

Wady metod grupowych

Jakie są wady pracy w zespołach?? Wśród nich:

1. Znaczna strata czasu. Nie jest możliwe szybkie zebranie grupy. Potrzebny jest również czas, aby zespół uzgodnił wspólne rozwiązanie. Działania jednej osoby nie mają tej wady.
2. Władza mniejszości. Członkowie utworzonej grupy nigdy nie będą mieli tej samej pozycji. Będą oni odróżniani od siebie poprzez swój status w organizacji, doświadczenie, znajomość problemu, umiejętność wyrażania swoich opinii i pomysłów oraz osobiste zaufanie. Wywieranie wpływu w ten sposób nieuchronnie prowadzi do tego, że jeden lub więcej członków zespołu zyskuje przewagę i wywiera presję na innych. W rezultacie dominująca mniejszość jest w stanie wpłynąć na ostateczny wybór.
3. Presja grupy. W procesie podejmowania decyzji większość członków zespołu chce być "jak wszyscy inni. To pod wpływem uformowanego zespołu. Prowadzi to do zjawiska zwanego formalizmem lub groupthink. W tym przypadku człowiek albo nie ma w ogóle zdania, albo poddaje je opinii większości. Myślenie szablonowe jest formą podporządkowania. Gdy jest obecna, członkowie zespołu porzucają niepopularne lub nieortodoksyjne punkty widzenia tylko po to, by sprawić wrażenie, że zgadzają się z większością. Wszystko to ma negatywny wpływ na skuteczność decyzji grupowych.
4. Brak jasnego podziału odpowiedzialności. Wszyscy członkowie zespołu są odpowiedzialni za decyzję. Ale kto ma ponosić odpowiedzialność za efekt końcowy?? W przypadku podjęcia jednej decyzji, odpowiedź na to pytanie jest oczywista. Nikt jednak nie jest odpowiedzialny za wyniki pracy grupy.

Wybór zespołu

W pierwszym etapie stosowania metod zbiorowego podejmowania decyzji w zarządzaniu należy utworzyć zespół roboczy. Jest to zazwyczaj zespół tymczasowy, obejmujący zarówno menedżerów, jak i wykonawców. Zespół to celowe połączenie pracowników, które wykracza poza granice struktura organizacyjna firma.

Wśród cech wyróżniających zespół utworzony dla Podejmowanie decyzji w zakresie zarządzania, Można wyróżnić następujące:

1. Dzielenie się przywództwem wśród członków firmy.
2. Posiadanie uzupełniających się umiejętności.
3. Osobista i wzajemna odpowiedzialność.
4. Stworzyć produkt, który może stworzyć synergię.
5. Ocena wykonania oparta na wynikach.
6. Wspólne podejmowanie decyzji i wdrażanie.

Role zespołowe

Zgodnie z teorią R. Belbin sugeruje, że w każdym zespole, którego celem jest podjęcie najlepszej decyzji menedżerskiej, najbardziej efektywna praca zespołowa jest możliwa, jeśli jego członkowie odgrywają dziewięć następujących ról:

1. Generator pomysłów. To osoba, której zadaniem jest wymyślanie nowych strategii. Ten członek zespołu powinien skupić się tylko na głównych problemach, które ma rozwiązać zespół. Generator pomysłów powinien być poważnym myślicielem, indywidualistą i otwartym na świeże pomysły.
2. Badacz zasobów. Ten członek zespołu powinien odkrywać nowe pomysły i osiągnięcia, które mają miejsce poza zespołem i informować o nich. Osoba ta powinna być ekstrawertyczna, zainteresowana, ciekawa i komunikatywna.
3. Koordynator. Członek zespołu jest osobą pewną siebie i dojrzałą, która posiada cechy przywódcze. Zadaniem tej osoby jest określenie wspólnych celów. Przejmując inicjatywę w podejmowaniu decyzji, koordynator musi umieć umiejętnie delegować zadania.
4. Motywator. Jest to dynamiczna i stymulująca osoba dla innych. Członek zespołu nie może tracić ducha, nawet w najtrudniejszych sytuacjach. Motywator musi mieć odwagę i determinację, aby umożliwić zespołowi skuteczne pokonywanie przeszkód.
5. Krytyk. Zadaniem tego członka zespołu jest analizowanie problemów z pragmatycznego punktu widzenia. Krytyk ocenia otrzymane propozycje i pomysły, aby poprowadzić zespół do podjęcia wyważonej decyzji. Osoba pełniąca w zespole rolę sceptyka musi być rozsądna, sensowna i rozważna.
6. Pszczoła robotnica. Zadaniem tego członka zespołu jest przekształcenie wizji i planów w praktyczne procedury. Pszczoła robotnica musi regularnie i skutecznie wypełniać wszystkie podjęte przez siebie zobowiązania. Wrażliwy, delikatny i zaangażowany społecznie. Musi być dobrym dyplomatą, musi odpowiednio reagować na sytuacje i ludzi, a także brać czynny udział w kształtowaniu ducha zespołu.
7. Filar zespołu. Osoba pełniąca tę rolę będzie wspierać i pomagać zespołowi w najtrudniejszych sytuacjach, tworząc dobrego ducha. Przypisuje mu się rolę dyplomaty w zespole. Powinien być spokojny, pewny siebie i panować nad własnym zachowaniem.
8. Specjalista. Ten członek zespołu musi zamienić plany w rzeczywistość. Zaangażowanie w osiąganie wysokich standardów w swojej dziedzinie pracy oraz posiadanie rzadkich umiejętności i wiedzy.
9. Zamknięcie. Ważne jest, aby ten członek zespołu utrzymywał wytrwałość wśród członków zespołu, aby uchronić ich od błędów, nie tylko aktywności, ale i bierności. Z natury ważne jest, aby być pilnym, sumiennym i pracowitym.

Przejdźmy teraz do przyjrzenia się konkretnym metodom zbiorowym podejmowanie decyzji.

Burza mózgów

Uważa się, że metoda ta została wynaleziona przez starożytnych wikingów. Stało się to podczas rejsu, gdy ich statek wpadł w kłopoty. Więc kapitan zebrał całą załogę na pokładzie. Każdy z członków z kolei zaproponował własne rozwiązanie problemu. Jako pierwsi wypowiedzieli się juniorzy, a kapitan był ostatni. Zastosowanie takiej kolejności pozwoliło wykluczyć wpływ autorytetu starszych członków załogi na opinię młodszych członków załogi. Jednak ostateczna decyzja należała do kapitana.

Burza mózgów charakteryzuje się lawiną nowych pomysłów bez ich krytycznej oceny. Jest to proces, który odbywa się przed znalezieniem optymalnego rozwiązania. Celem tej metody jest opracowanie jak największej liczby wariantów, aby znaleźć wyjście z niepewnej sytuacji.

Istnieje powszechne przekonanie, że burza mózgów to nieformalne spotkanie, podczas którego pracownicy wyrażają wszystko, co przychodzi im do głowy na temat problemu. С z jednej strony, to prawda. Ale ponieważ burza mózgów jest przede wszystkim metodą dochodzenia do celu aby rozwiązać problem, Ma swoją własną technologię, a także pewne zasady i kroki. Stosując się do nich, znacznie zwiększa się skuteczność metody i uzyskuje się najbardziej efektywne i jakościowe rozwiązanie.

Burza mózgów obejmuje sześć kroków. Pierwszy z nich ma charakter przygotowawczy. Jest to konieczne dla wybór osób i przydzielenie im ról. W tym samym czasie wybierany jest również lider.

Na czym polega zasada tworzenia grupy? Wszystko będzie zależało od zadania, które ma być wykonane. Na przykład, cały zainteresowany dział może być zaangażowany. Jeśli jednak krok ten ma być podjęty odpowiedzialnie, to w grupie powinny znaleźć się te osoby w organizacji, które w ramach swoich obowiązków służbowych muszą zajmować się problemem.

Jednym z przykładów sesji burzy mózgów może być zadanie opracowania pomysłu na kampanię reklamową zleconą przez producenta odżywek dla dzieci. W takim przypadku do dyskusji należy zaprosić projektantów i kreatywnych, a także kierownika działu. W skład zespołu musieliby wejść również pracownicy agencji reklamowej, którzy mają małe dzieci. Ci pracownicy najprawdopodobniej sami kupią produkt, a ich pomysły mogą posłużyć jako podstawa opracowanie ostatecznej wersji.

Drugi etap burzy mózgów polega na ustaleniu celów i zadań, które są powodem wykonania ćwiczenia. Ważne jest tutaj, aby wyjaśnić każdemu członkowi zespołu szczegółowo i w sposób zrozumiały. Zminimalizuje to ewentualne nieporozumienia, które mogą się pojawić. Zespół powinien dostarczyć jak najwięcej danych źródłowych. To będzie główny impuls do dyskusji.

Trzeci krok w stosowaniu metody polega na rozgrzewce. Mózg potrzebuje go tak samo jak mięśnie. Przed samą dyskusją grupa powinna "rozruszać się". Lider powinien być mastermindem. Każda gra grupowa to dobry trening mózgu. W ciągu zaledwie kilku minut uczestnicy znajdą się w odpowiednim nastroju.

Kolejny etap jest najważniejszy. Zakłada ona ciągłe i aktywne generowanie pomysłów. Od tego etapu zależy skuteczność efektu końcowego. Można przedstawić wszystkie rodzaje pomysłów - fantastyczne, absurdalne, a nawet nierealne. To właśnie ciągłość procesu jest najważniejsza. Metodami pozyskiwania informacji mogą być w różny sposób. Są wypowiedzi ustne, które muszą być zapisane przez jedną osobę na papierze, oraz pomysły spisane przez każdego uczestnika, które następnie zostaną rozpatrzone.

W piątym etapie sesji burzy mózgów wszystkie pomysły są szeregowane i oceniane. W ich klasyfikacji biorą udział albo wszyscy członkowie grupy, albo tylko moderator. Najlepiej, gdyby zajmował się tym osobny zespół pracowników. Nie jest to jednak warunek konieczny do zastosowania metody. Po rozpatrzeniu wszystkich propozycji, najsłabsze są odsiewane. W efekcie pozostają najlepsze opcje. Ich liczba zależy od produktywności wydarzenia.

W ostatnim etapie wyniki burzy mózgów są prezentowane do publicznej dyskusji. W tym czasie grupa będzie musiała przejść od fantazji do racjonalnego myślenia. Dlatego zaleca się wykonanie takich prac kilka dni po zdarzeniu.

Rodzaje burzy mózgów

Metoda ta może być stosowana przy użyciu w różny sposób wydarzenia. Przyjrzyjmy się najciekawszym z nich:

1. Odgrywanie ról. Idea tej metody polega na tym, że każdy w grupie powinien spróbować swoich sił w określonej roli. Dzięki temu mogą jak najdokładniej przeżyć daną sytuację. Z pozycji roli pracownik organizacji opisuje uczucia, pomysły i myśli, które pojawiły się w jego umyśle. Najważniejsze, żeby się jak najbardziej rozluźnić, mogą nawet przebrać się za swoich bohaterów. Przykładem tego typu sesji burzy mózgów jest zadanie polegające na zaprojektowaniu opakowania produktu. Członkowie zespołu muszą odegrać rolę kupujących w supermarkecie.
2. "120 pokoi". Metoda ta pozwala na wygenerowanie stu dwudziestu kreatywnych pomysłów w dość krótkim czasie. W tym celu uczestnicy grupy proszeni są o przedstawienie przed sobą domu. Ma 120 pustych pokoi. Zadaniem zespołu jest wejść do każdego z nich, poczuć atmosferę i wypełnić pomieszczenie nowym pomysłem.
3. Metoda odwrotna. Głównym zadaniem ćwiczenia jest znalezienie najbardziej nieudanych rozwiązań i przekształcenie ich w najbardziej akceptowalne.

Metoda Delphi

Ta metoda zbiorowego podejmowania decyzji została opracowana w USA w latach 50. i 60. Jego głównym zadaniem było przewidywanie wpływu zamierzonych w przyszłości osiągnięć naukowych na sposób prowadzenia wojny. Metoda ta została opracowana w amerykańskim think tanku RAND.

Obecnie jest ona uznawana za jedną z metod przewidywania i planowania możliwą dzięki ocenie ekspertów. Jego główną cechą jest wielopoziomowość, anonimowość i pozaziemski charakter. Podstawowym założeniem tego procesu jest to, że uogólnienie i należyte uwzględnienie indywidualnych ocen dużej liczby ekspertów dotyczących danej sytuacji pozwoli uzyskać opinię o maksymalnej ważności i wiarygodności.

Metoda Delphi polega na znalezieniu najlepszego rozwiązania problemu. Jak to się dzieje? Procedura odbywa się z wykorzystaniem burzy mózgów, kwestionariuszy i wywiadów. Opiera się na założeniu, że powołany zespół niezależnych ekspertów jest znacznie lepszy w ocenie i przewidywaniu wyniku niż zorganizowana grupa zwykłych ludzi. W tym przypadku zespół ekspertów można dobrać w taki sposób, aby jego członkowie nie znali się wzajemnie. Dzięki temu nie dochodzi do zderzenia różnych opinii.

W metodzie Delphi biorą udział dwie grupy. Pierwszy zestaw składa się z ekspertów, którzy przedstawiają swój punkt widzenia na dany problem. druga grupa jest reprezentowana przez analityków. Są one potrzebne do sprowadzenia opinii ekspertów do jednego wspólnego mianownika.

Sama metoda składa się z kilku etapów:

1. Pierwszym etapem jest wybór członków grupy eksperckiej. Jest to zazwyczaj 20 osób.
2. Drugim etapem jest sformułowanie problemu. Po otrzymaniu głównego pytania, eksperci rozbijają je na kilka mniejszych. Zadaniem analityków na tym etapie jest sporządzenie kwestionariusza. Następnie jest on przekazywany ekspertom, którzy proponują sposoby wyjścia z sytuacji i badają dostępność zasobów oraz trafność przedstawionych rozwiązań. Analitycy biorą pod uwagę opinie ekspertów i starają się je w miarę możliwości pogodzić. Te same kroki są powtarzane w kółko, aż do osiągnięcia jednolitej opinii.
3. Trzeci etap to etap analityczny. Po raz kolejny opinie ekspertów są sprawdzane pod kątem spójności, wnioski są analizowane i formułowane są ostateczne zalecenia.

Metoda ta jest więc metodą kwestionariuszową, która ma procedurę wielopoziomową. Po każdej rundzie dane są finalizowane przez analityków, a wyniki tej pracy są przekazywane ekspertom, ze wskazaniem przyznanej punktacji.

W pierwszym etapie metody ankietowej członkowie zespołu nie argumentują swoich podsumowań. W drugiej rundzie podobieństwo jest już obecne, chyba że ekspert zmieni swoją ocenę.

Metoda morfologiczna

Proces podejmowania decyzji w tej metodzie polega na dekompozycji problemu na jego części składowe. Po tym następuje podział na metody wdrażania. Kolejnym krokiem jest opracowanie różnych możliwych kombinacji. Dla najbardziej obiecujących tworzony jest projekt.

Metoda analogii

Istota tej metody zbiorowego podejmowania decyzji polega na próbie rozwiązania danego problemu przy pomocy pomysłów, które występują w innych dziedzinach nauki i życia.

Ta metoda doboru alternatyw została przez pewien czas przyjęta z takim powodzeniem, że stała się podstawą do narodzin nowej nauki: syntetyki. Kroki tej metody są następujące:

• Ustalenie przyczyny trudności.
• Ograniczenie jego ekspresji w odczuciu specjalistów z innych dziedzin.
• Opisywanie celu i ograniczeń celu.
• Wybór dziedziny nauki lub życia, w której mogą istnieć podobne rozwiązania.
• Dobór zespołu specjalistów z wybranej dziedziny.
• Organizowanie i przeprowadzanie sesji burzy mózgów.
• Interpretacja otrzymanych rozwiązań.
• Wybór najbardziej efektywnych i wykonalnych propozycji.

Metoda oceny eksperckiej

Niektóre decyzje zarządcze muszą być podejmowane w zakresie prognozowania i planowania rozwoju gospodarczego organizacji. Realizacja tych zadań to złożony, wieloetapowy proces. Wiąże się z rozwiązywaniem szerokiego zakresu problemów naukowych, technicznych i społeczno-gospodarczych. Obejmuje ona zastosowanie różnych metod prognozowania i planowania. Najpopularniejsze są metody intuicyjne, które opierają się na wykorzystaniu logicznego myślenia.

Należą do nich m.in. metody oceny eksperckiej. Opiera się na zastosowaniu intuicyjno-logicznego myślenia eksperta. Jest ona połączona z ilościowymi metodami oceny, a także z przetwarzaniem wyników. Metoda ta opiera swoje prognozy na opinii panelu ekspertów posiadających doświadczenie zawodowe, praktyczne i naukowe.