Czym jest zapis księgowy? Definicja, wzory faktur, jak sporządzić

Wszystkie osoby prawne i prywatni przedsiębiorcy muszą dokumentować i rejestrować transakcje biznesowe. Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej wymaga od nich prowadzenia ewidencji księgowej we wszystkich przypadkach, z wyjątkiem tych określonych w Ustawie Federalnej N 402 "O rachunkowości" z dnia 06.12.11 г. Definicja pojęcia "Zapisy i konta księgowe" często wprowadzają w błąd osoby bez wykształcenia księgowego lub ekonomicznego. Dlatego też właściciele i założyciele małych firm prawie zawsze zatrudniają doświadczonego księgowego, na stałe lub okazjonalnie. Początkujący księgowi często nie do końca rozumieją istotę i znaczenie tych prostych terminów. Czym jest zapis księgowy? W tym artykule staraliśmy się przyjrzeć definicji w sposób jak najbardziej szczegółowy.

Co to jest pojęcie "wpis do dziennika"??

Konto księgowe to określona pozycja księgowa, która w sposób wiarygodny odzwierciedla ruch aktywów organizacji, a także sposoby ich uzupełniania. W uproszczeniu można by porównać rachunek do plastra miodu w ulu. Zapisywanie ma na celu rejestrowanie całego nektaru trafiającego do tego plastra i jednocześnie rozliczanie jego utraty z takich czy innych powodów. W ulu (który można porównać do organizacji) znajduje się mnóstwo takich plastrów miodu (kont), z których każdy ma swoją specyfikę.

W nowoczesnej rachunkowości księgowość podwójna służy do prostej i nieskomplikowanej rejestracji transakcji na kontach. Jest tak nazwany, ponieważ każda transakcja jest rejestrowana dwukrotnie. Każdy ruch środków pieniężnych musi być zapisany dwukrotnie: po stronie debetowej jednego konta i po stronie kredytowej drugiego.

Wszystkie różnorodne konta wykorzystywane przez księgowego w rachunkowości przedsiębiorstw są specjalnie pogrupowane i usystematyzowane w Planie Kont. Zapisy księgowe służą jako pojedyncze transakcje, które są odzwierciedleniem dodawania i odejmowania na koncie. Niedoświadczeni księgowi zazwyczaj mają pod ręką Plan Kont, aby nie popełnić błędu i dopasować wpływ lub wypływ środków do niewłaściwego konta.

Istnieje również pojęcie subkonta. Na przykład 10.1, 50.2 i in. Te subkonta pozwalają na wykazanie szczegółowych informacji na koncie głównym.

Klasyfikacja kont i specyfika ich zapisów

Konta księgowe klasyfikuje się w następujący sposób (w zależności od przedmiotu ewidencji):

1. Rachunki aktywne to sposób na pokazanie w ujęciu pieniężnym, ile i jakiego rodzaju funduszy i zasobów posiada organizacja. Najczęściej stosowane aktywne konta księgowe to: materiały (10), wyroby gotowe (43), koszty sprzedaży (aktywne konto kredytowe 44), środki trwałe (01) i wiele innych. Szczególną cechą aktywnych kont jest to, że ich salda początkowe i końcowe są odzwierciedlone tylko w debecie. W ten sposób transakcje w ciągu miesiąca, które przyczyniają się do wzrostu środków finansowych organizacji, są obciążane; te, które zmniejszają, są uznawane; te, które zmniejszają, są obciążane. Te zapisy, dokonywane przez oprogramowanie księgowe lub ręcznie, nazywane są zapisami.
2. Konta typu pasywnego odzwierciedlają status i zmiany źródeł dochodu organizacji. Na przykład amortyzacja środków trwałych (02), kapitał zakładowy (80) i wiele innych. Podczas pracy z W przypadku kont pasywnych należy pamiętać, że bilans otwarcia i zamknięcia jest zapisywany jako uznanie. W ten sposób transakcje w ciągu miesiąca, które zwiększają stan konta, są zapisywane jako uznanie, a te, które zmniejszają stan konta - jako obciążenie. Zasada ta jest stosowana dla wszystkich zapisów z kontem typu zobowiązania.
3. Konta pasywne i aktywne są często trudne do zrozumienia i debetowania dla początkującego księgowego. W zależności od okoliczności, rachunki te mogą być pasywne lub aktywne. Aby móc rozróżnić, jakiego typu konta będzie dotyczyło księgowanie, należy ustalić, jakiego typu konta są odkładane. W planie kont wyróżnia się konta aktywne i pasywne: rozrachunki z dłużnikami i wierzycielami (76), podatki i cła (68) itp. д. Przy dokonywaniu zapisów na kontach aktywnych i pasywnych dana liczba może być wykazana jako debet lub kredyt.

Dawniej, gdy nie było specjalnych programów ułatwiających pracę księgowego, księgowi byli zmuszeni do wykonywania obliczeń na papierze. Konta zostały przedstawione w formie tabel z dwiema kolumnami, z których lewa odzwierciedlała debet, a prawa kredyt. W języku potocznym te znaki księgowe były znane jako samoloty.

Co to jest "zapis księgowy"?

Niezależnie od charakteru finansowania instytucji (organizacje publiczne lub komercyjne), przez system księgowy instytucji przechodzi wiele codziennych transakcji. Co to jest "zapis księgowy"? Jest to operacja, która może dokładnie odzwierciedlić zyski, koszty, wydatki itp. д. Z grubsza rzecz biorąc, księgowanie to zapis w programie komputerowym transakcji pieniężnej.

Działalność gospodarcza instytucji jest wykazywana przy użyciu metody podwójnego zapisu. Jest tak nazywany, ponieważ plan zapisów księgowych ma tylko dwie kolumny: debet i kredyt. W pierwszej z nich odzwierciedlone są przychody, w drugiej (kredytowej) - wydatki organizacji.

Najczęstsze wpisy

Jakie zapisy księgowe są najczęściej stosowane w rachunkowości? Trudno powiedzieć dokładnie, wszystko zależy od obszaru, w którym działa organizacja. Na przykład, jeśli firma prowadzi działalność handlową i produkcyjną, dział księgowy regularnie musi stosować następujące zapisy:

• D41 - K60, 71, 75 - przyjmowanie produktów do sprzedaży.
• D41 - K42 - ujmowanie marży handlowej.
• D73, 94 - K21, 41, 43 - księgowanie strat.

Plan kont i zapisy księgowe są ze sobą ściśle powiązane. Aby móc szybko i kompetentnie opracować zapisy, warto znać na pamięć plan kont. Niedoświadczeni księgowi zawsze trzymają go pod ręką, ponieważ mogą nieświadomie odzwierciedlić transakcję na niewłaściwym koncie, co może prowadzić do problemów z bilansem i zestawieniem bilansowym na koniec miesiąca.

Klasyfikacja wpisów

Można sklasyfikować zapisy według charakteru odzwierciedlonych transakcji w następujący sposób:

• Konta rzeczywiste służą do odzwierciedlenia rzeczywistych transakcji, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym;
• warunkowe służą do odzwierciedlenia takich operacji, które nie zostały faktycznie przeprowadzone, ale powinny znaleźć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych (np. specyfikacja i przeniesienie wskaźników - włączenie kosztów zarządzania do kosztów produkcji);
• Wyjaśniające - w celu odzwierciedlenia transakcji o charakterze korygującym. Uzasadniające zapisy księgowe dzielą się na zapisy dodatkowe i storno. Budynek biurowy, pojazdy, wyposażenie handlowe - to wszystko środki trwałe; pierwsze z nich przekraczają kwotę obrotów na kontach, drugie należy odliczyć przy obliczaniu sum za okres rozliczeniowy.

Różnorodność wpisów można podzielić na dwa rodzaje: proste i złożone.

1. Zapisy złożone to takie, które pociągają za sobą operacje księgowe na więcej niż dwóch kontach.
2. Proste zapisy odzwierciedlają transakcje, które pokazują jedynie ruchy na dwóch kontach.

Księgowanie środków trwałych

Środki trwałe istnieją w bilansie każdej instytucji, czy to budżetowej czy handlowej. Do środków trwałych zalicza się wszystkie aktywa, które są wykorzystywane w działalności. Środki trwałe mogą być wzięte na kredyt lub w leasing. Budynek biurowy, samochody, wyposażenie handlowe - to wszystko są środki trwałe. Natomiast materiały biurowe będą rozliczane na koncie "Materiały".

Jaki jest zapis księgowy na koncie środków trwałych? Operacja ta odzwierciedla zakup lub sprzedaż budynków, pojazdów, sprzętu handlowego itp. д. Rozważmy zapisy księgowe z tego tytułu.

Umieszczanie i rozliczanie środków ochrony indywidualnej

Aktywne konta 01 i 08 służą do księgowania. Osobliwością księgowania i sporządzania zapisu jest to, że w momencie otrzymania środków trwałych do dyspozycji organizacji zapis nie jest dokonywany od razu na konto 01. Po pierwsze, wpływ jest rejestrowany jako zapis debetowy na koncie 08.

• 08-60 - jest to zapis, który należy wykonać przy nabyciu.
• 01-08 - w tym miejscu zostanie odnotowany fakt oddania do użytkowania składnika rzeczowych aktywów trwałych.
• Pozycja rzeczowych aktywów trwałych może być przedmiotem darowizny, w takim przypadku wpis będzie następujący: 08-98.
• W przypadku wniesienia środka trwałego w ramach kapitału zakładowego, księgowania należy dokonać w następujący sposób: 08-75.
• Środek trwały (np. budynek) może być zbudowany przez najemną siłę roboczą, w takim przypadku zapis jest następujący: 08-60.

Konta i zapisy księgowe dotyczące księgowania wartości niematerialnych i prawnych

Konto główne dla księgowości wartości niematerialnych i prawnych - 04. Należy on do grupy aktywnych rachunków. Jego celem jest odzwierciedlenie dostępności i migracji wartości niematerialnych i prawnych. Wielu księgowych uważa, że na zasadzie odzwierciedlenia operacji konto 04 jest podobne do konta 01. Istnieją jednak różnice w dokonywaniu wpisów. Plan Kont informuje, że przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych do bilansu zawsze znajduje odzwierciedlenie na koncie 04. Przy wycofaniu przedmiotów księgowania z bilansu kwota pod kontem 04 powinna być odzwierciedlona.

Przykładowe posty z konta 05:

• 05-04 - umorzenie wartości niematerialnej i prawnej z tytułu sprzedaży, darowizny, likwidacji itp. д.;
• 04-08 - oddanie obiektu do użytku;
• 04-79 - Odzwierciedlenie otrzymania wartości niematerialnej i prawnej w zarządzaniu powierniczym
• 58-04 - odpisanie wartości rezydualnej składnika wartości niematerialnych i prawnych.

Księgowanie zapasów

Prawie każda instytucja staje, w taki czy inny sposób, przed koniecznością zakupu. Z reguły są to aktywa o niskiej wartości i praktycznie nigdy nie są później odsprzedawane. Księgowanie z tytułu przemieszczania materiałów wykazuje się na koncie 10. Istnieją do niego subkonta, np:

• 10.1 - surowce i materiały eksploatacyjne;
• 10.3 - paliwo;
• 10.5 - części zamienne;
• 10.8 - materiały budowlane;
• 10.10 - narzędzia specjalne.

Doświadczeni księgowi znają na pamięć wszystkie subkonta i bez problemu mogą dokonywać zapisów na koncie 10. Jest to jeden z najczęściej używanych wpisów. W planie kont podano, że koszt materiałów ujmowany jest w bilansie według kosztów rzeczywistych.

Rozliczanie kosztów produkcji

Koszty produkcji wykazuje się na koncie 20. Co to jest? Najprościej rzecz ujmując, produkcja to proces tworzenia kosztów dóbr i produktów. Z kolei koszt produkcji to suma wszystkich kosztów produkcji (w tym odszkodowań pracowniczych, surowców itp.). д.) i sprzedaży (zapłata za powierzchnię sprzedaży, praca promotorów i marketingowców). Wszystkie te koszty ujmowane są w debecie konta 20, tworząc koszt.

Przy dokonywaniu zapisów związanych z kosztami produkcji stosuje się również następujące konta:

• 23 - produkcja pomocnicza;
• 26 - koszty ogólne działalności gospodarczej;
• 25 - ogólne koszty produkcji.

Konta te należą do kont pomocniczych i są rzadko wykorzystywane. Jeśli organizacja jest stosunkowo niewielka, nie ma sensu dodawać kolejnych kont do księgowości, możemy ograniczyć się do korzystania z konta 20.

Księgowość kadrowa

Nawet najmniejsze organizacje mają pracowników, którzy muszą w jakiś sposób obliczyć płace, dodatki i premie, odliczyć kwoty za zniszczone materiały i szkody i jakoś odzwierciedlić te koszty w bilansie. Na koncie 73 ujmuje się wszystkie rodzaje rozrachunków z pracownikami organizacji. Na tym koncie można również wykazać koszty związane z pożyczkami pracownika z firmy, kwoty odszkodowań rzeczowych dla pracowników z instytucji itp. д.

Jakich zapisów dokonuje się na koncie 73? Najczęstsze:

• 73-50 - pożyczka udzielana jest pracownikowi;
• 73-94 - szkody materialne odpisywano pracownikowi winnemu;
• 50-79 - zwrot kosztów przez pracownika za uszkodzenie kasy.

Jak szybko nauczyć się zapisów księgowych?

Początkujący księgowi próbują nauczyć się kont i ich zapisów. W efekcie w ich głowach panuje mętlik i popełniają niewybaczalne błędy. Łatwiej jest zrozumieć sedno, zrozumieć znaczenie i konieczność konta w tandemie z zapisami dziennika. Konta powinny być pogrupowane według użycia - ułatwi to ich zapamiętanie, np

• konta inwentaryzacyjne - 01, 21, 41, 43;
• rachunki pieniężne - 50, 51, 52;
• Rachunki kosztów - 20, 23, 25;
• wyniki finansowe - 90, 91, 99.

Ważne jest również zrozumienie podstawowej zasady tworzenia zapisów księgowych. Zawsze debet po lewej stronie i kredyt po prawej stronie. Rachunek przepływów pieniężnych powstaje jako wynik wszystkich zapisów dotyczących okresu rozliczeniowego. Każdy, kto ma wykształcenie ekonomiczne, może dowiedzieć się z tego dokumentu wielu ważnych informacji o organizacji. Na przykład, ile materiałów zostało zakupionych za okres sprawozdawczy, ile kosztów poniosła organizacja w ogóle, a ile w szczególności na daną pozycję wydatków, ile wyniosły przychody za sprzedane towary, ile pieniędzy organizacja jest winna dostawcom i wiele innych. Ogólnie rzecz biorąc, nie jest wcale trudne i realne do przeprowadzenia.