Zarządzanie dokumentacją: rodzaje dokumentów i instrukcji

Zarządzanie dokumentacją jest ważne w każdej firmie i instytucji. W celu usprawnienia tego procesu w 2009 r. opracowano w ramach federalnego kodeksu postępowania administracyjnego proces formalności w federalnych organach wykonawczych. Rząd zatwierdził zasady zarządzania zapisami w federalnym władze wykonawcze № 477 (zwany dalej Regulaminem). Rozważ podstawowe zasady tego procesu, a także rodzaje dokumentów według zasad zawartych w artykule.

Trochę historii

Rosyjskie zarządzanie dokumentacją rozwijało się w trzech okresach. Chodzi o czasy przedrewolucyjne, kiedy pojawiło się zarządzanie dokumentacją urzędniczą, kolegialną i wykonawczą; ZSRR, kiedy powstał jednolity system państwowy. system i przejście do systemu zarządzania dokumentami; nowoczesna papierologia.

Omawiana w tym artykule papierologia została wprowadzona w wyniku reform Aleksandra 1. Najwyższymi instytucjami państwowymi były wówczas Senat, Komitet Ministrów, Rada Państwa i Rada Ministrów. Ich działania opierały się na koleżeńskości.

Wraz z zakładaniem ministerstw zachęcano do rozwoju systemu zarządzania dokumentacją. Struktura organizacyjna stała się jednolita, decyzje administracyjne były podejmowane indywidualnie przez urzędników w ramach ich kompetencji. Ustalono również zasadę hierarchii, który funkcje zostały przydzielone ściśle według zakresu obowiązków urzędników w różnych działach. Wszystko to miało ogromny wpływ na papierową pracę ministerstw, a także.

Prowadzenie rejestru, wczoraj i dziś

Przed uchwaleniem regulaminu obowiązywały wzorcowe instrukcje egzekucyjne. Został on jednak zatwierdzony przez Ministerstwo Kultury i Komunikacji Masowej Federacji Rosyjskiej, w przeciwieństwie do Reguł wydanych przez rząd rosyjski. Należy stwierdzić, że Zasady są pierwszym dokumentem dotyczącym zarządzania zapisami, który został przyjęty na tak wysokim poziomie.

Niniejszy Regulamin ma zastosowanie do następujących podmiotów:

• Ministerstwa, służby i agencje na szczeblu federalnym, którymi zarządza prezydent, a także struktury podległe tym ministerstwom.
• Ministerstwa, prowadzone przez rząd, a także struktury podległe.
• Usługi i agencje na poziomie federalnym administrowane przez rząd.

Zasady te mają również zastosowanie do władz regionalnych i miejskich. W tym przypadku dokument przewiduje tak szerokie zastosowanie na podstawa prawna. A obowiązująca dawniej instrukcja dotycząca prowadzenia dokumentacji w aparacie wykonawczym była skierowana bezpośrednio tylko do organów federalnych, ale w rzeczywistości była stosowana wszędzie, nawet przez organizacje pozarządowe.

Sekcja 6 rozporządzenia odnosi się do dostępności obowiązkowych danych o dokumentach, które mają być włączone do elektronicznego zarządzania dokumentami, ich wyszukiwania i przechowywania (więcej na ten temat poniżej). W celu optymalizacji procedur w poszczególnych jednostkach opracowywane są instrukcje metodyczne dotyczące prowadzenia ewidencji w ramach władzy wykonawczej. Określają one wszystkie procesy.

Nierzadko zdarza się, że organy publiczne muszą prowadzić korespondencję z innymi organami, podobnie jak z osobami prawnymi i fizycznymi. W tym celu kieruje się następującymi przepisami Uchwały rządu Nr 221 "W sprawie zatwierdzenia Regulaminu usługi renderowania usługa pocztowa". Regulacje te są szczególnie potrzebne, gdy z jakichś powodów adresat stara się uchylić od informacji.

Rejestracja

W odniesieniu do rozporządzeń w sprawie zarządzania dokumentacją w organach władzy wykonawczej należy wyjaśnić, co następuje. Nie są one klasyfikowane jako dokumenty zawierające informacje o tajemnicy państwowej. W odniesieniu do tych ostatnich stosuje się inne instrukcje.

Zarządzanie dokumentacją federalnych organów władzy wykonawczej z innymi dokumentami jest zapisane w odpowiedniej instrukcji, którą organ władzy publicznej opracowuje na podstawie Regulaminu, uwzględniając specyfikę swojej działalności. Instrukcje są zatwierdzane przez kierownictwo organu administracji publicznej w zakresie na papierze firmowym.

Sposób tworzenia dokumentów został określony w punkcie 3 rozporządzenia. Tym samym powtarzają one pewne przepisy, które są określone w GOST R 6.30-2003 "Jednolite systemy dokumentacji". Odpowiednie dokumenty należy zaprojektować w następujący sposób:

• Na papierze firmowym. Powinny one znajdować się w lewym górnym rogu arkusza, jeśli używamy wersji kątowej, lub, jeśli używamy wersji wzdłużnej, na środku wzdłuż górnego marginesu.
• Na standardowej kartce A4 lub A5.
• Jako dokumenty elektroniczne.

Dokumenty sporządzone na standardowych arkuszach i formularzach mają marginesy 20 mm i 10 mm.

Podstawowe informacje w dokumentach

Lista informacji, które muszą być zawarte w formularzu oraz inne szczegóły są następujące:

• Godło Rosji.
• Nazwa organu rządowego.
• Tytuł urzędnika, który podpisał dokument.
• Pieczęć urzędnika lub poświadczenie kopii.
• Rodzaj dokumentu.
• Miejsce wydania.
• Informacje ogólne o wykonawczym organie państwowym.
• Adresat.
• Data wydania.
• Numer nadany w momencie rejestracji.
• Nazwa dokumentu.
• Tekst.
• Wykaz załączników.
• Pieczęć aprobaty i zatwierdzenia.
• Wiza i pieczęć lub poświadczenie kopii.
• Informacje o wykonawcy.
• Znak kontrolny przeprowadzonej kontroli.
• Uwaga dotycząca wykonania.
• Adnotacja, że dokument zawiera informacje poufne.

Zatwierdzenie dokumentów przez osobę upoważnioną. Jeżeli akta są sporządzane bezpośrednio w agencji wykonawczej, sporządza się odpowiedni arkusz, zapis lub pismo.

Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentacją procesu egzekucyjnego składa się z następującej dokumentacji:

• Nadchodzi.
• Wychodzące.
• Wewnętrzna.

Wysyłanie i dostarczanie za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej lub firmy kurierskiej.

Dokumenty przychodzące

Na dokumentach przychodzących należy wykonać następujące manipulacje:

1. Przetwarzanie pierwotne, które sprawdza dostawę, dostępność dokumentów, ich podział według tego, czy wymagają rejestracji, czy nie.
2. Rejestracja. Zasadniczo przetwarzane w tym samym dniu co otrzymanie lub utworzenie dokumentu.
3. Jego badanie przez kierownictwo organu wykonawczego.
4. Przekazanie osobie odpowiedzialnej za wykonanie. Jeśli jest kilku wykonawców, dokument jest przekazywany osobie odpowiedzialnej, a kopie są wysyłane do pozostałych.
5. Po wykonaniu dokumentu jest on składany do akt.

W przypadku gdy dokumenty są zgłoszeniami obywatelskimi, są one rozpatrywane oddzielnie.

Dokumenty wychodzące i wewnętrzne

Stworzone dokumenty po zatwierdzeniu przez kierownictwo agencji wykonawczej przekazywane są do serwisu zajmującego się papierową robotą. Tam są one sprawdzane pod względem dokładności, kompletności i zgodności z wymaganą liczbą egzemplarzy. W przypadku stwierdzenia niedokładnego wykonania dokumentu, jest on zwracany. Rejestracja następuje w momencie podpisania lub zatwierdzenia dokumentu - tego samego lub następnego dnia. Dokumenty wysyłane są w tych samych terminach.

Dokumenty są przesyłane między oddziałami za pomocą usługi zarządzania sprawami. Serwis zestawia i analizuje również ilość wpływających, sporządzanych i wychodzących papierów oraz przedstawia je kierownictwu.

Zbiór dokumentów

W trakcie prowadzenia dokumentacji w federalnych organach władzy wykonawczej tworzony jest zbiór dokumentów, który składa się z dokumentów powstałych w danym okresie. Ich lista jest opracowywana i uzgadniana z organem państwowym w zakresie archiwów.

Zbiór dokumentów jest tworzony przez daną służbę za pomocą nomenklatury, jego organizacja, przechowywanie, rejestracja i przekazywanie do archiwum. Prace nad nomenklaturą prowadzone są w następującej kolejności:

1. Sporządzanie projektów na podstawie akt wydziałów organu wykonawczego. Nazwy jednostek są nazwami odpowiednich sekcji.
2. Zatwierdzenie przez główną komisję ekspercką organu wykonawczego, a także kierownika organu wykonawczego w ciągu roku, wejście w życie prawne od początku następnego roku.
3. Raz na 5 lat umowa z komisją ekspercką działu archiwalnego, do którego przekazywane są akta do trwałego przechowywania.
4. Zatwierdzenie przez komisję ekspercką archiwum w przypadku zmian w strukturze i Sprawy departamentu wykonawczego instytucja publiczna.

Zakończenie spraw

Pliki tworzone są zgodnie z ich nomenklaturą i zgodnie z zasadami systematyzowanie akt, ich grupowanie w celu tymczasowego (do dziesięciu lat lub dłużej) lub stałego przechowywania. Zgodnie z zasadami przechowywania dokumentacji dla federalnych władz wykonawczych, akta przechowywane są w dziale, w którym zostały stworzone, do czasu przekazania ich do archiwum w celu przechowania lub zniszczenia.

Pliki mogą być udostępniane pracownikom tymczasowo. Okres ten wyznacza kierownik organu wykonawczego. Po upływie określonego czasu należy je zwrócić do archiwum. W razie żądania akt od innych organów państwowych, można je udostępnić za zgodą kierownika lub zastępcy kierownika organu wykonawczego właściwego w tych sprawach.

W niektórych przypadkach, za zgodą kierownika, dokumenty mogą być wycofane z trwałego przechowywania. Wykonuje się kopię i należycie uwierzytelnia oraz sporządza się uzasadnienie ich wydania.

Akta przekazywane są w terminach określonych w Regulaminie. Jeżeli są one przechowywane stale lub czasowo przez okres dłuższy niż dziesięć lat, są przekazywane nie wcześniej niż rok i nie później niż trzy lata po ich wykorzystaniu lub przechowywaniu w odpowiednich urzędach. Akta przekazywane są do archiwum zgodnie z inwentarzem i wykazem osobowym. Natomiast akta tymczasowe do dziesięciu lat nie są przekazywane do archiwum, lecz są niszczone. Inwentaryzację sporządza się na podstawie nomenklatury.

Kształtowanie nomenklatury, spisu, jego opracowywanie oraz niszczenie spraw związanych z czasowym przechowywaniem określa podmiot publiczny.

Dokumenty elektroniczne

Poza standardem, obieg dokumentów w państwowych organach wykonawczych odbywa się w formie elektronicznej. Dokumenty te są podpisywane za pomocą elektronicznych podpisów cyfrowych, które są stosowane na podstawie ustawy "O elektronicznym podpisie cyfrowym" nr 1-FZ.

Przyjmowaniem i wysyłaniem takich dokumentów zajmuje się służba zarządzania biurem wykonawczym. Po otrzymaniu tych dokumentów serwis weryfikuje elektroniczny podpis cyfrowy pod kątem autentyczności. Przy przekazywaniu dokumentów elektronicznych do rozpatrzenia przez kierownictwo oraz przy przekazywaniu ich jednostkom i wykonawcom przekazywane są również dane rejestracyjne. Kiedy ich przegląd i zatwierdzenie Techniki mogą być stosowane do zatwierdzania działań na dokumentach elektronicznych, gdy nie jest stosowany podpis.

Zarejestrowane w systemie elektroniczne zarządzanie dokumentami, w którym dokument elektroniczny uznawany jest za jednostkę. Wykonane dokumenty są usystematyzowane w aktach według nomenklatury. W przypadku jego opracowania wskazuje się, że akta są prowadzone w formie elektronicznej.

Przechowywanie i niszczenie dokumentów elektronicznych

po ostatnim etapie przetwarzania przez federalne władze wykonawcze (w celu wykonania dokumentów) są one przechowywane przez okres przewidziany dla podobnych dokumentów papierowych. Po upływie wyznaczonego terminu muszą zostać zniszczone. Odbywa się to na podstawie aktu kierownika organu wykonawczego.

Jakie informacje muszą być wprowadzone do zapisu?

Poniższe informacje służą do szybkiego wyszukiwania i rejestracji dokumentów elektronicznych:

• Adresat i dane adresata.
• Dane funkcjonariusza, który podpisuje.
• Rodzaj dokumentu elektronicznego.
• Data i numer.
• Data otrzymania i numer rejestracyjny.
• Odniesienie do numeru referencyjnego i daty.
• Nazwa tekstu.
• Indeks.
• Informacje o przekazywaniu danych.
• Liczba arkuszy.
• Liczba załączników.
• Instrukcje wykonawcze.
• Informacje o wykonawcy.
• Wskazanie poufności.

Opinia

Zarządzanie dokumentacją w gałęzi wykonawczej opiera się obecnie na odpowiednich rozporządzeniach, które zostały przyjęte Rząd kraju. Zgodnie z tą zasadą dokumenty mogą być przychodzące, wychodzące i wewnętrzne. Każdy z nich jest sporządzany wg ustalone zasady Na arkuszach papieru firmowego określonego formatu lub w formie dokumentów elektronicznych i posiada wszystkie informacje potrzebne do szybkiej identyfikacji, rejestracji i wyszukiwania.