Specjalista ds. Umów: opis stanowiska, wymagania i warunki pracy

Nie każdy pracownik ma w dzisiejszych czasach świadomość, że ubiegając się o pracę jest zobowiązany do podpisania tzw. opisu stanowiska pracy. Należy go złożyć bezpośrednio w dziale kadr. Dokument ten przesądza o przyszłym zatrudnieniu pracownika zgodnie z obowiązującymi w zakładzie lub firmie przepisami o zatrudnieniu.

Jeśli nie ma opisu stanowiska pracy i nikt o tym nie mówi, pracownik pozostaje społecznie niechroniony i może być narażony na ogromne obciążenia ze strony kierownictwa, co dziś często widać. Pozaszkolne godziny pracy mają negatywny wpływ na zdrowie, wpływają na jakość pracy. W tym przypadku wynagrodzenie jest również jest pod wielkie pytanie.

Przyjrzyjmy się, czym może być ten dokument, na przykładzie opisu stanowiska pracy specjalisty ds. umów.

Niuanse stanowiska

Zanim przejdziemy do właściwego opisu stanowiska pracy i jego postanowień, należy zrozumieć, jakie jest stanowisko pracownika na umowę o pracę.

Praca ta polega na zawarciu umowy pomiędzy kilkoma kontrahentami. Mogą to być różne firmy - w rzeczywistości osoby prawne. Głównym wykonawcą jest firma, która zatrudnia zamawiającego na dane stanowisko. Pozostali są partnerami, np. w zakresie dostaw materiałów, sprzedaży towarów, świadczenia określonych usług za opłatą w celu zapewnienia firmom wszelkiego rodzaju zasobów.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą na podstawie umowy nie jest strona umowy relacje. To tylko wykonawca. W większości technicznych. Innymi słowy, zajmuje się sporządzaniem wzorów umów, które następnie są podpisywane przez kontrahentów.

Wymagania wobec specjalisty ds. umów mogą być bardziej wymagające. Często osoba, która sporządza takie dokumenty, otrzymuje uprawnienia do monitorowania zgodności z warunkami w nich zawartymi.

Jaki jest zakres obowiązków administratora kontraktu??

W swoim życiu zawodowym badany pracownik musi polegać na określonym zestawie kompetencji. Innymi słowy, aby rozumiał, czego wymaga od niego pracodawca, jakiej efektywności oczekuje się od jego zatrudnienia i jak może osobiście skorzystać z zadań, których się podjął. Wszystkie te niuanse opisane są w opisie stanowiska pracy dla specjalisty ds. umów o dzieło.

Dokument ten pozwala więc na wykonywanie pracy według ściśle określonych zasad ustalonych przez firmę lub przedsiębiorstwo. Dokument ten określa również wstępnie relacje pomiędzy działem kontraktowym a innymi działami firmy. A nawet redystrybuować obowiązki pomiędzy kilka pojedynczych jednostek.

Kto przygotowuje opis stanowiska pracy?

Obowiązki pracownika kontraktowego określa bezpośrednio kierownictwo spółki lub przedsiębiorstwa. Kierownik działu kadr jest odpowiedzialny za zapewnienie ewidencji i właściwego udokumentowania obowiązków specjalisty. Opisy stanowisk pracy mogą być również przygotowane przez prawnika, jeśli jest to część zakresu obowiązków.

Po sporządzeniu opisów stanowisk pracy są one przeglądane przez kierownictwo, uzupełniane w razie potrzeby lub pomijane, a następnie zatwierdzane.

Kto podpisuje opis stanowiska pracy?

Bez zatwierdzającego podpisu dyrektora zakładu lub spółki opis stanowiska pracy jest nieważny. Dokument zatwierdzony w podania o pracę Opis stanowiska pracy musi być również podpisany przez pracownika zatrudnionego na danym stanowisku. Na osobisty wniosek pracownik może otrzymać kopię opisu stanowiska pracy, na którym będzie wykonywał powierzone mu obowiązki.

Kto nadzoruje zgodność z opisem stanowiska pracy?

Dyrektor naczelny spółki lub przedsiębiorstwa sprawuje nadzór nad wykonywaniem obowiązków specjalisty ds. umów. A także pracownicy działu zasobów ludzkich. Jeżeli w zakresie działań związanych z umową jest tylko jeden pracownik.

Często firmy tworzą działy kontraktowe z więcej niż jednym pracownikiem. Wtedy redystrybucja obowiązków zaczyna się od najwyższej rangi:

• główny specjalista działu - podlega bezpośrednio kierownictwu i jest odpowiedzialny za realizację zakresów obowiązków każdego podwładnego ze swojego działu;
• Główny Specjalista - podlega Głównemu Specjaliście i nadzoruje obowiązki pracowników niższego szczebla;
• Specjalista techniczny - podlegający głównemu specjaliście.

Kto jest odpowiedzialny za niezgodność? Jeśli administrator kontraktu nie wywiąże się ze swoich obowiązków, to pracownik ten zostanie pociągnięty do odpowiedzialności nie tylko w górę, ale także za resztę hierarchii. Jest to również zapisane w instrukcji.

Przykładowa struktura dokumentu

Poniżej znajduje się wzór opisu stanowiska pracy specjalisty ds. pracy kontraktowej. W razie potrzeby może być on dalej rozwijany przez pracowników służb i działów kadrowych według uznania kierownictwa firm i przedsiębiorstw, które będą prawidłowe i zgodne z prawem.

Przepisy ogólne

W tej części należy opisać pozycję A właśnie te punkty:

• tytuł i stopień - specjalista ds. umów, wiodący specjalista ds. umów, główny specjalista ds. umów;
• struktura raportowania - wstępne określenie sposobu raportowania prac;
• Wymagania kwalifikacyjne na stanowisku - wykształcenie, umiejętności, doświadczenie zawodowe
• Ogólne zasady zatrudniania i zwalniania pracowników, w szczególności w odniesieniu do pracownika kontraktowego;
• Procedura ewentualnych przesunięć w razie potrzeby (przeniesienie na inne stanowisko, zwolnienie lekarskie, wyjazd służbowy);
• Wykaz dokumentów prawnych, których zapisy mogą być wykorzystane przez pracownika ds. umów w jego pracy nadgodziny w swoim życiu zawodowym.

Harmonogram dnia roboczego

Sekcja ta powinna zawierać informacje na temat Rozkład czasu pracy funkcjonariusza kontraktowego; godziny pracy funkcjonariusza nieetatowego lub nienormowany czas pracy pracowników w Dziale Prac Kontraktowych. Wszystkie zapisy w tej części opisu stanowiska powinny być poparte przepisami i regulacjami dotyczącymi czasu pracy.

Nadgodziny czas powinien być być wynagradzany przez dodatkowe podwyżki płac.

Prawa

W tej części należy wymienić prawa, które przysługują pracownikowi kontraktowemu w odniesieniu do jego przyszłej działalności zawodowej. Na przykład:

• Składanie zapytań do uzyskać potrzebne im informacje w innych działach firmy lub przedsiębiorstwa;
• mieć dostęp do decyzji kierownictwa spółki lub przedsiębiorstwa;
• dokonywać korekt w celu poprawy efektywności procesu pracy i przekazywać sugestie bezpośrednio kierownictwu firmy lub przedsiębiorstwa;
• Osobisty kontakt z kontrahentami w celu dostarczenia im niezbędnych dokumentów do zawarcia umów;
• Monitorowanie realizacji postanowień umownych, osobisty udział w negocjacjach dotyczących spełnienia wymagań kontraktowych przez kontrahentów.

Obowiązki

W tej części opisu stanowiska pracy specjalisty ds. umów wyszczególniono obowiązki pracownika. Na przykład:

• Sporządzanie umów po ustnych ustaleniach z kontrahentami;
• Prowadzenie ewidencji dokumentacji umownej;
• Monitorowanie warunków wykonawczych roszczeń umownych, informowanie w odpowiednim czasie o konieczności przedłużenia stosunków umownych między kontrahentami;
• Identyfikowanie zaległości i wnioskowanie o ich uregulowanie w ramach swojego obszaru odpowiedzialności;
• wymieniać podstawową dokumentację dotyczącą wypełniania obowiązków przez sygnatariuszy umów;
• sporządzać i zmieniać dokumenty poprzez sporządzanie umów uzupełniających do zawartych umów na określony czas.

Opis stanowiska pracy Głównego Zamawiającego może być uzupełniony o szereg innych obowiązków. Na przykład:

• nadzorować spełnianie wymagań przez pracowników niższego szczebla;
• Składanie sprawozdań z wyników pracy działu kierownictwu wyższego szczebla;
• brać udział w procesach negocjacyjnych pomiędzy stronami umowy
• rozwiązywać konflikty dotyczące stosunków umownych między kontrahentami;
• Bycie przedstawicielem firmy przy zawieraniu umów z kontrahentami.

Ta lista może być znacznie dłuższa.

Opis stanowiska pracy starszego specjalisty ds. umów może być również szerszy. I uzupełnione np. o takie obowiązki:

• szkolenie techników;
• nadzór nad sporządzaniem dokumentów kontraktowych, sprawdzanie zapisów umowy;
• kontrola nad podpisywaniem umów i ich księgowaniem;
• Zastępstwo dla starszego oficera kontraktowego, jeśli to konieczne;
• Praca organizacyjna wydziału.

Odpowiedzialność

Ta część zawiera informacje o zagrożeniach dla pracownika, jeśli nie będzie on bezpośrednio wykonywał powierzonych mu obowiązków. Mogą to być działania dyscyplinarne, administracyjne, materialne lub odpowiedzialność karna.

Wynagrodzenie

Ta część zawiera informacje o wynagrodzeniu wypłacanym pracownikowi kontraktowemu; oraz. Często wskazuje się w nim wynagrodzenie zasadnicze zgodnie z tabelą zatrudnienia, a także harmonogram ewentualnych premii i ich wartość w ekwiwalencie pieniężnym.

Wniosek

Opis stanowiska pracy jest jednym z dokumentów regulujących pracę pracowników firm i przedsiębiorstw. Daje zrozumienie tego, co jest wymagane od pracownika i Jak on musi Wykonują swoje obowiązki. Z kolei kierownictwo jest w stanie ocenić profesjonalizm pracownika w stosunku do stawianych mu wymagań i obliczyć, na ile jego praca jest efektywna dla firmy w szczególności.