Kalendarz płatności to... Definicja, rodzaje, zastosowania, konserwacja i przykłady

Kalendarz płatności jest istotną częścią operacyjnego planowania finansowego każdej organizacji. Nazywany jest również planem przepływów pieniężnych. Sporządza się kalendarz przepływów pieniężnych, zgodnie z zasadą, że wszystkie wydatki znajdują oparcie w rzeczywistych źródłach przepływu środków pieniężnych. To narzędzie pokazuje rzeczywisty przepływ gotówki zarówno dla wejść jak i wyjść. W tym artykule zastanowimy się nad definicją i rodzajami harmonogramu płatności, poruszymy temat jego wykorzystania i utrzymania oraz podamy przykład jego wykonania.

Kategoria planowania finansowego

Współcześnie konstrukcja planów finansowych zajmuje ważne miejsce w systemie zarządzania finansami struktury. W procesie planowania menedżerowie organizacji są w stanie ocenić stan środków finansowych, określić sposoby maksymalnego zwiększenia ogólnej ilości pieniędzy i ich ukierunkowania jego skuteczne zastosowanie. Decyzje dotyczące planu zarządzania podejmowane są na podstawie analizy informacji finansowych.

Kalendarz płatności to plan wydawania i otrzymywania pieniędzy. Jest on opracowany na najbliższy rok, z odpowiednim podziałem na miesiące. Innymi słowy, jest to budżet przepływów pieniężnych. Kalendarz płatności zawiera jedynie ogólne podstawy zarządzania przepływem środków pieniężnych w przedsiębiorstwie. Przepływy te mogą być bardzo zmienne i dynamiczne w okresie miesięcznym. Kontrola operacyjna i zarządzanie zasobami finansowymi mogą pomóc w pozbyciu się tych słabości.

Zarządzanie finansami dzisiaj

Zarządzanie środkami pieniężnymi w dzisiejszym środowisku jest niezbędnym elementem sukcesu przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwo, które szybko i dokładnie śledzi dynamikę kosztów, przychodów i innych kluczowych wskaźników finansowych, w taki czy inny sposób, powinno mieć wystarczającą bazę informacji do dokonywanie właściwego decyzje finansowe i zarządcze, które są konieczne dla wzrostu firmy.

Przez operacyjne zarządzanie finansowe należy rozumieć zespół środków technologicznych, organizacyjnych i metodycznych, które w pełni zapewniają zarządzanie rzeczywistymi transakcjami finansowymi organizacji, jak również jej zasobami pieniężnymi. Jest to perspektywa krótkoterminowa. Zazwyczaj okres ten nie jest dłuższy niż jeden miesiąc. Zarządzanie zasobami operacyjnymi, w przeciwieństwie do systemu budżetowania, planuje płatności w możliwie szczegółowej formie, tj. według celu płatności i według właściwego kontrahenta. Stosuje bardzo szczegółowe ramy czasowe planowania (z dokładnością do dnia).

aktualne zagadnienia

Kalendarz płatności jest głównym narzędziem związanym z operacyjnym zarządzaniem finansami jednostki. Jest to dokument planistyczny, który zapewnia codzienne zarządzanie wydatkami i wpływami środków finansowych przedsiębiorstwa.

Planowanie kalendarza płatności pozwala na rozwiązanie takich problemów:

• Redukcja przewidywanych wariantów planu wydatków i wpływów pieniężnych (na dziś przyjmuje się wydzielenie typów optymistycznych, pesymistycznych i realistycznych) do jednego realistycznego zadania związanego z kształtowaniem przepływów pieniężnych firmy w ciągu jednego miesiąca.
• Synchronizacja przepływów pieniężnych, zarówno negatywnych jak i pozytywnych, w możliwym zakresie. Warto zauważyć, że może on zwiększyć poziom efektywności przepływów pieniężnych firmy.
• Sporządzenie harmonogramu płatności pozwala na uszeregowanie płatności pieniężnych firmy według kryterium ich wpływu na wynik finansowy.
• Zapewnienie niezbędnej, bezwzględnej płynności przepływów pieniężnych struktury, a w maksymalnym stopniu. Inaczej nazywane utrzymaniem i poprawą poziomu wypłacalności w krótkim okresie czasu.
• Włączenie zarządzania przepływami pieniężnymi do controllingu operacyjnego (a więc aktualnego monitorowania) wyników finansowych jednostki.

Jakie korzyści oferuje to narzędzie?

Wdrażając kalendarz płatności dla wpływów i wydatków, organizacja ma następujące korzyści

• Istotna staje się zdolność do prognozowania sytuacji finansowej firmy.
• Zwiększa przejrzystość procesów zarządzania w zakresie wydatków i przychodów organizacji.
• Zwiększa trafność i elastyczność decyzji wynikających ze zmian w otoczeniu gospodarczym firmy.
• Zwiększa wiarygodność i zaufanie do firmy ze strony organizacji macierzystej, inwestorów i wierzycieli.
• Optymalizuje politykę kredytową firmy.

Kluczowy cel

Głównym celem harmonogramu płatności jest stworzenie harmonogramu przepływów pieniężnych na najbliższy okres. Ogólnie rzecz biorąc, wynosi on od kilku dni roboczych do miesiąca. Harmonogram jest taki, aby zagwarantować rozliczenie wszystkich rzeczywistych płatności, zminimalizować nadwyżki gotówkowe na rachunkach i oczywiście zapobiec brakom gotówkowym.

Treść

Jak ustawić kalendarz płatności? Należy pamiętać, że jego zawartość może się różnić. Wszystko zależy przede wszystkim od preferencji danych pracowników i specyfiki działalności. Powinien on jednak zawierać dane dotyczące wpływów i wypływów oraz planowanych sald pieniężnych (zwykle zdezagregowane według źródła i dnia).

Przykładowy kalendarz płatności

Korzystając z poniższej tabeli przyjrzyj się przykładowi tego narzędzia opracowanego dla sklepu z częściami samochodowymi. W celu ułatwienia zrozumienia informacji, tabela opłat jest przedstawiona za 5 dni roboczych, a nie za okres miesięczny.

Uwagi

Informacje związane z terminowością wydatków i tak pomogą zidentyfikować najbardziej ryzykowne momenty (pod względem luk w przepływach pieniężnych) oraz wdrożyć działania mające na celu redystrybucję ciężaru płatności (np. wyodrębnienie okresowych wypłat wynagrodzeń i wpłat podatkowych do budżetu państwa, terminowe DeepL do kredytu itp.). Tak więc w powyższym przykładzie oczekuje się, że w kolejnym przedziale czasowym dodatni przepływ pieniężny wyniesie 736 495,40 RUB. Ujemny przepływ środków pieniężnych za tydzień wynosi 712 379,27 RUB.

Obliczanie przepływu netto

Przepływy pieniężne netto będą więc równe 24 116,13 RUB. (wzrost salda z 39 648,96 RUB. do 63 765,09 RUB.). Jeżeli planowany rozkład dodatnich i ujemnych przepływów pieniężnych według dni (na podstawie faktur do zapłaty, a także terminów płatności, które są przewidziane w umowach), to wyjdzie, że na koniec 2 dnia struktura będzie miała deficyt gotówki w wysokości 53 029,35 rubli. Aby tego uniknąć, konieczne jest przesunięcie niektórych planowanych płatności (np. zapłata za zakupione towary od dostawców lub zakup sprzętu biurowego, mebli) na następny dzień. Jeśli nie jest to możliwe, można zaciągnąć krótkoterminowy kredyt bankowy w formie kredytu w rachunku bieżącym.

Klasyfikacja kategorii

Przyjrzyjmy się głównym rodzajom kalendarza płatności. Za najczęstszą formę instrumentu wykorzystywanego do operacyjnego planowania przepływów pieniężnych w przedsiębiorstwie uważa się kształtowanie kolejnych przekrojów:

• Harmonogram nadchodzących płatności.
• Harmonogram płatności, które mają być dokonane.

Jeśli planowany rodzaj przepływu pieniędzy Jeżeli kalendarium jest jednostronne (wyłącznie negatywne lub wyłącznie pozytywne), sporządza się je w formie jednego odpowiedniego fragmentu.

Do głównych typów instrumentów należą:

• Kalendarz podatkowy. Taki dokument planistyczny jest sporządzany dla przedsiębiorstwa jako całości. Co do zasady ma on tylko jedną sekcję o nazwie "Harmonogram płatności podatku". Płatności z tytułu zwrotu podatku są standardowo uwzględniane w kalendarzu spływu należności. Kalendarz podatkowy wskazuje kwoty wszystkich rodzajów podatków, opłat i innych należności podatkowych przekazywanych do budżetów różnych wartości oraz do funduszy pozabudżetowych. Należy zauważyć, że kalendarzowa data płatności jest zwykle wybierana jako ostatni dzień ustalonego okresu dla wszystkich rodzajów podatków.
• Kalendarz windykacji należności. Ten rodzaj harmonogramu płatności jest zwykle sporządzany dla jednostki jako całości, chociaż w przypadku wyspecjalizowanej jednostki, takiej jak jednostka kredytowa, może on obejmować grupowanie płatności wyłącznie dla tego ośrodka odpowiedzialności.

Inne rodzaje

Oprócz typów opisanych powyżej, istnieją następujące:

• Kalendarz obsługi kredytów finansowych. Zgodnie z aktualną praktyką międzynarodową w zakresie sprawozdawczości i prognozowania przepływów pieniężnych, obsługa takich kredytów znajduje odzwierciedlenie w pracy operacyjnej przedsiębiorstwa, a nie w finansowym.
• Kalendarz płac. Narzędzie takie opracowywane jest zazwyczaj w przedsiębiorstwach stosujących rozłożony w czasie harmonogram wynagrodzeń dla poszczególnych jednostek pracowniczych (wydziałów, oddziałów, warsztatów itp.).
• Kalendarz (budżet), w którym tworzony jest zapas produkcji, sporządzany jest według standardów dla poszczególnych centrów kosztów, czyli inaczej mówiąc dla konkretnych jednostek organizacyjnych realizujących zaopatrzenie produkcji w planie logistycznym.

Kalendarz kosztów zarządzania

Jeszcze jedno rodzaj narzędzia to budżet (kalendarz) wydatków na zarządzanie. Warto zaznaczyć, że obejmuje ona:

• płatności związane z zakupem materiałów biurowych;
• sprzęt biurowy i oprogramowanie komputerowe nie zaliczane do aktywów trwałych;
• płatności z tytułu kosztów pocztowych i komunikacyjnych;
• wydatki na podróże służbowe;
• inne pozycje związane z zarządzaniem spółką.

Należy zaznaczyć, że wyjątkiem są koszty zapłata za pracę Pracownicy, którzy wykonują działalność zawodowa w dziale administracji i zarządzania.

Kalendarz sprzedaży produktów

Na koniec przyjrzyjmy się ostatniemu rodzajowi budżetu, który jest uważany za jeden z głównych. Jest to harmonogram płatności za sprzedaż produktów handlowych. Ta forma sprawozdawczości jest zwykle opracowywana w kontekście centrów zysku lub centrów przychodów przedsiębiorstwa. Taki kalendarz płatności zawiera dwie części: "harmonogram wydatków" i "harmonogram wpływów". Pierwsza sekcja pokazuje wpływy gotówkowe dla produktu. Jeżeli dany ośrodek odpowiedzialności nadzoruje spływ należności według rozrachunków z odbiorcami produktu, to w tej części wykazuje się również ten rodzaj wpływów. W drugiej części wykazano koszty marketingu, reklamy, utrzymania sieci sprzedaży i inne.

Warto zaznaczyć, że nie przyjrzeliśmy się wszystkim znanym do tej pory odmianom kategorii. Na przykład istnieje kalendarz płatności dla tworzenia długoterminowego portfela inwestycji pieniężnych, budżet kapitałowy (kalendarz płatności) dla realizacji rzeczywistego programu inwestycyjnego, budżet kapitałowy (kalendarz płatności) dla poszczególnych projektów inwestycyjnych itd.