Biuro prasowe jest komórką organizacji, która zajmuje się mediami. Struktura, cele i zadania służby prasowej

Public relations to działanie, które w dzisiejszych czasach muszą prowadzić niemal wszystkie organizacje. najważniejsza część to zadanie polega na nawiązaniu łączności z prasą. W tym celu działy prasowe organizowane są w przedsiębiorstwach o różnym typie własności. Czy istnieje biuro prasowe np. wojewody lub dużego banku?. Jaka jest struktura i funkcja służby prasowej?.

Koncepcja

Według Słownika Public Relations biuro prasowe to jednostka organizacyjna przedsiębiorstwa zajmująca się kontaktami z mediami. Działy te mogą być nazywane biurami prasowymi, press bureaux, centrami prasowymi, istota nie ulega zmianie. Są to działy, których zadaniem jest nawiązanie produktywnych relacji z dziennikarzami i przedstawicielami mediów.

Historia

Pomysł czerpania mocy pojawił się po raz pierwszy w początkach systemu komunikacji masowej. I tak w Niemczech na początku XIX wieku na dworze króla pruskiego istniało biuro, które czytało gazety i sporządzało dla władcy ich digesty z komentarzem. Za czasów Wilhelma IV w ramach gabinetu powołano specjalną jednostkę, która w efekcie zarządzała gazetami i dziennikarzami mającymi promować poglądy klasy rządzącej.

W ten sposób pierwsze biuro prasowe stało się częścią machiny państwowej, która miała regulować stosunki z prasą i wpływać na pozycję dziennikarzy. Później w tych samych Niemczech utworzono całe biuro prasowe Foreign Office, a jego szef, Otto Hammann, był pierwszym odnotowanym rzecznikiem w historii. Wiele rządów występuje wtedy jako rzecznicy prasowi, wchodząc w interakcje z mediami.

W Stanach Zjednoczonych, od początku XIX wieku, biura prasowe były jest to ważny część machiny politycznej, a później takie jednostki zaczynają pojawiać się także w firmach prywatnych. W tym okresie w wielu krajach rozwiniętych przy rządach działają biura prasowe.

W Rosji takie działania rozpoczęły się za czasów sowieckich, ale jednostki te raczej nadzorowały i administrowały mediami niż wchodziły z nimi w interakcje. Sytuacja zmienia się wraz z pojawieniem się wolnego dziennikarstwa po pierestrojce. pierwsze biura prasowe pojawiają się również w sektorze prywatnym.

Cele i zadania

Biuru prasowemu powierza się różne funkcje. głównym celem jednostki jest promowanie publicznego wizerunku organizacji. W tym celu biura prasowe muszą:

• Opracowanie i wdrożenie polityki informacyjnej przedsiębiorstwa.
• Tworzenie, przy wsparciu mediów, korzystnej opinii publicznej o Organizacji.
• Współdziałanie z dziennikarzami i mediami w celu relacjonowania działalności firmy.
• Nawiązanie komunikacji ze służbami prasowymi władz publicznych, firmami partnerskimi i organizacjami działającymi na tych samych rynkach.
• Monitorować doniesienia środków masowego przekazu na temat firmy, rynku i działalności szefa firmy, przygotowywać informacje dla kierownictwa firmy na temat sytuacji na rynku.
• Analizować trendy w rozwoju odpowiednich i branżowych mediów.

Do głównych zadań służby prasowej należy

• Bieżąca interakcja z mediami. W tym celu pracownicy działu przygotowują różne materiały informacyjne o działalności organizacji, organizują wydarzenia dla dziennikarzy, planują i realizują kampanie komunikacyjne.
• Wsparcie informacyjne dla działań najwyższej kadry kierowniczej organizacji. W tym celu rzecznik przygotowuje materiały i teksty do wystąpienia publiczne kierownik.
• Przygotowywanie digestów informacyjnych publikacji medialnych na temat firmy i sytuacji w branży.
• Planowanie komunikacji mającej na celu stworzenie i utrzymanie pozytywnego wizerunku firmy.
• rozwijanie kultury korporacyjnej, ustanowienie wymiany informacji w ramach organizacji.
• Ustanowienie pętli informacji zwrotnej od odbiorców docelowych.
• Reagowanie na kryzysy i ich wsparcie informacyjne w celu zachowania reputacji firmy.

Cechy użytkowe

Służba prasowa działa zazwyczaj w dwóch kierunkach Zewnętrzne i wewnętrzne komunikacja. W środowisku zewnętrznym jednostka komunikuje się i tworzy korzystny wizerunek. W środowisku wewnętrznym działania jednostki związane są z ustaleniem przepływu informacji i tworzeniem materiały do MEDIA.

Funkcjonowanie serwisów prasowych opiera się na następujących zasadach:

• Informowanie opinii publicznej o działaniach organizacji w sposób terminowy i dokładny. Na przykład służby prasowe gubernatora powinny regularnie informować dziennikarzy i opinię publiczną o tym, co robi pierwsza osoba w regionie i jakie podejmuje decyzje.
• Zapewnienie polityki otwartości dla organizacji. Jest to szczególnie ważne dla władz i organizacji politycznych.
• Wspieranie wdrażania przepisów prawa krajowego oraz praw i wolności obywatelskich.
• Działanie zgodnie z wymogami etyki i kultury korporacyjnej.

Regulacja prawna działalności biur prasowych

Działalność firmowych działów public relations podlega przede wszystkim Konstytucji Rosji. Pracownicy tych służb powinni wspierać realizację wszystkich praw i wolności obywatelskich. Ponadto biuro prasowe jest jednostką, która wchodzi w zakres ustawodawstwa medialnego. Zgodnie z nim członkowie służby prasowej przestrzegają następujących zasad

• wolność mediów;
• równoważenie interesów wszystkich stron;
• nieingerowanie w działalność mediów;
• różnorodność ideologiczna.

Usługi te podlegają również wewnętrznym kodeksom i wytycznym firmy.

Etyka korporacyjna w pracy służb prasowych

Rzecznicy prasowi powinni w swojej pracy ściśle przestrzegać zawodowych kodeksów etycznych. Istnieje wiele międzynarodowych kodów PR, a także dwa oficjalne, przyjęte w Rosji stowarzyszenia zawodowe. Zgodnie z nimi każda jednostka zajmująca się public relations, czy to służba prasowa administracji miejskiej, czy prezydenta Federacji Rosyjskiej, musi przestrzegać praw człowieka, zachować poufność otrzymanych informacji, unikać nieuczciwej konkurencji, nie wykorzystywać otrzymanych informacji, przestrzegać praw dziennikarzy i niezależności mediów, przyjmować wynagrodzenie wyłącznie w formie pensji lub honorarium.

Struktura

Struktura służb prasowych każdej firmy jest dostosowana do powierzonych jej obowiązków, dlatego liczba stanowisk i funkcji pracowników może być bardzo różna w organizacjach różnej wielkości. W najbardziej kompleksowy sposób forma struktury serwisu prasowego może zawierać następujące jednostki:

• monitoring. Jednostka ta odpowiada za monitorowanie publicystyki organizacji oraz opracowywanie wiadomości i analiz dotyczących zagadnień branżowych firmy.
• Serwis relacji prasowych. Członkowie tego działu piszą informacje prasowe, udzielają komentarzy i organizują wydarzenia mające na celu interakcję z dziennikarzami.
• Usługi komunikacji elektronicznej. Są odpowiedzialni za wypełnianie stron internetowych i sieci społecznościowych treścią, monitorowanie komentarzy w internecie, zarządzanie opiniami i śledzenie liderów opinii.
• Departamenty rządowe i zaangażowania społeczeństwa obywatelskiego. Takie komórki są zwykle obecne w dużych organizacjach i strukturach państwowych, np. w służbie prasowej Departamentu Głównego MSW pracują pracownicy, którzy kontaktują się z różnymi stowarzyszeniami wolontariuszy.

Obowiązki kierownika jednostki

Każdy kierownik prasowy jest odpowiedzialny za opracowanie i wdrożenie polityki informacyjnej organizacji. Do jego obowiązków należy również:

• Opracowywanie perspektywicznych planów pracy jednostki;
• nadzorowanie realizacji planów oraz osiągania celów strategicznych i taktycznych;
• Nagłaśnianie działań organizacji w mediach;
• nawiązywanie relacji z przedstawicielami mediów, prowadzenie negocjacji z przedstawicielami mediów, organizowanie imprez dla dziennikarzy;
• zachęcanie i motywowanie pracowników jednostki do produktywności;
• Monitorowanie zgodności z normami etycznymi i prawnymi.

Szefowie służb media relations są częścią kierownictwa organizacyjnego, stąd odpowiadają za określenie strategii rozwoju firmy, zajmują się sprawami kadrowymi i szkoleniem personelu.

Formy pracy

Interakcje z dziennikarzami odbywają się w ustalonych formatach. Najbardziej rozpowszechnione rodzaj materiału dla dziennikarzy to informacje prasowe. Jest to tekst o pewnym wydarzeniu informacyjnym w firmie. Jest on sporządzany w celu zainteresowania dziennikarza, który na podstawie informacji prasowej może opracować własny materiał do swojej publikacji. Inne formy działalności prasowej to briefingi, konferencje prasowe, wywiady, śniadania prasowe, wycieczki prasowe, prezentacje, okrągłe stoły i inne specjalne wydarzenia dla dziennikarzy.

Rodzaje biur prasowych

Istnieje kilka klasyfikacji usług prasowych. Wszystkie usługi prasowe można podzielić na różne rodzaje w zależności od formy własność organizacji: publiczne i prywatne. W zależności od szczebla zarządzania istnieją federalne, regionalne i lokalne służby prasowe. Szczytem piramidy jest wtedy np. biuro prasowe Kremla, a u jej podstawy znajdują się małe biura łącznikowe dziennikarzy w administracjach miast czy miasteczek. Istnieją również biura prasowe będące częścią organizacji lub struktury, które są zlecane na zewnątrz.

Służby prasowe organów państwowych

Historycznie rzecz biorąc, to właśnie w strukturze rządów po raz pierwszy pojawiły się biura prasowe. A dziś każdy organ państwowy Dziś każdy resort rządowy ma pracowników odpowiedzialnych za kontakty z mediami. Osobliwością takich jednostek jest konieczność kształtowania opinii publicznej na temat pracy organu, pełnego objęcia jego działalności.

Dziś organy nie mogą pracować w warunkach zamknięcia, społeczeństwo powinno być informowane o tym, co robi dany organ. Również organy państwowe powinny współpracować ze społeczeństwem, odpowiadać za pośrednictwem mediów na zapytania opinii publicznej. Wzorem takiej pracy jest służba prasowa rządu Federacji Rosyjskiej lub prezydenta. Pracownicy tych struktur regularnie informują opinię publiczną za pośrednictwem mediów o tym, co robi rząd, jakie podejmuje decyzje i co myśli o tej czy innej sprawie prezydent kraju. Na przykład regionalne biura prasowe muszą informować społeczeństwo o tym, jak władze lokalne rozwiązują swoje problemy, jak bronią swoich interesów na szczeblu federalnym. Celem takich komunikatów jest podniesienie poziomu zadowolenia społeczeństwa z pracy urzędu oraz promowanie pozytywnego wizerunku administracji w oczach społeczeństwa.

Biura prasowe w organizacjach komercyjnych

Biura prasowe organizacji prywatnych mają nieco inne cele. Pracują również nad poprawą wizerunku i postrzegania organizacji przez społeczeństwo, ale po to, by skłonić ludzi do kupowania towarów i usług od firmy. W tym przypadku działania biura prasowego zaczynają graniczyć z działaniami działu marketingu, ponieważ mają wspólny cel - promocję firmy w celu maksymalizacji jej zysków.