Regulamin wydziału: wzór, struktura i treść

Najbardziej zróżnicowaną i najmniej uregulowaną grupą dokumentów o charakterze organizacyjno-prawnym są regulaminy wydziałowe, których wzory można znaleźć w każdej organizacji, regulaminy, instrukcje, zasady. Są one sporządzane przez odpowiednie służby przedsiębiorstwa dla wszystkich obszarów przedsiębiorstwa.

Zasadnicze elementy dokumentu

Regulaminy wydziałowe, których wzory często przechowywane są przez pracowników działu kadr organizacji, są aktami prawnymi określającymi podstawowe zasady funkcjonowania spółek, ich pododdziałów strukturalnych, podległych agend, przedsiębiorstw i organizacji.

Inna interpretacja rozporządzenia mówi, że jest to zbiór przepisów, które regulują niektóre obszary działalności (polityczne, kulturowe, ekonomiczne itp.).

Osobną grupę dokumentów stanowią dokumenty regulujące całokształt stosunków pracy, organizacyjnych i innych w różnych szczegółowych sprawach. Na przykład przykładowe postanowienie wzorcowe dotyczące działu kadr, postanowienie dotyczące obiegu dokumentów itp.

Obok dokumentów standardowych tworzone są dokumenty indywidualne. Celem sporządzania tych przepisów przez organizacje nadrzędne jest uregulowanie działalności określonych podległych organów, jednostek, organów itp. д.

Przepisy dotyczące działów, których wzory są opracowywane w każdej firmie, są odsyłane do regulaminowych aktów lokalnych. Mają one za zadanie regulować wszystkie aspekty pracy jednostek konkretnego przedsiębiorstwa.

Przykładowe regulaminy wydziałowe są sporządzane na wspólnym papierze firmowym i zawierają następujące rekwizyty:

• Nazwa przedsiębiorstwa.
• Nazwa rodzaju sporządzonego dokumentu.
• Data dokumentu.
• Numer porządkowy aktu.
• Lokalizacja dokumentu.
• Tytuł "Zatwierdzony".
• Tekst dokumentu.
• Podpis szefa organizacji.

Zarządzenie o zatwierdzeniu regulaminu wydziałowego (wzór poniżej) jest sporządzane przez pracowników działu kadr i podpisywane przez szefa firmy.

Regulamin jednostki składa się w większości przypadków z sześciu działów:

1. Informacje ogólne.
2. Cele i przeznaczenie jednostki.
3. Funkcje działu.
4. Prawa i obowiązki jednostki strukturalnej.
5. Odpowiedzialność działu.
6. Związek jednostki z innymi jednostkami.

Informacje ogólne

W części ogólnej regulaminu oddziału (wzór sekcji poniżej) należy podać następujące informacje.

• Pełna nazwa wydziału strukturalnego (oraz jego nazwa skrócona, jeśli jest zapisana w dokumentach statutowych).
• Wskazanie pozycji jednostki w ramach przedsiębiorstwa (organizacji).
• Określenie stopnia niezależności ekonomicznej i gospodarczej.
• Informacja o tym, kto jest bezpośrednio podporządkowany jednostce.
• Informacja o stanowisku osoby kierującej jednostką strukturalną, procedurze jej powoływania (odwoływania).

Przykładowe rozporządzenie dotyczące działu kadr przedsiębiorstwa jest jednym z pierwszych, które należy opracować, ponieważ podmioty te zajmują się zatrudnianiem nowych pracowników.

Osobna pozycja w dziale pierwszym ustawy - wykaz podstawowych dokumentów prawnych, wykonawczych, instruktażowych i programowych, na podstawie których podstawa działalność jednostki.

Jeżeli departament zawiera podział na pododdziały, sektory, przepisy ogólne mogą zawierać akapit dotyczący wewnętrznej struktury. В ten pododdział zawiera informacje o wewnętrznym podziale departamentu, ze wskazaniem nazwy (pełnej, skróconej), stanowisk kierowników poszczególnych pododdziałów, ze wskazaniem bezpośrednio podległych osób i organów.

Ostatni akapit zawiera informację, czy oddział posiada odrębną pieczęć. Jeśli jest obecny, opis przedmiotu, jego przeznaczenia i warunków, w jakich jest przechowywany.

Cele i przeznaczenie jednostki

Regulacje dotyczące działu kadr, których przykład został przedstawiony powyżej, i inne struktury organizacyjne Drugi dział zawiera cele i zadania opracowane na ich podstawie. Akapit ten powinien uzasadniać istnienie odpowiedniej jednostki w strukturze organizacji.

Cele stawiane jednostce przez kierownictwo powinny być realistyczne, długoterminowe i powiązane ze sobą, jak również z celami całej firmy.

Funkcje departamentu

Przykładowe zarządzenie w sprawie kadr i innych komórek organizacyjnych powinno zawierać pełny wykaz funkcji poszczególnych działów z przyporządkowaniem, jakie ma uprawnienia przypisane wyłącznie do danej jednostki, a które są przypisane do działu w powiązaniu z innymi działami.

Jeśli funkcje mają charakter ogólny, sekcja wskaże, w jakiej formie poszczególne służby są zaangażowane w wykonywanie swoich uprawnień. Jeśli istnieje struktura wewnętrzna, nazwa każdego pododdziału i jego obowiązki służbowe.

Prawa i obowiązki jednostki strukturalnej

W czwartej części dokumentu (przykładowy regulamin działu prawnego organizacji poniżej) zawarte są informacje o prawach i obowiązkach jednostki strukturalnej.

Sekcja ta zawiera wykaz uprawnień jednostki i obowiązków, jakie ma ona w ramach realizacji swoich działań. W tej części opisane są również uprawnienia o specyficznym charakterze, które nie są przyznawane podobnym działom w organizacji.

Jeżeli pododdziałowi przysługuje jakakolwiek władza nad innymi jednostkami strukturalnymi, w osobnej kolumnie należy podać w jakim stopniu prawna możliwość sugerowania (żądania, zakazywania, korzystania) czegoś przez organ od podległej mu komórki organizacyjnej może być realizowana.

Zakres uprawnień ustala się w zależności od tego, w jakim stopniu pomoże on w efektywnym wykonywaniu powierzonych obowiązków i funkcji.

Odpowiedzialność departamentu

Część dotycząca odpowiedzialności jest uznawana za jedną z najważniejszych w ustawie (np. w rozporządzeniu dotyczącym działu prawnego organizacji, którego wzór został podany powyżej). Rejestruje rodzaje postępowań administracyjnych, dyscyplinarnych i w wyjątkowych przypadkach odpowiedzialność karna.

Wyższy obowiązek spoczywa na pracownikach działu zamówień publicznych (przykładowa regulacja poniżej), który ma bezpośrednie umocowanie w odpowiednich ustawach federalnych.

Często tylko kierownik danej jednostki podlega postępowaniu dyscyplinarnemu, jeśli nie wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków. Sekcja powinna również zawierać dokładne określenie odpowiedzialności typu ekonomicznego w związku z prowadzeniem wewnętrznej rachunkowości przedsiębiorstwa.

Relacje między jednostką a innymi jednostkami strukturalnymi i organizacjami

Ważnym aspektem pracy jednostek jest współdziałanie wydziałów wewnątrz organizacji oraz z podmiotami zewnętrznymi. Dużą rolę odgrywa tu regulacja dotycząca działu prawnego (wzór przedstawiony w artykule), która powinna odzwierciedlać sposoby sprawowania władzy na zewnątrz przedsiębiorstwa, ponieważ specjaliści sfery prawnej przez specyfikę pracy często wchodzą w interakcje z osobami i organizacjami zewnętrznymi.

W sekcji 6 należy rejestrować przepływ dokumentów w obrębie jednostki i w interakcji z innymi sekcjami. Zawiera on również listę podstawowych dokumentów, które powinny być opracowane przez odpowiednie piony strukturalne osobiście i wspólnie z innymi pionami.

Ważnym aspektem części szóstej jest określenie częstotliwości i terminów przekazywania opracowanych aktów prawnych.

Na końcu dokumentu służbowego, który kończy akt, znajduje się podpis kierownika jednostki organizacyjnej oraz adnotacja o zatwierdzeniu dokumentu przez kierownika całego przedsiębiorstwa.

Statut organów kolegialnych i doradczych

Osobną pozycję stanowi rozporządzenie w sprawie organów kolegialnych i doradczych. Jest to dokument korporacyjny o charakterze prawnym.

W analizowanych regulacjach znalazły się następujące akapity:

• skład;
• specyfika postępowania formacyjnego;
• kompetencja;
• procedury operacyjne;
• prawa i obowiązki.

Organy typu deliberatywnego lub kolegialnego mogą mieć charakter zarządzający (np. zarząd, rada nadzorcza) i specjalistyczny (rada naukowa, naukowo-techniczna lub pedagogiczna).

W regulaminie organu doradczego lub kolegialnego zapisuje się następujące informacje:

1. Status podmiotu.
2. Procedura sporządzania planów pracy.
3. Specyfika przygotowania materiałów, które będą rozpatrywane na posiedzeniu.
4. Przedłożenie zatwierdzonych materiałów i innych dokumentów.
5. Procedura rozpatrywania dokumentów i podejmowania ostatecznej decyzji na posiedzeniu.
6. Przechowywanie pisemnych protokołów.
7. Formalizacja ostatecznej decyzji.
8. Sposób, w jaki decyzja ma być ogłoszona wszystkim zainteresowanym.
9. Zabezpieczanie spotkań Prowadzenie dokumentacji posiedzeń.

Specyfika redagowania niektórych przepisów

Regulamin pracowniczy może być opracowany dla wszystkich pracowników lub dla pracowników określonego działu. Na przykład osobno można opracować politykę dotyczącą działu handlowego (przykład poniżej), a osobno dotyczącą członków jednostki organizacyjnej.

Następujące aspekty powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumencie personalnym:

• Rozwój społeczny i zawodowy członków zespołu;
• Ustalenie podstawowych zasad stosunku pracy pomiędzy pracownikami a pracodawcą;
• określenie sposobów organizacji pracy;
• ujawnienie koncepcji personalnej przedsiębiorstwa, tj. zasad i systemu zatrudnienia, opracowania planów, motywacji do osiągania wyników, polityki socjalnej firmy itp. д.;
• sformułowanie wzajemnej odpowiedzialności personelu i pracodawcy.

Regulamin działu personalnego, którego wzór zaczerpnięty jest z praktyk ewidencyjnych krajów zagranicznych, jest dokumentem mającym na celu regulację stosunków społecznych i pracowniczych w proces formacji rola organizacji i przedsiębiorstw handlowych w czasie kształtowania się stosunków własności prywatnej w kraju.

Ze względu na fakt, że powstanie nowego typu aktu wiąże się z pojawieniem się stosunków finansowych i handlowych, rola odpowiednie dokumenty. Regulamin działu handlowego, który często jest wykorzystywany jako wzór do opracowania aktu regulującego pracę pracowników, opracowywany jest wraz z przedmiotowym dokumentem przez ekspertów merytorycznych: pracowników działu wynagrodzeń i organizacji pracy, działów kadr, działu prawnego itp. д.

Na czele grupy pracowników stoi zazwyczaj dyrektor personalny, zastępca dyrektora działu rozwoju firmy lub sam szef firmy. Kodeks pracy nie zawiera żadnych wymogów dotyczących tworzenia tego typu regulacji. W tym zakresie jej ustępy nie mają zastosowania do obywateli, którzy świadczą usługi na rzecz organizacji na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Regulamin pracowniczy zawiera zasady prowadzenia relacji między administracją a pracownikami, których lista obejmuje następujące aspekty:

• Zgodność z przepisami prawa;
• równość podmiotów;
• Dobrowolny charakter zobowiązania;
• uprawnienia przedstawicieli prawnych podmiotów
• Nieprzystępowanie do pracy obowiązkowej lub przymusowej oraz niedyskryminacja w procesie pracy;
• realność wykonania podjętych zobowiązań.

Sporządzając regulamin, pracodawca musi wziąć pod uwagę m.in zasady współpracy strony, a także inne zasady konstruowania relacji pracodawca-pracownik. Nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do sankcji prawnych i społecznych.

Często właściciele firm proszą o umieszczenie klauzul zakazujących krytyki polityki firmy w rozmowach z konkurencją, klientami. Ponadto trudności, na jakie napotyka przedsiębiorstwo, nie mogą być ujawniane osobom postronnym. Kategorycznie zabronione jest również wykonywanie działań godzących w dobre imię organizacji.

Brak jest jednolitego układu i form przedmiotowego rozporządzenia. W związku z tym każde przedsiębiorstwo musi samodzielnie sporządzić oświadczenie.

Kolejnym szczególnym rodzajem regulacji jest ustawa o zachętach moralnych i materialnych. Jest on traktowany jako dokument lokalny, dlatego organy ubezpieczeniowe i emerytalne często nie akceptują aktów opracowanych w przedsiębiorstwie, gdy powstają spory związane z płatnościami.

Celem regulacji jest motywowanie pracowników do podnoszenia jakości wykonywania powierzonych im zadań, sumienności i terminowości wykonywanie obowiązków, zwiększenie stopnia odpowiedzialności.

Dokument powinien zawierać następujące części:

• zasady stosowania zachęt
• podstawowe wskaźniki oceny sprawność operacyjna;
• rodzaje, środki, formy zachęt
• procedura wyboru pracowników;
• kompetencje przełożonego w zakresie stosowania środków;
• podstawy nagradzania pracowników (polecenie, zarządzenie)
• procedurę przeprowadzania odpowiednich działań.

Często certyfikaty motywacyjne są sporządzane w ramach regulaminu finansowego spółki, którego wzór jest sporządzany w połączeniu z innymi tego typu dokumentami.

Za podpisanie odpowiednich dokumentów odpowiedzialni są zastępcy dyrektora firmy, którzy regulują wyżej wymienione obszary (większość regulacji jest często tworzona przez HR-owców i specjalistów działu prawnego).

Najczęściej zdarza się, że organizacja wymaga, aby wszystkie produkowane dokumenty były podpisane przez szefa prawnego lub innego urzędnika odpowiedzialnego za prawny aspekt działalności.

Niektóre firmy wymagają również, aby główny księgowy przejrzał dokumenty, zwłaszcza jeśli sytuacja wiąże się z dużymi wydatkami finansowymi. Ostateczną zgodę wydaje szef firmy.

Układ struktury dokumentu

Paragrafy analizowanego dokumentu są zbliżone do fragmentów regulaminu dla działu księgowości (wzór poniżej) i innych jednostek organizacyjnych. Ustawa musi ujawnić następujące aspekty pracy firmy:

1. Przepisy ogólne.
2. Podstawowe zasady struktury przedsiębiorstwa oraz relacje między kierownictwem a pracownikami.
3. Sposób dokumentowania stosunku pracy.
4. Podstawowe uprawnienia i obowiązki pracodawcy.
5. Prawa i obowiązki pracowników firmy.
6. Godziny pracy i okresy odpoczynku.
7. Procedura wynagrodzenie.
8. Gwarancje społeczne.
9. Sposób podnoszenia kwalifikacji pracowników.
10. Zapewnienie zatrudnienia pracowników.
11. Działania dyscyplinarne (sankcje i nagrody).
12. Akapity zamykające.

Jeśli firma opracowała dokument kadrowy, nowi pracownicy są zapoznawani z regulaminem przed podpisaniem umowy o pracę.

Regulacje dotyczące działów i poddziałów strukturalnych, których wzory są dostępne w każdej firmie, są opracowywane w celu uregulowania pracy wszystkich działów organizacji, podział obowiązków między nimi, zapisując uprawnienia każdej jednostki w firmie oraz określając granice odpowiedzialności każdej jednostki w ramach system konstrukcyjny firmy.