Optymalizacja procesu: metody i cele

Każdy proces, każde przedsięwzięcie i każda organizacja przechodzi w trakcie swojej pracy przez różne etapy, których końcowy rezultat w taki czy inny sposób kieruje do głównego celu. W dążeniu do realizacji swoich kluczowych priorytetów, które pierwotnie były prerogatywą całego kompleksu (produkcja, handel, edukacja, logistyka itp.), będą musiały sprostać wyzwaniu znalezienia własnych priorytetów. д.), menedżerowie poszukują najbardziej obiecujących i mających najwyższy priorytet wariantów realizacji celów. Istniejący system zarządzania wcześniej czy później traci swój poziom kwalifikacji na tle nowych rozwiązań, nowych wdrożeń, innowacyjnych zmian w rozwoju danej branży. Dlatego też zarządzający przedsiębiorstwami i organizacjami doskonale zdają sobie sprawę z wagi i znaczenia konieczności nadążania za czasem i śledzenia specyfiki stale przekształcającego się i doskonalącego procesu rozwoju danego segmentu biznesu. Czy to handel, produkcja, przemysł, edukacja czy logistyka - tak czy inaczej, prędzej czy później trzeba będzie podjąć optymalizację organizacyjną lub procesową.

Koncepcja

Optymalizacja dowolnego procesu to zbiór skutecznych metod i sposobów doskonalenia samego procesu w celu uzyskania szybszego, bardziej optymalnego i wyższego jakościowo wyniku. To znaczy, że optymalizacja - ta koncepcja, czyli zwiększona wydajność.., jest synonimem słowa "poprawa". Aby znaczenie tej definicji było bardziej zrozumiałe, należy prześledzić cechy optymalizacji na konkretnym przykładzie.

Załóżmy, że pracownik działu w fabryce odzieży ma dwie pracownice, które pracują na zmianę przez sześć dni w tygodniu, każda z nich pracuje po dziewięć godzin. Ich wydajność wyraźnie spada w kierunku wieczora i staje się mniej wydajna pod koniec tygodnia, gdy wyczerpują się możliwości fizyczne pracowników. Zmniejsza to ilość wykonywanej przez nich pracy i jej jakość, a tym samym popyt na ich produkty, a wraz z nim ogólną rentowność zakładu odzieżowego. Racjonalny kierownik, który bezpośrednio kieruje tymi pracownikami, zauważając taką negatywną tendencję, powinien natychmiast podjąć kroki w celu optymalizacji procesu produkcyjnego. W tym celu musi opracować plan poprawy wydajność pracy i upewnij się, że uwzględniasz wszystkie niuanse związane z tym procesem. Na przykład, konieczne jest obliczenie, który będzie koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo, jeśli do pomocy pracownicom zostanie przydzielona osoba trzecia lub jeśli dziewczęta zostaną poproszone o pracę w systemie zmianowym, co zwiększy liczbę godzin dziennych i zmniejszy liczbę dni wolnych w miesiącu. Tak więc, umieszczając trzecią osobę do pomocy szwaczkom, można osiągnąć wzrost szybkości i ilości wykonanej pracy o jedną trzecią. A jeśli zaoszczędzisz na pensji trzeciego pracownika i postawisz dwie dziewczyny na zmiany co drugi dzień, to w weekend będą mogły pracować znacznie ciężej i szybciej.

W każdym sektorze przemysłu problemy operacyjne muszą być rozwiązywane za pomocą konkretnego planu działania, mającego na celu optymalizację całego procesu produkcyjnego, jak to ma miejsce w każdym sektorze.

Cele i zadania

Jak każda procedura stosowana przez kierownictwo firmy lub organizacji w trakcie jej bezpośredniej działalności (niezależnie od tego, czy jest to edukacyjna instytucja publiczna, handlowa spółka handlowa czy kompleks przemysłowy), program doskonalenia zdolność produkcyjna jest koniecznie ukierunkowana na osiągnięcie określonych celów i zadań. Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie w dowolnym segmencie przemysłu charakteryzuje się następującymi kluczowymi punktami

• Zwiększenie wydajności pracy w firmie;
• Poprawa jakości obsługi potencjalnych klientów i gości;
• zwiększenie konkurencyjności na rynku świadczonych usług;
• Na przykład optymalizacja procesu edukacyjnego lub optymalizacja kompleksu edukacyjnego (w przedszkolu lub szkole wyższej) powinna być ukierunkowana na usprawnienie podstawowych procesów w cyklu produkcyjnym;
• zwiększenie rentowności firmy;
• Ocena stosunku istniejących zasobów ludzkich i fizycznych do kosztów ich utrzymania;
• rozszerzenie działalności (w razie potrzeby).

Oczywiście podstawowym i niekwestionowanym celem każdego przedsiębiorstwa działającego na zasadach komercyjnych jest osiąganie zysków. W związku z tym cele i zadania optymalizacji procesów zarządzania przedsiębiorstwem handlowym będą skoncentrowane wyłącznie na zwiększeniu efektywności zakładów produkcyjnych i zwiększeniu sprzedaży.

W przypadku struktury budżetowej nacisk położony jest na poprawę jakości personelu w organizacji. Na przykład optymalizacja procesu edukacyjnego lub optymalizacja placówek edukacyjnych (przedszkole, szkoła ogólnokształcąca, szkoła wyższa) powinna zmierzać do poprawy metody nauczania, Zaangażowani są tylko wysoko wykwalifikowani specjaliści i nauczyciele, którzy zmieniają strukturę programu nauczania, aby wydobyć z uczniów to, co najlepsze. Chodzi tu o to, by uczynić go łatwiejszym, prostszym, bardziej zrozumiałym dla uczących się, przy jednoczesnym utrzymaniu poziomu aktywności na tym samym lub nawet zwiększeniu.

Metody

Oczywiste jest, że aby osiągnąć cele i zadania, należy najpierw opracować zestaw odpowiednich działań, które bezpośrednio przyczyniają się do osiągnięcia pożądanego rezultatu. W tym celu opracowujemy odpowiednie metody optymalizacji procesów na różnych poziomach. Innymi słowy, aby osiągnąć pożądany rezultat, należy opracować sposoby, dzięki którym można go osiągnąć.

Oczywiście w zależności od tego, w jaki sposób ma zostać osiągnięty pożądany proces, opracujemy odpowiednie środki, które pozwolą nam osiągnąć pożądane rezultaty Kierunek działania charakterystyczne dla danego przedsiębiorstwa lub organizacji, metody optymalizacji procesów pracy różnią się w poszczególnych przedsiębiorstwach. W sumie jednak różne sposoby zwiększania efektywności funkcjonowania firm o różnej strukturze sektorowej zmierzają jednak do tych samych priorytetów w rozwoju.

• Metoda eliminacji - przewiduje eliminację tych czynników, które utrudniają przedsiębiorstwu zwiększenie jego rentowności zewnętrzne i wewnętrzne Metoda ta opiera się na czynnikach reprodukcji, które działają jako przeszkody i utrudnienia oraz uniemożliwiają przedsiębiorstwu zwiększenie jego rentowności.
• Metoda upraszczania - polega na obniżeniu poziomu złożoności struktury procesu produkcyjnego (sprzedażowego, edukacyjnego, logistycznego) poprzez rozproszenie głównego nakładu pracy na odrębne segmenty i odcinki.
• Metoda standaryzacji - charakteryzuje się wdrażaniem nowych programów, innowacyjne technologie, zasadniczo różne techniki, produkty, komponenty i etapy zaawansowania procesu pracy.
• Metoda redukcyjna - kierowana potrzebą obniżenia kosztów produkcji, zasobu, pracy, zapasowych, finansowych.
• Metoda akceleracji - wymaga redukcji strat czasu oraz wprowadzenia inżynierii równoległej, symulacji, szybkiego projektowania próbek i automatyzacji pracy.
• Metoda zmian - najbardziej zawodne obszary, które spowalniają produkcję należy zastąpić zasadniczo nowymi, skutecznymi i efektywnymi. Słabe jakościowo materiały należy zastąpić dobrymi produktami, nieskuteczne praktyki zastąpić skutecznymi działaniami itp. д.
• podejście oparte na współpracy - wszystkie prace w przedsiębiorstwie powinny być wykonywane przez dobrze skoordynowany zespół wokół wspólnego celu i idei. Współdziałanie pracowników na różnych szczeblach hierarchii i produktywna współpraca pomogą zrealizować cele i zadania postawione przed pracownikami jako całością.

Aby zrozumieć, jak osiągnąć optymalizacja systemu i procesów w obszarach działalności o najwyższym priorytecie, konieczne jest bardziej szczegółowe określenie każdego z.

w zarządzaniu

Podejmowanie decyzji jest istotną częścią kompleksu zarządzania w każdym przedsiębiorstwie, czy to produkcyjnym, handlowym czy budżetowym. Każda optymalizacja procesu w organizacji wiąże się z czynnikiem ludzkim w taki czy inny sposób. To, jak zbudowany jest proces pracy i jak zasoby ludzkie współdziałają w tym procesie, zależy od wydajność pracy w przedsiębiorstwie jako całości. Kompetentnie zarządzanie opracowane a umiejętność wdrożenia skutecznych metod funkcjonowania w procesie zarządzania jako całości umożliwia nie tylko optymalizację struktury relacji między pracownikami, ale także zwiększenie rentowności przedsiębiorstwa jako całości.

Jakie są więc metody osiągania produktywności zarządzania jako narzędzia zarządzania przedsiębiorstwem?

• Zapewnienie łatwości zarządzania - im łatwiejsza interakcja i hierarchiczne raportowanie pracowników, tym szybszy i bardziej produktywny będzie cały proces.
• Włączenie nowych propozycji poprawy jakości produkcji do istniejącego systemu zarządzania.
• Pomoc w zmniejszeniu zależności firmy od zasobów ludzkich - dotyczy to przejścia na systemy zautomatyzowane praca.
• Obowiązkowa kontrola wyników przedsiębiorstwa, a następnie analiza jego rentowności, oparta na ocenie określonych czynników.
• Minimalizacja kosztów i wydatków w tych segmentach, w których ma to największy sens.
• Oparty na planie i logiczny podział odpowiedzialności i uprawnień pomiędzy działami funkcjonalnymi przedsiębiorstwa.
• Przeprowadzenie całkowitej kontroli powtarzania tych samych zadań przez różne działy w celu uniknięcia nieracjonalnego podziału czasu pracy oraz obowiązki służbowe.

Jaki jest główny cel optymalizacji procesów? Głównym celem optymalizacji jest osiągnięcie równowagi pomiędzy właściwym aparatem zarządzania, reprezentowanym przez kierownictwo, a nieefektywnymi lub nieefektywnymi metodami działania zmniejsza koszty dla całej firmy, bez negatywnego wpływu na pracowników.

W produkcji

Podstawową zasadą rentownego przedsiębiorstwa i efektywnej produkcji jest zwiększenie różnicy między kosztem wytworzenia produktu a ceną, po której jest on sprzedawany. Czyli jeśli mówimy konkretnie o przedsiębiorstwie produkcyjnym, to chodzi o to, aby cena produktu końcowego uzasadniała koszty związane z jego produkcją. A im większa różnica między kosztami a wartością, tym bardziej opłacalna i produktywna jest uważana produkcja (oczywiście, gdy cena za jednostkę gotowego produktu jest wyższa niż koszty potrzebne do jego wytworzenia).

Jak można zoptymalizować procesy produkcyjne? Jak można to poprawić?

• restrukturyzacja systemu rachunku kosztów - podstawowy i niezbędny element procesu optymalizacji. Tylko prawidłowe i inteligentne podejście do przekwalifikowania i realokacji kosztów może wprowadzić produkcję na nowy poziom.
• Kalkulacja i analiza wydatków bieżących koszt produkcji - Chodzi o wyliczenie kosztów surowców, wynagrodzeń pracowników, mediów, amortyzacji sprzętu itp. д.
• Transformacja cyklu produkcyjnego - identyfikacja punktów krytycznych w cyklu produkcyjnym i usuwanie wąskich gardeł.
• Modernizacja sprzętu - wymiana starych, w pełni zamortyzowanych narzędzi pracy na nowe wyposażenie techniczne wielokrotnie zwiększy efektywność produkcji.
• Zwiększona zdolność produkcyjna - rozbudowa produkcji służy podstawa zwiększenie rentowności firmy w oparciu o nowe możliwości.
• Automatyzacja przepływu pracy - dzięki zmniejszeniu kosztów pracy związanych z zatrudnieniem dodatkowych pracowników, kierownicy produkcji mogą zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy.
• Określenie optymalnej listy zakupionych surowców - analiza zapasów faktycznie potrzebnych firmie do produkcji wyrobu gotowego pomaga zidentyfikować i skupić się wyłącznie na obszarach priorytetowych (najlepiej sprzedających się partiach).
• Minimalizacja odpadów - w celu optymalizacji kosztów należy stosować surowce wtórne, korzystać z urządzeń do recyklingu, nie wyrzucać odpadów, które w pełni nadają się do recyklingu i ponownego wykorzystania.
• Własna stacja elektroenergetyczna - duże firmy wydają duże pieniądze, aby zasilić swoje zakłady produkcyjne w energię elektryczną. Budowa własnej instalacji do dystrybucji energii elektrycznej pozwoli na ograniczenie tych kosztów do minimum. Warto jednak pamiętać, że takie możliwości są wyjątkowe dla dużych producentów.

W handlu

Firmy handlowe, podobnie jak produkcyjne, dążą do poprawy swojej efektywności, aby przyciągnąć więcej inwestycji i zwiększyć zyski netto ze sprzedaży. Optymalizacja działalności handlowej przejawia się głównie w następujących krokach metodycznych

• prawidłowa organizacja planowania;
• Przewidywanie i badanie rynku;
• Znalezienie odpowiedniej niszy na rynku towarów i usług;
• Rozpoznanie potrzeb potencjalnego klienta;
• zastępowanie nierentownych dostawców dostawcami o wyższym priorytecie;
• kupując tylko te dobra, które się opłacają;
• dodatkowe pobudzenie popytu (reklama);
• Rozszerzenie asortymentu produktów (tylko racjonalne);
• Prawidłowa wycena;
• Poprawa organizacji sprzedaży i dystrybucji.

Firmy handlowe dążą do generowania pieniędzy i zysków jak żadne inne. Dlatego optymalizacja procesów sprzedażowych ma na celu bezpośrednio zwiększenie rentowności biznesu.

W pedagogice

Przedszkola i zerówki, jako instytucje finansowane z budżetu, cierpią z powodu konserwatywnych praktyk pedagogicznych procesy edukacyjne tak samo jak aktorzy niepaństwowi. Tutaj edukatorzy musi pracować nie z gotowymi produktami, ale z wiedzą, umiejętnościami i zdolnościami, które mogą i powinny włożyć do głów rosnącego pokolenia. Poziom wiedzy, jaki oferuje dzisiejszy system kształcenia pedagogicznego, podlega oczywiście obowiązującym normom państwowym i przepisanym zasadom. Ale jak skuteczne jest dzisiejsze nauczanie? I od których zależy skuteczność procesu pedagogicznego?

Optymalizacja działań edukacyjnych często skupia się na

• aktywizacja kanałów percepcji - przyjmowanie przez dzieci określonych informacji i ich aktywne przyswajanie
• opracowanie zestawu działań mających na celu zwiększenie uwagi dzieci na proces edukacyjny oraz nauczenie ich nowych umiejętności;
• wprowadzenie nowych metod edukacyjnych, które zwiększyłyby zaangażowanie dzieci w proces edukacyjny;
• stosowanie przykładów wizualnych w celu szybkiego utrwalenia poznanych informacji oraz umiejętność myślenia asocjacyjnego;
• zastosowanie badań operacyjnych;
• udział dzieci w bezpośrednim przygotowaniu niektórych aspektów lekcji;
• efektywny przydział czasu.

Optymalizacja pracy wychowawców w świetlicach osiąga m.in ciągły rozwój zawodowy, Uzupełnienie własnej wiedzy o najnowsze pomysły i specyfikę nauczania w przedszkolach. Tylko kompetentny i wykwalifikowany wychowawca może prawidłowo, zrozumiale i odpowiednio wprowadzić informacje do rozwoju dzieci. To z kolei jest głównym celem każdego przedszkola.

W edukacji

Nie mniej wysokie są wymagania dotyczące optymalizacji procesów edukacyjnych w szkole i w szkolnictwie policealnym. Nauczyciele szkół ogólnokształcących i nauczyciele akademiccy muszą być recertyfikowani nawet częściej niż nauczyciele przedszkolni. Jakie są istotne aspekty optymalizacji pracy nauczycieli i instruktorów na lekcjach?

• Praca nad zapewnieniem prawidłowej wstępnej percepcji materiału nauczania - aby uczniowie (słuchacze) byli zainteresowani materiałem prezentowanym przez nauczyciela, musi on pracować i zastanawiać się, jak poprawić prezentację nowego tematu. To przecież stopień zaangażowania uczącego się w proces pracy decyduje o tym, jak będzie on w przyszłości uczył się materiału.
• Przyswajanie zdobytej wiedzy - sama umiejętność przekazania tematu lekcji nie wystarczy, aby wiedza ta zakorzeniła się w umysłach uczniów. Nauczyciel jest więc zobowiązany do skonstruowania swoich zajęć praktycznych z obowiązkowym pokazywaniem łatwych, prostych i zrozumiałych przykładów. Zwielokrotnia zdolność uczniów do zapamiętywania nowych informacji.
• Zastosowanie nabytych umiejętności - przeprowadzanie wszelkiego rodzaju eksperymentów na zajęciach praktycznych lub zadań domowych w postaci twórczego zastosowania zdobytej wiedzy jest uznawane za skuteczną metodę optymalizacji etapu konsolidacji w opanowaniu tematu.

Głównym celem optymalizacji jest to, aby nauczyciele prezentowali materiał w jak najlepszy sposób i wykorzystywali swoje umiejętności, aby pomóc uczniom w efektywniejszym przyswajaniu nowych informacji.

W logistyce

Duże centra logistyczne zajmujące się transportem, wysyłką i komunikacją z kontrahentami również wymagają obowiązkowych działań optymalizujących ich procesy logistyczne. Co ma na celu?

• Planowanie operacji w oparciu o wartość czasową, kierując się mottem "czas to pieniądz".
• Aktywne korzystanie z najnowszych technologia informacyjna - Zastosowanie laptopów kompaktowych i innych gadżetów do komunikacji z przewoźnikami, spedytorami, klientami.
• Systematyczne obliczanie zasobów finansowych i ludzkich przeznaczonych na transport towarów z punktu A do punktu B, oparte na ocenie opłacalności i rentowności takiego transportu.
• Minimalizacja ryzyka transportowego, ustanowienie systemu odszkodowań w przypadku szkód spowodowanych przez przewoźnika lub spedytora.
• Minimalizacja ryzyka uszkodzenia towaru z powodu ograniczeń temperaturowych lub czasowych (zakup chłodni, przestrzeganie zasad przechowywania towarów łatwo psujących się).

W organizacji

Optymalizacja procesy technologiczne jest bardzo ściśle związany z prawidłowym przebiegiem pracy w całej firmie. Sposób, w jaki jest zbudowany struktura organizacyjna firmy, efektywność jej funkcjonowania zależy od. A ponieważ struktura firmy opiera się w całości na jej pracownikach i ich odpowiedzialności, najważniejszym celem organizacyjnym każdej firmy jest optymalizacja siły roboczej. Może to obejmować:

• Obniżenie kosztów pracy dla pracodawcy;
• Podnoszenie rzeczywistych kwalifikacji pracowników;
• automatyzacja pracy - zastępowanie pracy fizycznej pracą zmechanizowaną;
• Pozbycie się nieefektywnych pracowników - downsizing;
• poprawa systemu zarządzania personelem.

Oto tylko krótki zarys tego, co stanowi sedno zarządzania pracownikami. Są to jednak kluczowe aspekty, które przyczyniają się do realizacji podstawowego celu optymalizacji procesów organizacyjnych w przedsiębiorstwie - minimalizacji kosztów.